Obecnie wszystkie przepisy dotyczące faktur w formie elektronicznej zawarte są w ustawie o podatku od towarów i usług (u.p.t.u.). Nie ma – jak miała się rzecz w przeszłości – żadnych przepisów wykonawczych dotyczących takich faktur. Przepisy u.p.t.u., między innymi, zawierają definicję faktury elektronicznej.

 


Co jest fakturą elektroniczną

Jak stanowi art. 2 pkt 32 u.p.t.u., przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Fakturami elektronicznymi są zatem faktury wysyłane w formie ustrukturyzowanych komunikatów (jak np. XML), jak i w innych formatach elektronicznych (np. w formacie PDF). Użycie przez ustawodawcę spójnika "i" (a nie "lub") oznacza, że warunki wystawienia i otrzymania w dowolnym formacie elektronicznym muszą być spełnione łącznie. W konsekwencji fakturami elektronicznymi mogą być tylko faktury przesyłane w formie elektronicznej.

Nie są zatem fakturami elektronicznymi faktury:

  • wystawione w formie elektronicznej, a następnie wydrukowane i przekazane w formie papierowej,
  • wystawione w formie papierowej, a następnie zeskanowane i przesłane lub udostępnione w formie elektronicznej.

Faktura przesyłana w formie elektronicznej to pojęcie szersze

Szerszym od faktur elektronicznych pojęciem jest pojęcie faktury przesyłanej w formie elektronicznej. Wniosek taki płynie z zestawienia przepisów art. 106g ust. 3 u.p.t.u. oraz art. 106n ust. 1 u.p.t.u. (pierwszy ze wskazanych przepisów dotyczy faktur przesyłanych w formie elektronicznej, zaś drugi – faktur elektronicznych). Uznać w związku z tym należy, że fakturami przesyłanymi w formie elektronicznej są nie tylko faktury elektroniczne, ale również faktury wystawione w formie papierowej, a następnie zeskanowane i przesłane lub udostępnione w formie elektronicznej.

 


Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury

Jak jednocześnie stanowi art. 106n ust. 1 u.p.t.u., stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury (akceptacji odbiorcy nie wymaga natomiast przesyłanie w formie elektronicznej faktur, które w świetle powyższych wyjaśnień fakturami elektronicznymi nie są). Akceptacja ta może zostać wyrażona w dowolnej formie, w tym ustnie. Akceptacja może również zostać wyrażona w sposób dorozumiany, np. przez opłacenie faktury przesłanej w formie elektronicznej. Jak czytamy w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 21.07.2016 r. (1061-IPTPP3.4512.281.2016.2.MK), "przedstawiona forma akceptacji przez Wnioskodawcę faktur elektronicznych, tj. wyrażenie zgody w sposób dorozumiany, poprzez dokonanie płatności za dostawę lub usługę udokumentowaną daną fakturą elektroniczną otrzymaną za pośrednictwem Systemu, spełnia/będzie spełniać wymogi prawa podatkowego".

Skan faktury wystawionej w formie papierowej nie jest fakturą elektroniczną

W świetle powyższego skan faktury wystawionej w formie papierowej nie jest fakturą elektroniczną. Nie ma jednak przeszkód, aby faktura wystawiona w formie papierowej została zeskanowana i przesłana nabywcy w formie elektronicznej (skanu).

Przekazywanie nabywcom faktur w dwóch formach jest ryzykowne

Praktyka przekazywania nabywcom faktur w dwóch formach (np. najpierw w formie elektronicznej, a potem w formie papierowej) jest ryzykowna, gdyż rodzi wątpliwości co do momentu powstania prawa do odliczenia u nabywcy, jak również grozi uznaniem przez organy podatkowe, że jedna czynność została udokumentowana dwoma fakturami. W szczególności odradzić należy drukowanie faktur elektronicznych (czyli faktur wystawionych i otrzymanych przez nabywcę w formie elektronicznej) i przekazywanie ich w tej formie nabywcy (zwłaszcza po podpisaniu i ostemplowaniu, co czyni je odmiennymi od wcześniej przesłanej faktury).

Nie ma potrzeby umieszczania na fakturach elektronicznych słów: oryginał czy kopia

Z punktu widzenia stosowania faktur elektronicznych oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej nie ma znaczenia umieszczanie na nich takich słów jak oryginał czy kopia. Umieszczanie takich słów nie jest wskazane nawet dobrowolnie, gdyż sugeruje odmienne znaczenie poszczególnych egzemplarzy faktur.

Więcej informacji znajdziesz w LEX Księgowość:

Czy należy drukować faktury elektroniczne? >

Jak powinna wyglądać procedura wysyłki faktur elektronicznych? >