Czy deklaracje wysyłane przez osobę posiadającą upoważnienie do przekazywania deklaracji UPL powinny być podpisywane przez członków zarządu spółki z o.o.?

Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Doradcy PodatkowegoCzy deklaracje wysyłane przez osobę posiadającą upoważnienie do przekazywania deklaracji UPL powinny być podpisywane przez członków zarządu spółki z o.o.?Czy egzemplarz deklaracji, która jest w firmie powinien być podpisany przez członków zarządu spółki?

Odpowiedź:
Przepisy nie wskazują, iż egzemplarz deklaracji, który zostaje w firmie powinien być podpisany, co więcej przepisy nie nakładają nawet na podatnika obowiązku posiadania kopii deklaracji. W praktyce oczywiście kopie takie są przechowywane w firmach.
Nie muszą być natomiast podpisane przez członków zarządu. Niemniej jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby w ramach wewnętrznych regulacji postanowiono, iż kopia deklaracji będzie podpisywana przez zarząd spółki. Nie jest to jednak wymóg wynikający z obowiązujących przepisów prawa.

Uzasadnienie:
Zgodnie z art. 80a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2015 r. poz. 613 z późn. zm.) – dalej o.p., jeżeli odrębne ustawy nie stanowią inaczej, deklaracja, w tym deklaracja składana za pomocą środków komunikacji elektronicznej, może być podpisana także przez pełnomocnika podatnika, płatnika lub inkasenta.
Jak stanowi art. 80a § 2a o.p. pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej oraz zawiadomienie o odwołaniu tego pełnomocnictwa podatnik, płatnik lub inkasent składa naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu w sprawach ewidencji podatników i płatników.
Jeżeli przepisy prawa podatkowego wymagają podpisania deklaracji przez więcej niż jedną osobę, pełnomocnictwo do podpisania tej deklaracji jest skuteczne, jeżeli udzieliły go wszystkie osoby (art. 80a § 3 o.p.).

Jak wynika zatem z powyższych przepisów w przypadku udzielenia pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanej w formie elektronicznej podpisanie deklaracji bezpiecznym podpisem elektronicznym przez pełnomocnika jest wystarczające. Przepisy nie wskazują iż egzemplarz deklaracji, który zostaje w firmie powinien być podpisany, co więcej przepisy nie nakładają nawet na podatnika obowiązku posiadania kopii deklaracji. W praktyce oczywiście kopie takie są przechowywane w firmach.
Nie muszą być natomiast podpisane przez członków zarządu. Niemniej jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby w ramach wewnętrznych regulacji postanowiono, iż kopia deklaracji będzie podpisywana przez zarząd spółki. Nie jest to jednak wymóg wynikający z obowiązujących przepisów prawa.

Artur Kowalski, autor współpracuje z publikacją Vademecum Doradcy Podatkowego
Odpowiedzi udzielono 1.06.2015 r.