Jak przedsiębiorca powinien dokumentować zakupy na targowisku

Dokonany na targowisku zakup produktów od rolnika ryczałtowego, jeśli sprzedający odmawia podania danych do faktury VAT RR, można udokumentować dowodem wewnętrznym. Taki dokument daje nabywcy prawo do odliczenia kosztów uzyskania przychodu. Fiskus nie zgadza się jednak na zbiorcze dowody wewnętrzne. To oznacza, że wydatków poniesionych w danym dniu na zakupy od różnych sprzedawców nie można ująć w jednym zbiorczym dowodzie.

Przeanalizujmy przykład przedsiębiorcy zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny) opodatkowanemu tzw. podatkiem liniowym, prowadzącemu podatkową księgę przychodów i rozchodów. Przedsiębiorca prowadzi sklep z przewagą warzyw i owoców, który zaopatruje w hurtowniach oraz na giełdach towarowych lub targowiskach. Spotyka się z sytuacjami, gdy sprzedawca odmawia podania danych koniecznych do wystawienia faktury VAT RR.

Przedsiębiorca zamierza dokumentować zakupy na podstawie dowodu wewnętrznego, w tym zbiorczego, na potrzeby ewidencji kosztów w KPiR. Przedmiotowe dowody wewnętrzne będą zawierały wszelki niezbędne dane określone w par. 6 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Jak dokumentować zakupy na targowisku

W myśl par. 15 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki  z 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. z 2025 r., poz. 1299), zapisy w księdze dotyczące wydatków (kosztów) są dokonywane na podstawie dowodów, o których mowa w par. 6-9 rozporządzenia. Stosownie do par.  6 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia, podstawą dokonywania zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej "fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami.

Ponadto, w myśl par.  6 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia, podstawą zapisów w księdze są inne dowody, wymienione w par.  7 i par.  8, potwierdzające dokonanie zdarzenia gospodarczego zgodnie z jego rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

• a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w zdarzeniu gospodarczym, którego dowód dotyczy,
• b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania zdarzenia gospodarczego, którego dowód dotyczy, 
• c) przedmiot zdarzenia gospodarczego i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot zdarzenia jest wymierny w jednostkach naturalnych,
• d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania zdarzeń gospodarczych

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Na podstawie par. 7 rozporządzenia, za dowody księgowe uznaje się również:

1. noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego zdarzenia gospodarczego, wynikającego z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
2. dowody opłat pocztowych i bankowych;
3. inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat oraz dowody zawierające dane, o których mowa w par.  6 ust. 3 pkt 3.

Zgodnie z par. 8 ust. 1 rozporządzenia, na udokumentowanie zapisów w księdze dotyczących niektórych wydatków (kosztów) mogą być sporządzone dowody zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot zdarzeń gospodarczych i wysokość wydatku (kosztu).

Dowody wewnętrzne mogą dotyczyć wyłącznie wydatków wymienionych na podstawie par. 8 ust. 2 rozporządzenia. W interesującym nas zakresie mogą dotyczyć m.in.:

• zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt,
• zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0),
• wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika.

Dokumentowanie zapisów w nowej PKPiR - czytaj w LEX >

Zatem, koszty nabycia produktów rolnych mogą być ujmowane w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie:

• faktur wystawianych przez producentów/hodowców rolnych albo
• wystawianych przez nabywcę faktur VAT RR albo dowodów wewnętrznych.

Czytaj też w LEX: Nowe zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów od 1 stycznia 2026 r. >

Należy tutaj wskazać, że stosownie do art. 116 ust. 1 ustawy o VAT, podatnik zarejestrowany jako podatnik VAT czynny nabywający produkty rolne od rolnika ryczałtowego wystawia w dwóch egzemplarzach fakturę dokumentującą nabycie tych produktów. Oryginał faktury jest przekazywany dostawcy. Faktura dokumentująca nabycie produktów rolnych powinna być oznaczona jako "Faktura VAT RR" i zawierać co najmniej dane określone w art. 116 ust. 2 i nast. ustawy o VAT. Rolnik ryczałtowy jest zwolniony z obowiązku wystawiania faktur.

Kiedy nabywca może wystawić dowód wewnętrzny

Jednak w sytuacji braku możliwości uzyskania danych koniecznych do wystawienia faktury VAT RR (m.in. imię i nazwisko, NIP, PESEL, nr dowodu osobistego sprzedawcy będącego rolnikiem), przedsiębiorca ma prawo udokumentować zakup produktów rolnych na giełdzie towarowej/targowisku poprzez wystawienie dowodu wewnętrznego, bez oznaczenia strony sprzedającej. Dowód ten musi zawierać  wszelkie pozostałe dane wymagane przepisami rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Na tej podstawie przedsiębiorca będzie mógł zaliczyć wartość zakupu do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.

Dowód wewnętrzny może dotyczyć tylko jednej pojedynczej transakcji (zakupu od jednego sprzedawcy). Każda transakcja zakupu na giełdzie towarowej lub targowisku musi zostać udokumentowana oddzielnie. Każda odrębna operacja gospodarcza powinna być traktowana jako osobne zdarzenie i stanowić odrębny koszt uzyskania przychodu. Zbiorczy dowód wewnętrzny nie stanowi dokumentu księgowego. W konsekwencji przedsiębiorca nie będzie uprawniony do odliczenia wydatków poniesionych w danym dniu na zakupy produktów rolnych dokonanych na giełdzie towarowej/targowisku od różnych sprzedawców, które zostaną ujęte w jednym zbiorczym dowodzie wewnętrznym.

Zaprezentowane stanowisko podzielają organy podatkowe (interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 lipca 2026 r., 0113-KDIPT2-1.4011.272.2026.3.MAP).

Autor: Marcin Szymankiewicz, doradca podatkowy