Data sprzedaży na fakturze, gdy nie jest znana w momencie wystawienia

Jeżeli w dacie wystawienia faktury nie jest znana data sprzedaży, to wystawiona faktura nie powinna jej wskazywać. Brak daty sprzedaży nie stanowi pomyłki w jakiejkolwiek pozycji faktury. W konsekwencji, kiedy spółka ustali faktyczną datę dokonania dostawy towarów, nie będzie zobowiązana do wystawienia faktury korygującej dla pozycji „data sprzedaży”.

Przyjrzyjmy się temu na przykładzie spółki, czynnego podatnika VAT, która sprzedaje towary krajowym kontrahentom na warunkach Incoterms 2020 DAP. Prawo do rozporządzania towarem jak właściciel przechodzi na nabywcę dopiero w chwili wydania towaru przez przewoźnika kupującemu. Spółka dostarcza towary za pośrednictwem przewoźnika i wystawia fakturę w momencie przekazania towaru przewoźnikowi. Faktura zawiera datę wystawienia, ale nie zawiera daty sprzedaży, ponieważ spółka nie zna wówczas daty odbioru towaru przez nabywcę. Nie otrzymuje też zaliczek na poczet tych dostaw.

Faktyczną datę dostawy spółka ustala później na podstawie informacji od przewoźnika, potwierdzeń doręczenia, dokumentów transportowych, komunikatów systemowych oraz innych dowodów dostarczenia towaru. Faktury wykazuje w JPK_V7M za okres, w którym nastąpiła dostawa i powstał obowiązek podatkowy w VAT. Czy w takiej sytuacji spółka prawidłowo nie wskazuje na fakturze daty sprzedaży, skoro nie jest ona znana w chwili wystawienia faktury? Czy prawidłowo nie wystawia następnie faktury korygującej po ustaleniu rzeczywistej daty dostawy, jeżeli VAT należny zostaje wykazany w prawidłowym okresie rozliczeniowym?

Jakie dane musi zawierać faktura

Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi (zob. art. 19a ust. 1 ustawy o VAT). 

Co do zasady faktury wykazuje się w JPK_V7M za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy (art. 99 oraz art. 109 ustawy o VAT). Jeżeli obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów, faktura dokumentująca tę sprzedaż powinna zostać wykazana w JPK_V7M za miesiąc, w którym dostawa została zrealizowana.

W analizowanym przypadku towary są sprzedawane na warunkach DAP Incoterms 2020 i dostarczane do klientów za pośrednictwem przewoźnika lub spedytora. Oznacza to, że przeniesienie prawa do rozporządzania towarem jak właściciel następuje dopiero z chwilą wydania towaru nabywcy przez przewoźnika. Dopiero wtedy dochodzi do dostawy towarów w rozumieniu przepisów o VAT, a tym samym powstaje obowiązek podatkowy.

Zgodnie z regułą DAP (Delivered at Place), sprzedający ponosi ryzyko związane z transportem do wskazanego miejsca przeznaczenia, a dostawa następuje w chwili udostępnienia towaru kupującemu w tym miejscu. Moment dostawy jest zatem tożsamy z przybyciem towaru do miejsca przeznaczenia.

W tym kontekście należy przypomnieć, że podatnik jest zobowiązany do wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż dokonywaną na rzecz innego podatnika lub osoby prawnej niebędącej podatnikiem (art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT). Faktura powinna zostać wystawiona nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, przy czym może zostać wystawiona wcześniej, jednak nie wcześniej niż 60 dni przed dokonaniem dostawy (art. 106i ustawy o VAT).

Zakres danych, które powinna zawierać faktura, określa art. 106e ustawy o VAT. W szczególności faktura powinna zawierać:

• datę wystawienia,
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi, jeżeli data ta jest określona i różni się od daty wystawienia faktury.

W analizowanej sytuacji w momencie wystawienia faktury spółka nie zna daty dostawy, ponieważ zależy ona od terminu odbioru towaru przez nabywcę od przewoźnika. Skoro data ta nie jest jeszcze określona, art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy o VAT pozwala na niewskazywanie jej na fakturze. W konsekwencji faktura zawierająca wyłącznie datę wystawienia należy uznać za wystawioną prawidłowo.

Jednocześnie z opisu stanu faktycznego wynika, że spółka wykazuje takie faktury w JPK_V7M za okres, w którym faktycznie doszło do dostawy towarów i powstał obowiązek podatkowy. Takie postępowanie należy uznać za prawidłowe.

Czy trzeba wystawić fakturę korygującą

Wątpliwości budzi również kwestia, czy po ustaleniu rzeczywistej daty dostawy spółka powinna wystawić fakturę korygującą.

Zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy o VAT fakturę korygującą wystawia się m.in. w przypadku zmiany podstawy opodatkowania, zwrotu towarów, zwrotu całości lub części zapłaty albo stwierdzenia pomyłki w jakiejkolwiek pozycji faktury.

Nie budzi wątpliwości, że korekta może dotyczyć również daty sprzedaży. Jednak w analizowanej sprawie nie mamy do czynienia z pomyłką. Brak daty sprzedaży na fakturze nie wynika bowiem z błędnego wskazania tej daty, lecz z faktu, że w chwili wystawienia faktury nie była ona jeszcze znana.

Stanowisko to znajduje potwierdzenie zarówno w orzecznictwie sądów administracyjnych, jak i w praktyce organów podatkowych. W wyroku z 1 lutego 2022 r. (I SA/Bd 835/21) Wojewódzki Sąd Administracyjny w Bydgoszczy wskazał, że jeżeli data dostawy lub otrzymania zapłaty nie jest znana w momencie wystawienia faktury, dokument ten może nie zawierać takiej informacji. Wystarczające jest wskazanie daty wystawienia faktury. Późniejsze ustalenie daty dostawy nie rodzi natomiast obowiązku wystawienia faktury korygującej wyłącznie z tego powodu.

Podobne stanowisko prezentują organy podatkowe. Skoro data sprzedaży nie była znana w chwili wystawienia faktury, brak jej wskazania nie może być traktowany jako pomyłka wymagająca korekty. W konsekwencji spółka nie ma obowiązku wystawiania faktury korygującej po ustaleniu rzeczywistej daty dostawy, o ile prawidłowo rozlicza podatek należny w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy.

Podsumowując należy stwierdzić, że w analizowanym przypadku, spółka może nie wykazywać daty sprzedaży, tj. daty odpowiadającej dacie dokonania dostawy towarów na fakturze dokumentującej krajową dostawę towarów oraz eksport towarów. Zatem, brak daty sprzedaży na fakturze nie stanowi pomyłki w jakiejkolwiek pozycji faktury. W konsekwencji, kiedy spółka ustali faktyczną datę dokonania dostawy towarów, nie będzie zobowiązana do wystawienia faktury korygującej dla pozycji „data sprzedaży”.

Zaprezentowane stanowisko podzielają organy podatkowe (interpretacja indywidualna Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej z 14 lipca 2026 r., 0114-KDIP1-2.4012.236.2026.2.RM).

Autor: Marcin Szymankiewicz, doradca podatkowy