Odpowiedź:
Jeśli są Państwo w stanie przy wykorzystaniu programu administrującego sprzedażą dokładnie ustalić, kto, jaką kwotę ze zwrotu, i do kiedy może wykorzystać, to prowadzenie tzw. kartotek dla każdego nabywcy w systemie finansowo-księgowym nie jest bezwzględnie konieczne.
Uzasadnienie:
Przede wszystkim chciałbym wskazać, że odbierając nabyty wcześniej w Państwa firmie sprzęt i przyznając z tytułu tego zwrotu klientowi pewną pulę środków pieniężnych do wykorzystania na zakupy w Waszych sklepach, zaciągacie Państwo wobec tych klientów zobowiązanie (a konkretnie zobowiązanie o charakterze rezerwy). Jest ono kwotowym odpowiednikiem tego, co jest ewidencjonowane na wspomnianych w pytaniu kartach klienta. Jak rozumiem, karty klienta są prowadzone w odrębnym urządzeniu ewidencyjnym, np. również we wspomnianym w pytaniu  programie do obsługi sprzedaży.
Jeśli są Państwo w stanie, przy wykorzystaniu programu administrującego kartami klienta, dokładnie i w każdym czasie ustalić, kto, jaką kwotę i do kiedy może wykorzystać przyznane mu w związku ze zwrotem nabytego w przeszłości towaru środki, to prowadzenie tzw. kartotek (zbioru kont analitycznych do syntetycznego konta rozrachunków z nabywcami) nie będzie konieczne. W takim bowiem przypadku rolę ewidencji analitycznej przejmuje system administrujący kartami klienta. Nie ma zatem potrzeby dublowania już istniejącej ewidencji. W oparciu o wydruki z tego systemu powinno jednak być możliwe ustalenie, jaki jest stan zobowiązań z tytułu zwrotów na dany dzień, ile środków klienci wykorzystali, ile środków przyznano w związku z nowymi zwrotami w okresie oraz ile środków klientom przepadło w związku z upływem rocznego czasu na ich wykorzystanie.
Piotr Żak, autor współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego 
Odpowiedzi udzielono 24 grudnia 2014 r.