Błędy w dokumentacji cen transferowych

Obowiązek przygotowywania dokumentacji cen transferowych został wprowadzony ponad 10 lat temu. Długi okres gromadzenia doświadczeń w połączeniu z brakiem poważnych zmian w przepisach powinny sprawić, że powstająca obecnie dokumentacja będzie odpowiadała oczekiwaniom władz skarbowych. Niestety, nasze doświadczenia wskazują, że wielu podatnikw nadal popełnia podstawowe błędy.

Brak odzwierciedlenia ról podmiotów

Zgodnie z naczelną zasadą cen transferowych, metoda rozliczeń między podmiotami powiązanymi powinna odzwierciedlać pełnione przez nie role. Zasadę tę odzwierciedla wymagany przez przepisy układ dokumentacji, w którym opis funkcji, aktywów i ryzyk stron (tj. ich roli) poprzedza opis metody i sposobu kalkulacji zysków. Oznacza to, że brak zgodności między oboma elementami powinien budzić niepokój. Tymczasem podatnicy często pozostawiają takie sytuacje bez komentarza. Przykładowo, w dobie kryzysu podmioty pełniące funkcje związane z ograniczonym ryzykiem (np. producenci na zlecenie, którzy powinni mieć zapewniony stabilny zwrot) zaczynają ponosić dodatkowe obciążenia, oznaczające de facto przejęcie przez nie części ryzyka rynkowego.

Brak zadeklarowanej zgodności metodologii z tzw. metodami podatkowymi

Często występującym błędem jest prezentowanie metodologii ustalania cen jako zgodnej z jedną z tzw. metod podatkowych (np. „koszt plus”) mimo faktycznego braku takiej zgodności. Metody podatkowe są obowiązkowe jedynie dla władz skarbowych, gdy weryfikują one rynkowy charakter cen transferowych oraz gdy dokonują ewentualnego oszacowania dochodów. Do ustalania cen podatnicy mogą wykorzystywać także metody spoza zawartego w przepisach katalogu. Jeżeli tak zrobili, odpowiedni rozdział dokumentacji powinien zawierać opis zgodny ze stanem faktycznym. W przeciwnym wypadku podczas kontroli dokumentacja może zostać odrzucona.

Pomijanie kontekstu transakcji

Pomijanie kontekstu transakcji to kolejny typowy błąd. Wielu podatników ogranicza dokumentację do suchego opisu faktów, nie wyjaśniając, jakie jest znaczenie danej transakcji dla całej działalności przedsiębiorstwa, ponieważ uważają to za oczywiste. Nie można jednak zapominać, że odbiorcami dokumentacji są przedstawiciele władz skarbowych, którzy nie zawsze posiadają odpowiednią wiedzę branżową. Dlatego opcjonalne rozdziały poświęcone strategii gospodarczej i innym czynnikom wpływającym na transakcję nie powinny być rutynowo pomijane. Duże znaczenie (dla obrony możliwości odliczenia kosztów) ma też opis korzyści oczekiwanych w związku z nabyciem świadczeń niematerialnych.

Nieuzupełniony masterfile

Przyjęty w 2006 r. unijny kodeks postępowania umożliwił międzynarodowym grupom kapitałowym przygotowywanie znormalizowanej i częściowo scentralizowanej dokumentacji cen transferowych. Jej kluczowym elementem jest tzw. masterfile – dokumentacja podstawowa, wspólna dla całej grupy. Takie podejście pozwala ograniczyć nakłady i dlatego jest coraz popularniejsze. Należy jednak podkreślić, że typowy masterfile - bez należytego uzupełnienia - nie spełnia wymogów polskich przepisów, gdyż nie zawiera części obowiązkowych elementów, przedstawia punkt widzenia grupy i przygotowano go w języku obcym. W rezultacie, stanowi on dobry punkt wyjścia do przygotowania polskiej dokumentacji, ale powinien zostać odpowiednio uzupełniony.

Zwlekanie z przygotowaniem dokumentacji

Polskie regulacje z zakresu cen transferowych nie określają, kiedy dokumentacja powinna być przygotowana, a jedynie kiedy należy ją przekazać władzom skarbowym (7 dni od doręczenia żądania). Opierając się na tym, wielu podatników odkłada przygotowanie lub aktualizację dokumentacji „na później”, w najgorszym przypadku rozpoczynając cały proces dopiero po otrzymaniu żądania przedstawienia dokumentacji. Niesie to ze sobą wiele zagrożeń. Przede wszystkim, im więcej czasu upływa od zawarcia transakcji, tym trudniej ustalić jej faktyczny przebieg i przyczyny wyboru określonych rozwiązań - odpowiedzialne osoby mogą już nie pracować, materiały źródłowe ulec zniszczeniu itp. Dodatkowo, 7 dni to bardzo mało, zwłaszcza, jeśli potrzebne okaże się ściąganie materiałów lub informacji z zagranicy. Co więcej, istnieją wyroki wskazujące, że sam fakt wystąpienia transakcji o wymaganej kwocie rodzi obowiązek sporządzenia dokumentacji, a zatem jej przygotowywanie podczas kontroli podatkowej lub skarbowej może oznaczać złamanie przepisów.

Oprócz eliminacji typowych błędów, w niektórych przypadkach podatnicy powinni rozważyć rozbudowanie dokumentacji o tzw. analizę porównawczą, czyli badanie potwierdzające rynkowy charakter cen transferowych. W Polsce nie jest ono obowiązkowe, jednak zaleca się jego przeprowadzenie dla transakcji o podstawowym znaczeniu dla działalności przedsiębiorstwa i transakcji obarczonych dużym ryzykiem kontroli.

źródło: www.deloitte.com