Klub sportowy będący stowarzyszeniem wypłaca zawodnikom ekwiwalenty za dojazd oraz wyżywienie. Klub zwraca też zawodnikowi poniesione koszty za dojazd i posiłki regeneracyjne na turniejach lub zawodach sportowych.
W jaki sposób udokumentować taki wydatek?
Czy będzie to kosztem stowarzyszenia?
Czy nie spowoduje to zapłaty podatku (i składek) po stronie zawodnika od uzyskanego ekwiwalentu?

Zakładam, że działalnością statutową stowarzyszenia jest udział członków stowarzyszenia w zawodach, turniejach, itp. Można zatem niewątpliwie powiązać koszty, o których mowa, z prowadzeniem działalności statutowej. W związku z tym mogą być one kosztami uzyskania przychodów.
Kwoty otrzymywane przez zawodników będą co do zasady zwolnione u nich z podatku dochodowego.
Stowarzyszenie jest podatnikiem podatku dochodowego. Zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.p., kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 u.p.d.o.p. jako koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.
Rozpoznawanie kosztów podatkowych w podmiotach takich jak stowarzyszenia, czy też fundacje, jest dość specyficzne. Podmioty te bowiem nie działają w celu osiągania zysków (przychodów).
W praktyce przyjmuje się jednak, że koszty związane z prowadzeniem działalności statutowej przez te podmioty mogą być kosztami uzyskania przychodów, z ogólnymi wyłączeniami wynikającymi z art. 16 u.p.d.o.p. Przykładowo NSA w wyroku z dnia 16 lipca 2010 r., II FSK 1760/09, stwierdził: "Jeżeli źródłem przychodów osoby prawnej (art. 7 ust. 1 u.p.d.o.p.) jest działalność statutowa, koszty związane z tą działalnością mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p.".
Piszecie Państwo, że chodzi tutaj o następujące koszty: ekwiwalenty za dojazd oraz wyżywienie na zawodach (turniejach) albo zwrot kosztów dojazdu i zapewnienie posiłków regeneracyjnych na turniejach lub zawodach sportowych.
Jak rozumiem, działalnością statutową stowarzyszenia jest udział członków stowarzyszenia w zawodach, turniejach, itp. Można zatem niewątpliwie powiązać koszty, o których mowa, z prowadzeniem działalności statutowej. W związku z tym mogą być one kosztami uzyskania przychodów. Są ponoszone w celu prowadzenia działalności statutowej a nie są wyłączone spod pojęcia kosztów uzyskania przychodów.

Czy dokonywane na rzecz członków stowarzyszenia (zawodników) wypłaty z tytułu ekwiwalentów, zwrotów kosztów, itp. są przychodami do opodatkowania?
Kwoty te niewątpliwie są przychodami. Mieszczą się – jako kwoty otrzymane - w ogólnej definicji przychodów zawartej w art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.f.
Czy mogą być objęte zwolnieniem podatkowym? Zakładam, że zawodnicy nie są pracownikami stowarzyszenia. Zakładam, że są jego członkami. W związku z tym nie służą im jednak zwolnienia, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11-13 u.p.d.o.f.
Zgodnie jednak z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) w związku z ust. 13 u.p.d.o.f. od podatku zwolnione są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem do wysokości określonej w przepisach wykonawczych o podróżach służbowych. Zwolnienie stosuje się, jeśli otrzymane świadczenia (zwroty kosztów, ekwiwalenty, itp.) nie zostały zaliczone przez osoby je otrzymujące do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione m.in. w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw.
Stowarzyszenie jest organizacją działającą na podstawie odrębnych ustaw. Wyjazdy na zawody łączą się z realizacją celów stowarzyszenia.
W związku z powyższym na tej podstawie niektóre przychody otrzymywane przez zawodników mogą być zwolnione z podatku. Dotyczy to:
- zwrot kosztów dojazdu (do limitu wynikającego z kilometrówki albo na podstawie biletów PKP);
- diety;
- zapewnienie wyżywienia.