Podatnik (PKPiR, VAT) sprzedający usługi konsultingowe, informatyczne oraz oprogramowanie komputerowe chce zorganizować spotkanie dla potencjalnych nowych klientów oraz obecnych klientów na prezentacje swoich usług i produktów. Chce wynająć korty tenisowe dla miłego spędzenia czasu, zamówić catering, sale konferencyjną i wtedy na takim 5-godzinnym spotkaniu omówić swoje produkty.
Czy koszty za te poszczególne elementy tego spotkania: wynajem kortów, artykuły spożywcze, sala - może zaliczyć do kosztów podatkowych?
Czy ewentualnie lepiej, aby wynajął firmę eventowa, która zorganizuje to spotkanie na kortach i otrzyma jedną fakturę za organizacje takiego spotkania?
Podatnik, o którym mowa, będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na wynajęcie sali oraz catering (zakupy artykułów spożywczych). Natomiast koszty wynajmu kortów należy, w mojej ocenie, uznać jednak za koszt reprezentacyjny, a więc koszt niestanowiący kosztu uzyskania przychodu. Podobnie miałaby się, co do zasady, rzecz w przypadku zlecenia organizacji spotkania firmie eventowej. Szczegóły znajdują się w uzasadnieniu.
Kosztami uzyskania przychodów są koszty ponoszone przez podatników w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych jako niestanowiące kosztów uzyskania przychodów (zob. art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, tekst jedn.: Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 późn. zm. - dalej u.p.d.o.f.). Jednocześnie przepis art. 23 ust. 1 pkt 23 u.p.d.o.f. wyłącza możliwość zaliczania do kosztów uzyskania przychodów kosztów reprezentacji.
Przepisy u.p.d.o.f. (czy szerzej – przepisy prawa podatkowego) nie definiują pojęcia reprezentacji. Słowniki języka polskiego (np. Słownik języka polskiego pod red. prof. Mieczysława Szymczaka, Warszawa 2002) definiują reprezentację jako "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną". Jak jednak czytamy w wyroku WSA we Wrocławiu z dnia 23 kwietnia 2010 r., I SA/Wr 233/10, "reprezentacja odnosi się do dobrego reprezentowania firmy, które może polegać na odpowiednim ubiorze, wystroju firmy, jej logo, tablicach informacyjnych, sposobie podejmowania interesantów i kontrahentów. Nie należy jej zatem utożsamiać jedynie z wystawnością, okazałością w celu wywołania jak najlepszego wrażenia, co wynika ze słownikowej definicji. Za reprezentację należy uznać wszelkie działania, związane z tworzeniem wizerunku firmy, utrzymywaniem dobrych relacji z kontrahentami, które wprawdzie nie są konieczne dla osiągania przychodu lub zabezpieczenia jego źródła, ale sprzyjają temu celowi, są z nim w sposób pośredni powiązane".
Na gruncie powyższego dopuszcza się, co do zasady, zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów wydatków na organizację spotkań promocyjnych, na które zapraszani są (przeważnie nieodpłatnie) kontrahenci (pracownicy kontrahentów) lub potencjalni kontrahenci (pracownicy potencjalnych kontrahentów). Potwierdzają to organy podatkowe w udzielanych wyjaśnieniach. Tytułem przykładu wskazać można interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 27 listopada 2008 r., ILPB3/423-518/08-4/MC, czy interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 11 marca 2010 r., IPPB5/423-33/10-4/JC. W pierwszej ze wskazanych interpretacji czytamy, że "koszty (...) spotkań promocyjnych (...) obejmujące wydatki na przejazd, zakwaterowanie oraz wyżywienie uczestników, pod warunkiem, że nie noszą one znamion reprezentacji, można zakwalifikować do kosztów reklamy i zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów Spółki, jeżeli spotkania te mają na celu osiągnięcie przychodów, stosownie do omawianego art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę są racjonalne i wykazują związek przyczynowo-skutkowy z przychodami) oraz zostały właściwie udokumentowane dla celów podatkowych, zgodnie z art. 9 ust. 1 tejże ustawy".
W mojej ocenie częściowo dotyczy to przedstawionej sytuacji, tj. podatnik, o którym mowa, będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów typowe wydatki związane z organizacją spotkania promocyjnego, tj. wydatki na wynajęcie sali oraz catering (zakupy artykułów spożywczych). Natomiast koszt wynajęcia kortów należy w mojej ocenie uznać jednak za koszt reprezentacyjny, a więc koszt niestanowiący kosztu uzyskania przychodu.
Podobnie miałaby się, co do zasady, rzecz w przypadku zlecenia organizacji spotkania firmie eventowej. Uważam, że również w takiej sytuacji część kosztu zakupu usługi organizacji spotkania (przypadająca na koszt wynajęcia kortów) nie stanowiłaby kosztu uzyskania przychodów podatnika, o którym mowa. A zatem zlecenie organizacji spotkania firmie eventowej nie da pewności, że w razie kontroli organy podatkowe nie zakwestionują zasadności zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów wynajęcia kortów (choć zmniejsza takie ryzyko).
Czy koszty za te poszczególne elementy tego spotkania: wynajem kortów, artykuły spożywcze, sala - może zaliczyć do kosztów podatkowych?
Czy ewentualnie lepiej, aby wynajął firmę eventowa, która zorganizuje to spotkanie na kortach i otrzyma jedną fakturę za organizacje takiego spotkania?
Podatnik, o którym mowa, będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na wynajęcie sali oraz catering (zakupy artykułów spożywczych). Natomiast koszty wynajmu kortów należy, w mojej ocenie, uznać jednak za koszt reprezentacyjny, a więc koszt niestanowiący kosztu uzyskania przychodu. Podobnie miałaby się, co do zasady, rzecz w przypadku zlecenia organizacji spotkania firmie eventowej. Szczegóły znajdują się w uzasadnieniu.
Kosztami uzyskania przychodów są koszty ponoszone przez podatników w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych jako niestanowiące kosztów uzyskania przychodów (zob. art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, tekst jedn.: Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 późn. zm. - dalej u.p.d.o.f.). Jednocześnie przepis art. 23 ust. 1 pkt 23 u.p.d.o.f. wyłącza możliwość zaliczania do kosztów uzyskania przychodów kosztów reprezentacji.
Przepisy u.p.d.o.f. (czy szerzej – przepisy prawa podatkowego) nie definiują pojęcia reprezentacji. Słowniki języka polskiego (np. Słownik języka polskiego pod red. prof. Mieczysława Szymczaka, Warszawa 2002) definiują reprezentację jako "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną". Jak jednak czytamy w wyroku WSA we Wrocławiu z dnia 23 kwietnia 2010 r., I SA/Wr 233/10, "reprezentacja odnosi się do dobrego reprezentowania firmy, które może polegać na odpowiednim ubiorze, wystroju firmy, jej logo, tablicach informacyjnych, sposobie podejmowania interesantów i kontrahentów. Nie należy jej zatem utożsamiać jedynie z wystawnością, okazałością w celu wywołania jak najlepszego wrażenia, co wynika ze słownikowej definicji. Za reprezentację należy uznać wszelkie działania, związane z tworzeniem wizerunku firmy, utrzymywaniem dobrych relacji z kontrahentami, które wprawdzie nie są konieczne dla osiągania przychodu lub zabezpieczenia jego źródła, ale sprzyjają temu celowi, są z nim w sposób pośredni powiązane".
Na gruncie powyższego dopuszcza się, co do zasady, zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów wydatków na organizację spotkań promocyjnych, na które zapraszani są (przeważnie nieodpłatnie) kontrahenci (pracownicy kontrahentów) lub potencjalni kontrahenci (pracownicy potencjalnych kontrahentów). Potwierdzają to organy podatkowe w udzielanych wyjaśnieniach. Tytułem przykładu wskazać można interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 27 listopada 2008 r., ILPB3/423-518/08-4/MC, czy interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 11 marca 2010 r., IPPB5/423-33/10-4/JC. W pierwszej ze wskazanych interpretacji czytamy, że "koszty (...) spotkań promocyjnych (...) obejmujące wydatki na przejazd, zakwaterowanie oraz wyżywienie uczestników, pod warunkiem, że nie noszą one znamion reprezentacji, można zakwalifikować do kosztów reklamy i zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów Spółki, jeżeli spotkania te mają na celu osiągnięcie przychodów, stosownie do omawianego art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę są racjonalne i wykazują związek przyczynowo-skutkowy z przychodami) oraz zostały właściwie udokumentowane dla celów podatkowych, zgodnie z art. 9 ust. 1 tejże ustawy".
W mojej ocenie częściowo dotyczy to przedstawionej sytuacji, tj. podatnik, o którym mowa, będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów typowe wydatki związane z organizacją spotkania promocyjnego, tj. wydatki na wynajęcie sali oraz catering (zakupy artykułów spożywczych). Natomiast koszt wynajęcia kortów należy w mojej ocenie uznać jednak za koszt reprezentacyjny, a więc koszt niestanowiący kosztu uzyskania przychodu.
Podobnie miałaby się, co do zasady, rzecz w przypadku zlecenia organizacji spotkania firmie eventowej. Uważam, że również w takiej sytuacji część kosztu zakupu usługi organizacji spotkania (przypadająca na koszt wynajęcia kortów) nie stanowiłaby kosztu uzyskania przychodów podatnika, o którym mowa. A zatem zlecenie organizacji spotkania firmie eventowej nie da pewności, że w razie kontroli organy podatkowe nie zakwestionują zasadności zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów wynajęcia kortów (choć zmniejsza takie ryzyko).