Firma opłaca pakiety medyczne dla swoich pracowników oraz - w przypadku kilku osób - pośredniczy w płatnościach za pakiety dla członków ich rodzin. Pracownicy, których to dotyczy, mają następnie obowiązek zwrotu firmie zapłaconej przez nią kwoty. Jeden z pracowników nie zgodził się na potrącenie ww. kwoty z wynagrodzenia, lecz zobowiązał się wpłacić ją do kasy firmy. Pakiety zostały opłacone w czerwcu i w przypadku pozostałych osób rozliczone także w czerwcu. Osoba, która miała uregulować płatność gotówką, do tej pory nie wywiązała się z tego zobowiązania.
Czy w związku z tym, zakład pracy powinien doliczyć wartość opłaconego za członka rodziny pakietu jako przychód pracownika?
Jeżeli tak, to co się stanie w momencie zwrotu przez pracownika poniesionych przez firmę kosztów?
Jak prawidłowo powinniśmy rozliczyć transakcji?
Wg nas wpłata do kasy powinna wpłynąć w tym samym miesiącu, w którym zakład pracy opłacił pakiet medyczny za członka rodziny pracownika.
Czy jest to słuszny wniosek?

Zakład pracy nie powinien doliczać kwoty zapłaconej za pakiet dla członków rodziny, chyba że umorzy tę należność lub ulegnie ona przedawnieniu. Do momentu umorzenia (albo przedawnienia) omawiana kwota ma charakter zwrotny, a więc nie stanowi przysporzenia majątkowego (przychodu). Zgodnie bowiem z art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm.) – dalej u.p.d.o.f. – przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. W omawianym przypadku do momentu umorzenia (przedawnienia) trudno jest mówić, że świadczenie zostało otrzymane, gdyż pracownik zobowiązany jest do zwrotu.
W omawianym przypadku mamy do czynienia z zapłatą w imieniu innego podmiotu (pracownika), wobec czego nie stanowi ona kosztu uzyskania przychodów. Jednocześnie uzyskany zwrot nie będzie stanowił przychodu podatkowego z uwagi na zapis art. 14 ust. 3 pkt 3a u.p.d.o.f. lub art. 12 ust. 4 pkt 6a ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.), w myśl których nie zalicza się do przychodów zwrotu wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów. Należy przy tym podkreślić, iż zasady te obowiązują zarówno w przypadku, gdy zwrot nastąpi w tym samym miesiącu, co zapłata, jak i w przypadku, gdy zwrot nastąpi w innym miesiącu niż zapłata.
Na zakończenie warto zauważyć, iż skoro pracownik nie wywiązuje się ze swoich obowiązków zakład pracy powinien zaprzestać opłacania abonamentu medycznego za członków jego rodziny, a najlepiej wprowadzić zasadę, że abonament taki jest opłacany wyłącznie pod warunkiem, że pracownik wyrazi zgodę na dokonywanie potrąceń z wynagrodzenia.