Odpowiedź:

Pracodawca powinien stosować zasady takie, jakie stosuje się w przypadku wynagrodzeń pracowniczych.

Uzasadnienie:

Zgodnie z zasadą kasową wyrażoną w art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) – dalej u.p.d.o.f., nie uważa się za koszty uzyskania przychodów niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności ze stosunku pracy, a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy. Zasada ta obowiązuje jednak z zastrzeżeniem art. 22 ust. 6ba u.p.d.o.f., a w myśl tego przepisu należności ze stosunku pracy oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi do należności tych stosuje się art. 23 ust. 1 pkt 55 u.p.d.o.f.
W efekcie zasada memoriałowa (księgowanie kosztu w miesiącu, którego dotyczą świadczenia) ma zgodnie z art. 22 ust. 6ba u.p.d.o.f. zastosowanie, jeżeli wypłacana kwota dotyczy danego miesiąca i jest wypłacona terminowo, czyli nie później niż następnego miesiąca.
W przedstawionej sytuacji pracodawca finansuje część składek za pracownika wypłacając mu pokrywaną kwotę. Jednocześnie z wynagrodzenia pracownika potrącana jest cała kwota. Kwota finansowana przez pracodawcę ma zatem charakter dodatku celowego do wynagrodzenia. Uwzględniając, że składki na ubezpieczenie są opłacane miesięcznie, mamy zatem należność miesięczną ze stosunku pracy. Tym samym terminowa wypłata świadczenia oznaczać będzie, że pracodawca powinien przypisać koszt do miesiąca, którego dotyczą składki.

Paweł Ziółkowski, autor współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego
Odpowiedzi udzielono  8.04.2016 r.