Odliczenie VAT z faktury otrzymanej poza KSeF przed jej późniejszym udostępnieniem w KSeF
Otrzymanie faktury poza KSeF od kontrahenta, który powinien wystawić fakturę ustrukturyzowaną, nie oznacza konieczności oczekiwania z odliczeniem VAT do momentu pojawienia się dokumentu w KSeF. Jeżeli faktura otrzymana poza systemem prawidłowo dokumentuje rzeczywistą transakcję, spełnia wymagania przewidziane dla faktury, nabycie służy działalności opodatkowanej i nie zachodzą przesłanki z art. 88 ustawy o VAT, VAT można odliczyć zgodnie z art. 86 ust. 10 i ust. 10b pkt 1 ustawy, uwzględniając datę faktycznego otrzymania pierwszej faktury.
Prowadzę działalność gospodarczą i jestem czynnym podatnikiem VAT. W związku z prowadzoną działalnością nabywam towary i usługi wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. W jednym z przypadków kontrahent, który był już objęty obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF, wystawił jednak fakturę poza tym systemem i przekazał mi ją w formie elektronicznej. Dokument zawierał dane wymagane przepisami ustawy o VAT i potwierdzał rzeczywiście wykonaną dostawę towaru lub usługę. Dopiero w kolejnym miesiącu kontrahent wystawił i udostępnił w KSeF fakturę ustrukturyzowaną dokumentującą tę samą transakcję. Czy w takiej sytuacji mogę odliczyć VAT już w okresie otrzymania faktury przekazanej poza KSeF, bez konieczności oczekiwania na późniejsze udostępnienie faktury ustrukturyzowanej w KSeF?
Jeżeli faktura otrzymana poza KSeF prawidłowo dokumentuje rzeczywistą transakcję i spełnione są warunki z art. 86 ustawy o VAT, podatnik może odliczyć VAT już w okresie jej otrzymania. Nie musi czekać, aż sprzedawca wystawi lub udostępni fakturę ustrukturyzowaną w KSeF.
Decydują przepisy, nie sposób wystawienia faktury
Wprowadzenie obowiązku wystawiania faktur przy użyciu KSeF nie zmieniło podstawowych zasad dotyczących prawa nabywcy do odliczenia podatku naliczonego. Nadal decydujące znaczenie mają warunki wynikające przede wszystkim z art. 86 ustawy o VAT, a nie sam sposób wystawienia faktury przez sprzedawcę.
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi VAT przysługuje prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony. Oznacza to, że podstawowym warunkiem odliczenia jest związek nabycia z działalnością opodatkowaną.
Jednocześnie, stosownie do art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do odliczenia powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych przez podatnika towarów lub usług powstał obowiązek podatkowy. Z kolei art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy przewiduje dodatkowo, że prawo to nie może powstać wcześniej niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę.
W praktyce oznacza to, że podatnik może odliczyć VAT, jeżeli doszło do rzeczywistego nabycia towaru albo usługi, po stronie sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy, podatnik otrzymał fakturę oraz nabycie jest związane z czynnościami dającymi prawo do odliczenia. Jeżeli warunki te zostały spełnione, forma, w jakiej sprzedawca wystawił fakturę, nie powinna sama w sobie przesuwać momentu odliczenia.
Istotne jest przy tym rozróżnienie pomiędzy pojęciem faktury a faktury ustrukturyzowanej. Ustawa o VAT definiuje fakturę jako dokument w postaci papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Faktura ustrukturyzowana stanowi natomiast szczególną postać faktury, wystawianą przy użyciu KSeF i posiadającą numer identyfikujący ją w tym systemie.
Oznacza to, że dokument wystawiony przez sprzedawcę poza KSeF może nadal stanowić fakturę w rozumieniu ustawy o VAT, nawet jeżeli sprzedawca naruszył obowiązek wystawienia jej jako faktury ustrukturyzowanej. Warunkiem jest jednak, aby dokument ten spełniał wymagania przewidziane dla faktur, w szczególności zawierał dane wymagane przez art. 106e ustawy o VAT i prawidłowo dokumentował faktycznie przeprowadzoną transakcję.
Sam błąd sprzedawcy polegający na wystawieniu faktury poza KSeF nie został również wymieniony w art. 88 ustawy o VAT jako przesłanka powodująca utratę prawa do odliczenia. Przepis ten wymienia przypadki, w których faktura nie daje prawa do odliczenia, np. gdy dokumentuje czynność, która nie została dokonana, podaje kwoty niezgodne z rzeczywistością albo dotyczy transakcji niepodlegającej opodatkowaniu lub zwolnionej od podatku. Nie wskazano natomiast, że samo wystawienie faktury poza KSeF przez podmiot, który powinien korzystać z tego systemu, pozbawia nabywcę prawa do odliczenia.
Ma to szczególne znaczenie z punktu widzenia nabywcy. To sprzedawca odpowiada bowiem za prawidłowy sposób wystawienia faktury. Nabywca może nie mieć możliwości zweryfikowania, dlaczego kontrahent wystawił dokument poza KSeF ani kiedy ewentualnie wprowadzi go do systemu. Nie powinno to prowadzić do odsuwania w czasie prawa do odliczenia podatku naliczonego, jeżeli nabywca posiada już fakturę prawidłowo dokumentującą rzeczywisty zakup.
Stanowisko organów podatkowych
Stanowisko takie zostało wprost potwierdzone w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 24 sierpnia 2026 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.343.2026.1.KK. Organ uznał za prawidłowe stanowisko podatnika, zgodnie z którym w sytuacji, gdy sprzedawca – mimo obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej – najpierw przekaże fakturę papierową lub elektroniczną poza KSeF, podatnik może odliczyć VAT już na podstawie tego dokumentu, bez oczekiwania na późniejsze udostępnienie faktury w KSeF.
Dyrektor KIS wyjaśnił, że prawo do odliczenia VAT z faktury wystawionej poza KSeF powstaje w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy dotyczący danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę. Zasada ta pozostaje aktualna również po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF.
Organ zwrócił jednocześnie uwagę, że ustawodawca w regulacjach dotyczących odliczenia posługuje się ogólnym pojęciem „faktury”. Obejmuje ono zarówno fakturę papierową, elektroniczną, jak i ustrukturyzowaną. W konsekwencji prawidłowo wystawiona pod względem formalnym i materialnym faktura otrzymana poza KSeF może być dokumentem pozwalającym na realizację prawa do odliczenia.
W piśmie tym możemy przeczytać:
„(…) Odnosząc się do Państwa wątpliwości dotyczących momentu realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych poza KSeF (wbrew ciążącemu na wystawcy obowiązkowi) wskazuję, że prawo do odliczenia podatku naliczonego z Faktury Zakupowej wystawionej poza systemem KSeF powstaje w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę, zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy. W analizowanym przypadku, moment ten należy utożsamiać z datą faktycznego otrzymania przez Państwa Faktury Zakupowej poza KSeF.
(…)W odniesieniu do momentu odliczenia podatku VAT naliczonego w sytuacji, gdy podatnik otrzyma fakturę wystawioną poza KSeF, mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF, trzeba mieć na uwadze, że ustawodawca konstruując przesłanki skorzystania z prawa do odliczenia, posługuje się ogólnym pojęciem faktury. Natomiast w definicji legalnej faktury mieści się zarówno faktura papierowa, faktura elektroniczna, jak i faktura ustrukturyzowana. Zatem wystawienie jakiejkolwiek faktury prawidłowej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Z tym, że aby dany dokument mógł stanowić fakturę, musi on zawierać dane wymagane ustawą i przepisami wykonawczymi, a w szczególności odpowiadać treści art. 106e ustawy.
Skoro więc Państwu przysługuje/będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT z faktury wystawionej poza KSeF (jako że dokument ten stanowi fakturę w rozumieniu ustawy i zawiera wszystkie wymagane elementy), moment powstania tego prawa należy wiązać z chwilą faktycznego otrzymania faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur. Ewentualne późniejsze wprowadzenie lub przesłanie faktury do systemu KSeF nie ma wpływu na możliwość odliczenia.”.
Kiedy odliczyć VAT
Co istotne, Dyrektor KIS stwierdził również, że późniejsze wprowadzenie lub przesłanie faktury do KSeF nie wpływa na wcześniej powstałe prawo do odliczenia. Jeżeli zatem podatnik otrzymał fakturę np. 20 maja, a faktura ustrukturyzowana dotycząca tej samej transakcji została udostępniona w KSeF dopiero w czerwcu, to – przy założeniu, że w maju spełnione były pozostałe warunki wynikające z art. 86 ustawy – podatnik może rozliczyć VAT już w maju. Nie powinien przesuwać odliczenia do czerwca wyłącznie z tego powodu, że dopiero wtedy dokument pojawił się w KSeF.
Interpretacja potwierdza więc istotną praktycznie zasadę: naruszenie przez sprzedawcę obowiązku wystawienia faktury przy użyciu KSeF nie przenosi się automatycznie na nabywcę i nie powoduje odsunięcia jego prawa do odliczenia VAT. Dla nabywcy kluczowe jest, czy otrzymany dokument stanowi fakturę w rozumieniu ustawy, prawidłowo odzwierciedla rzeczywistą transakcję oraz czy zostały spełnione materialne warunki odliczenia.
Należy jednak pamiętać, że prawo do odliczenia nie wynika z samego posiadania dokumentu. Jeżeli faktura nie dokumentuje rzeczywistej dostawy lub usługi albo zachodzi jedna z przesłanek wymienionych w art. 88 ustawy o VAT, podatnik nie będzie uprawniony do odliczenia niezależnie od tego, czy dokument został wystawiony poza KSeF, czy w samym systemie.
Podsumowując, otrzymanie faktury poza KSeF od kontrahenta, który powinien wystawić fakturę ustrukturyzowaną, nie oznacza konieczności oczekiwania z odliczeniem VAT do momentu pojawienia się dokumentu w KSeF. Jeżeli faktura otrzymana poza systemem prawidłowo dokumentuje rzeczywistą transakcję, spełnia wymagania przewidziane dla faktury, nabycie służy działalności opodatkowanej i nie zachodzą przesłanki z art. 88 ustawy o VAT, VAT można odliczyć zgodnie z art. 86 ust. 10 i ust. 10b pkt 1 ustawy, uwzględniając datę faktycznego otrzymania pierwszej faktury.
Autor: Rafał Styczyński, doradca podatkowy
