Czy w przypadku pomyłki w opłaceniu bonów ze środków obrotowych istnieje ryzyko zakwestionowania świadczeń przez ZUS?
Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego KsięgowegoSpółka zakupiła bony, które będą wręczane pracownikom (spełnione kryterium socjalne). Otrzymano proformę, która powinna być opłacona z rachunku ZFŚS. Niestety w wyniku błędu przelew poszedł z rachunku podstawowego spółki.Czy w związku z błędnym przelewem wystarczy, że pracodawca przekaże pieniądze z rachunku na ZFŚS, aby potraktować zakup bonów jako finansowane z ZFŚS?Czy w tym przypadku jest ryzyko, że otrzymane bony podlegają składkom ZUS, ponieważ kontrahent otrzymał pieniądze z podstawowego rachunku, a nie z ZFŚS?
Odpowiedź:
Według autora decydujące będzie to, z jakich środków finalnie został sfinansowany zakup. Istnieje jednak pewne ryzyko, że ZUS będzie bardziej rygorystyczny w tym zakresie i będzie domagał się składek.
Uzasadnienie:
Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106 z późn. zm.) podstawy wymiaru składek nie stanowią świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Oznacza to, że aby skorzystać ze zwolnienia konieczne jest spełnienie dwóch warunków:
1) finansowanie z właściwych środków
oraz
2) działanie w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
Bony stanowią pomoc materialną, wobec czego mieszczą się w definicji działalności socjalnej z art. 2 pkt. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 592 z późn. zm.). Dodatkowo: zastosowanie kryteriów socjalnych wskazuje respektowanie zasad wynikających z art. 8 ust. 1-2 tej ustawy. Pozostaje zatem ustalenie, z jakich środków nastąpiło sfinansowanie bonów.
Z pytania wynika, że bony zostały formalnie zakupione ze środków obrotowych. Zakup z danych środków nie zawsze jest jednak równoznaczne ze sfinansowaniem z tych środków. Zdaniem autora, w sytuacji, gdy pracodawca dokonał zakupu bonów ze środków obrotowych, po czym obciążył wydatkiem zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, ostatecznym źródłem finansowania są środki ZFŚS, a tym samym spełnione są warunki umożliwiające ze zwolnienia od składek ZUS. Uwzględniając jednak podejście ZUS do świadczeń z ZFŚS, działanie pracodawcy jest dość niebezpieczne. Od kilku lat ZUS na skalę masową kontroluje podmioty prowadzące ZFŚS i – mniej lub bardziej zasadnie – stara się obciążyć świadczenia z tego funduszu składkami. Pracodawca powinien zatem unikać takich pomyłek w przyszłości.
Aby zwiększyć bezpieczeństwo pracodawca może zrobić dwie rzeczy. Po pierwsze może sporządzić dokument rozliczeniowy z ZFŚS – np. wewnętrzną notę obciążeniową i dopiero na podstawie tego dokumentu przelać środki funduszu na rachunek obrotowy. Zdaniem autora byłoby to wystarczające do wykazania, że źródłem finansowania bonów jest ZFŚS. Pracodawca może także porozumieć się z dostawcą bonów, przelać mu drugi raz należną kwotę (tym razem ze środków ZFŚS), a dostawca zwróci mu nadpłatę na konto obrotowe. Takie rozwiązanie zwiększy bezpieczeństwo (środki zejdą z konta ZFŚS, więc nie będzie cienia wątpliwości, co do źródła finansowania). Od strony ekonomicznej w obu przypadkach finansowanie nastąpi jednak ze środków ZFŚS (skutek jest ten sam), a podwójna zapłata i zwrot nadpłaty będzie tworzyło tylko zamieszanie, dlatego też ja bym wybrał rozliczenie wewnątrz firmy.
Paweł Ziółkowski, autor współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego
Odpowiedzi udzielono 12 grudnia 2014 r.
