Czy pracodawca ma obowiązek refundacji kosztów poniesionych przez pracownika na zakup okularów korygujących, jeżeli pracownik we własnym zakresie odbył wizytę lekarską?

Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego KsięgowegoPracownik zatrudniony na stanowisku informatyka ma ważne badania wstępne do maja 2015 r. W styczniu 2015 r. stwierdził, że pogorszył mu się wzrok. Poszedł do zwykłej przychodni do lekarza okulisty, który stwierdził u niego dużą wadę wzroku i zalecił pracę przy komputerze w okularach z antyrefleksem. Pracownik zakupił okulary z antyrefleksem do pracy przy komputerze i zażądał zwrotu kosztów ich zakupu od zakładu pracy. W zakładzie pracy istnieją wewnętrzne przepisy w sprawie ustalenia wysokości kwoty na zakup okularów korygujących. Na podstawie paragrafu 8 rozporządzenia MPiPS z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe pracownikom zatrudnionym na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, którzy zakupili okulary korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza, wskazującym na konieczność stosowania okularów podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego, zwrócony zostanie koszt zakupu okularów, na podstawie przedłożonego rachunku. Maksymalna kwota zwrotu kosztów zakupu okularów wynosi 200 zł.Czy zakład pracy winien zwrócić pracownikowi za okulary?Czy faktura zakupu jest wystarczającym dokumentem do ww. zwrotu?

Odpowiedź:
Obowiązek pracodawcy polegający na refundacji kosztów poniesionych przez pracownika na zakup okularów korygujących wzrok do pracy przy komputerze skorelowany jest z badaniami profilaktycznymi. Nie ma zatem podstaw do zwracania pracownikowi kosztów, jakie poniósł na zakup takich okularów wyłącznie na podstawie zaświadczenia lekarskiego, jakie uzyskał w ramach publicznej opieki zdrowotnej.
Uzasadnienie:
W myśl § 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. Nr 148, poz. 973) pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej – czyli wstępnych, okresowych lub kontrolnych, przeprowadzone zgodnie z art. 229 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502), wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.
Ze względu na to, że powyższy przepis jest bardzo ogólny, pracodawca w wewnętrznym akcie prawnym (np. regulaminie, zarządzeniu, decyzji itp.) powinien określić szczegółowe zasady przydziału okularów, w szczególności kwotę refundacji, czasookres ich używalności, a także ewentualnie termin, w jakim pracownik może się ubiegać o zwrot kosztów zakupionych przez siebie okularów.
W opisanym przypadku, gdy posiadający wciąż ważne badania profilaktyczne pracownik, po konsultacji lekarskiej poza ramami profilaktycznej opieki zdrowotnej zapewnionej przez pracodawcę, podczas której stwierdzono u niego pogorszenie wzroku, zakupił okulary korygujące wzrok, nie przysługuje mu roszczenie do pracodawcy o pokrycie kosztów tych okularów. Trzeba bowiem pamiętać, że obowiązek refundacji kosztów poniesionych na zakup okularów do pracy przy komputerze jest skorelowany z badaniami profilaktycznymi, o których była mowa powyżej.
Pracownik pomijając w całej procedurze swojego pracodawcę (nie wystąpił do niego z prośbą o skierowanie na badania profilaktyczne w związku z pogorszeniem stanu zdrowia), automatycznie pozbawił się szansy na skorzystanie z przysługującego mu uprawnienia uzyskania zwrotu kosztów okularów do pracy przy komputerze.

Maciej Ambroziewicz, autor współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego
Odpowiedzi udzielono 20 marca 2015 r.