Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego Księgowego

Pracownik ma naliczane świadczenie nieodpłatne za używanie samochodu służbowego do celów prywatnych. Wypłatę za dany miesiąc otrzymuje do 10. dnia następnego miesiąca. W momencie naliczenia podatku i składek ZUS od świadczenia nieodpłatnego nie ma możliwości dokonania potrąceń, w związku z powyższym dokonujemy ich w następnym miesiącu wypłacając wynagrodzenie za miesiąc poprzedni.

Czy postępowanie pracodawcy jest słuszne?

Odpowiedź:

Postępowanie pracodawcy nie powinno być podważone.

Uzasadnienie:

Zgodnie z przepisami art. 12 ust. 2a-2c ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości:

1) 250 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm3;

2) 400 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm3.

W przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 powyższych kwot (odpowiednio 250 zł lub 400 zł).

Jeżeli świadczenie przysługujące pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych jest częściowo odpłatne, to przychodem pracownika jest różnica pomiędzy wartością określoną w powyższy sposób i odpłatnością ponoszoną przez pracownika.

Przepisy nie określają przy tym wprost kiedy przychód ten powstaje. Oczywiście można uznać, że powstaje on zawsze z końcem miesiąca. Jednakże na mocy art. 85 § 1-2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.) wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego.

Jeżeli więc zgodnie z systemem przyjętym u pracodawcy wypłaty są dokonywane na początku miesiąca następującego po miesiącu pracy podatek i składki można potrącić dopiero w momencie wypłaty. Dlatego też za w pełni zasadne należy uznać rozliczanie przychodu w terminie wypłaty za dany miesiąc. Uznanie, że przychód z tytułu używania auta służbowego do celów prywatnych powstaje zawsze z końcem miesiąca prowadziłoby do całkowicie niepotrzebnych komplikacji i byłoby mało racjonalne. Skoro wynagrodzenie za dany miesiąc jest wypłacane w kolejnym miesiącu, ryczałtowy przychód z tytułu używania auta służbowego też należy rozliczać w następnym miesiącu.

Paweł Ziółkowski, autor współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego

Odpowiedzi udzielono 4.03.2016 r.