Coraz więcej pracodawców rozszerza oferowane załodze benefity o wartość gotowych posiłków. Powstaje przy tym wiele pytań, zarówno w zakresie podatków, jak też składek ZUS.
Pracownik zapłaci PIT, jeśli firma sfinansuje mu lunch
- Dofinansowanie do posiłków jest przychodem pracownika, od którego musi on zapłacić PIT. W przeciwnym razie pracownik nie mógłby skorzystać ze zwolnienia z ZUS – mówi Anna Misiak, doradca podatkowy, partner w MDDP.
Potwierdzeniem tego może być m.in. interpretacja dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 18 sierpnia 2023 r. (nr 0112-KDIL2-1.4011.594.2023.2.DJ). Z pytaniem zwróciła się spółka, która w ramach benefitów nabywa usługi cateringowe dla pracowników. Ich wartość mieści się w limicie dofinansowania posiłków pracowniczych zwolnionych z ZUS (od 1 września 450 zł miesięcznie, a wcześniej 300 zł). Spółka uznała, że po stronie pracowników nie powstaje przychód podlegający opodatkowaniu PIT i w konsekwencji na spółce nie ciążą obowiązki płatnika w tym zakresie.
Dyrektor KIS nie zgodził się z takim stanowiskiem. Według skarbówki spełnione zostały wszystkie warunki określone w wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. (sygn. K 7/13) dla uznania otrzymanego świadczenia za świadczenie nieodpłatne:
- pracownik wyraził na jego przyjęcie zgodę,
- zostało spełnione w jego interesie, zaoszczędził bowiem na wydatku, który sam musiałby ponieść,
- świadczenie ma określoną wartość pieniężną i indywidualny charakter.
- Zapewnienie pracownikowi wyżywienia (sfinansowanie kosztów posiłków) stanowi dla niego przychód zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT – stwierdził dyrektor KIS.
Sprawdź w LEX: Czy dofinansowanie kart lunchowych podlega składkom ZUS? >
Nie ma ulgi na opakowania
Niemiłym zaskoczeniem może być najnowsza interpretacja ZUS z 29 stycznia 2024 r. (nr DI/200000/43/93/2024), w której ZUS stwierdził, że zwolnienie ze składek dotyczy tylko posiłków, ale już nie opakowań, w których zostają dostarczone.
Chodzi o przepisy obowiązujące od 1 września 2023 r., zakładające iż maksymalna kwota dofinansowania posiłków pracowniczych, która jest wyłączona z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, wynosi 450 zł miesięcznie. Wcześniej było to 300 zł miesięcznie.
Zgodnie z par. 2 ust. pkt 11 rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, podstawy wymiaru składek nie stanowi wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych - do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 450 zł.
ZUS odpowiadał na pytanie pracodawcy, który zapewnia załodze dofinansowanie do gotowych posiłków (11,5 zł brutto dziennie). Pracownicy zamawiają przez aplikację dania gotowe (np. zupy i drugie dania), które są dostarczane do biura w opakowaniach. Zapytał, czy wartość dofinansowania opakowania posiłku również będzie zwolniona ze składek ZUS.
ZUS nie zgodził się z przedsiębiorcą, że opakowanie jest integralną częścią posiłku.
- Niewątpliwie opakowanie, o którym jest mowa we wniosku, służy do przewożenia posiłków i jego zabezpieczenia, ale nie jest posiłkiem. W konsekwencji nie będzie podlegać wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne na podstawie par. 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia – stwierdził ZUS.
Sprawdź w LEX: Czy ze środków ZFŚS można finansować posiłki dla pracowników? >
Czytaj również: Ile wynosi dofinansowanie do posiłku pracownika, wolne od ZUS >>
Utrudnienie zamiast ułatwienia
- Nie sposób zgodzić się z takim podejściem. Przypomnijmy, że celem było nie tylko zwiększenie limitu zwolnienia do 450 zł, ale i rozszerzenie możliwości skorzystania ze zwolnienia w szerszym zakresie a tymczasem stanowisko ZUS bardzo je utrudnia. Skutkiem tego stanowiska będzie de facto brak możliwości skorzystania ze zwolnienia bez ponoszenia znacznych kosztów administracyjnych. Pracodawca musiałby naliczać składki od opakowań, w których dostarczane są posiłki zwolnione od składek. To nieracjonalne podejście. Przecież gotowe posiłki muszą być dostarczone pracownikowi w opakowaniu – mówi Anna Misiak.
Dodaje, że to nie jedyny problem wywołany przez interpretacje ZUS. Kwestionowana jest również możliwość korzystania z kart przedpłaconych, ponieważ nie można ograniczyć płatności kartą do określonych produktów i pracownik mógłby nabyć w ten sposób nie tylko posiłki.
- Problemów nie ma co do zasady wówczas, gdy pracownik korzysta ze stołówki pracowniczej albo z talonów wystawionych przez placówkę żywieniową, np. pobliską restaurację – wyjaśnia Anna Misiak.
Czytaj również: Składka zdrowotna także od zagranicznych dochodów >>
Kosztem są wydatki na pracowników, nie współpracowników
Pracodawcy mają również problem z zaliczeniem wartości benefitów do kosztów podatkowych. Mogą odliczyć wartość posiłków fundowanych załodze, ale zależy to rodzaju umowy. W interpretacji z 23 czerwca 2023 r. (nr 0111-KDIB2-1.4010.116.2023.2.BJ) dyrektor KIS stwierdził, że firma odliczy wydatki z tytułu dofinansowania do posiłków pracowników. Wydatki te mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, ponieważ w sposób pośredni wpływają na zwiększenie motywacji do pracy, poprawę jakości wykonywanej pracy oraz zdrowie i samopoczucie pracowników. Nie odliczy natomiast wartości dofinansowania do posiłków dla pracowników i współpracownikom prowadzącym działalność gospodarczą i wykonującym usługi w ramach umów cywilnoprawnych. Zdaniem organu podatkowego stanowi to przejaw reprezentacji, ponieważ dofinansowanie posiłków dla współpracowników nie jest elementem należnego im wynagrodzenia, jeśli nie wynika z zawartej umowy.
Według Grzegorza Grochowiny, szefa Zespołu Zarządzania Wiedzą w Departamencie Podatkowym w KPMG w Polsce, spółki muszą co do zasady dzielić ponoszone koszty na dwie grupy: pracowników na umowie o pracę i osoby współpracujące.
- Takie podejście od kilku lat przyjmuje dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, ale również większość wyroków sądów administracyjnych idzie w tym kierunku. Wydaje się, że zakaz odliczenia kosztów przypadających na współpracowników to podejście zbyt restrykcyjne. Można bowiem znaleźć argumenty, że koszty choćby pośrednio przyczyniają się do wzrostu przychodów firmy – mówi Grzegorz Grochowina.
Czytaj też w LEX: Świadczenia od pracodawcy a podatek dochodowy od osób fizycznych >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
