Urlopy wypoczynkowe po utracie ważności orzeczenia o niepełnosprawności

W przypadku utraty dotychczasowego stopnia umiarkowanego lub znacznego niepełnosprawności (na rzecz lekkiego lub w związku z orzeczeniem o braku niepełnosprawności) pracownik nie traci nabytego już urlopu dodatkowego, jak również urlop ten nie ulega przeliczeniu proporcjonalnie do okresu posiadania w trakcie roku orzeczenia o umiarkowanym lub znacznym stopniu. Zmienia się norma czasu pracy, którą przyjmujemy przy przeliczaniu urlopu na godziny - urlop dodatkowy, podobnie jak „zwykły” urlop wypoczynkowy będą już udzielane przy przeliczeniu na godziny według ośmiogodzinnej normy dobowej.

Wydane na czas określony orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności traci swoją ważność wraz z upływem dnia oznaczonego w nim jako dzień końcowy obowiązywania tego orzeczenia. Może ulec automatycznemu przedłużeniu, o ile osoba z niepełnosprawnością złoży wniosek o następne orzeczenie i wniosek nie zostanie jeszcze rozpatrzony - jeżeli wniosek o wydanie kolejnego orzeczenia o niepełnosprawności albo o stopniu niepełnosprawności został złożony w okresie ważności odpowiednio orzeczenia ustalającego niepełnosprawność albo orzeczenia ustalającego stopień niepełnosprawności, to zachowuje ono ważność do dnia wydania kolejnego ostatecznego orzeczenia, nie dłużej jednak niż do ostatniego dnia szóstego miesiąca następującego po dacie określającej tę ważność.

Definitywna utrata umiarkowanego lub znacznego stopnia niepełnosprawności powoduje brak dalszego nabywania urlopu dodatkowego oraz przejście na inne normy czasu pracy:

• „kodeksowe”, w przypadku braku orzeczenia o lekkim stopniu,
• wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (tekst jedn. Dz.U. z 2026, poz. 884) - 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo.

Czytaj również: Urlop dodatkowy przysługuje części pracowników niepełnosprawnych>>

Urlop dodatkowy

Pracownikowi z niepełnosprawnością w stopniu znacznym lub umiarkowanym przysługuje dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze 10 dni roboczych w roku kalendarzowym.

Pierwszy urlop nabywany jest po przepracowaniu roku po dniu zaliczenia pracownika do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności. Nie ma w tym zakresie znaczenia to, czy w tym okresie faktycznie świadczył pracę, czy też był nieobecny w pracy z powodu np. choroby czy urlopu macierzyńskiego. Istotne jest pozostawanie w zatrudnieniu.

Po przepracowanym roku pracownik nabywa pełne 10 dni urlopu, kolejne urlopy dodatkowe uzyskuje na zasadach ogólnych, z początkiem każdego kolejnego roku kalendarzowego. Pierwszego urlopu dodatkowego nie naliczamy proporcjonalnie do okresu roku kalendarzowego, przez który pracownik miał już spełniony warunek „przepracowania” 12 miesięcy.

Urlop dodatkowy nie przysługuje, gdy pracownik ma prawo do urlopu:

• wypoczynkowego w wymiarze przekraczającym 26 dni roboczych  lub
• dodatkowego na podstawie przepisów odrębnych od ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Przy czym, jeżeli wymiar urlopu dodatkowego na podstawie tych odrębnych przepisów jest niższy niż 10 dni roboczych, zamiast tego urlopu przysługuje omawiany urlop dodatkowy w wymiarze 10 dni roboczych w roku kalendarzowym. Urlopy dodatkowe przysługują m.in. pracownikom socjalnym, urzędnikom służby cywilnej.

Po utracie umiarkowanego lub znacznego stopnia niepełnosprawności pracownik nie traci prawa do już nabytego urlopu dodatkowego.

Przykład: Pracownik uzyskał w połowie 2023 r. na okres trzech lat orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności. W połowie 2024 r. nabył w związku z tym prawo do 10 dni urlopu dodatkowego, 1 stycznia 2025 r. do kolejnych 10 dni i 1 stycznia 2026 r. prawo do 10 dni urlopu dodatkowego na 2026 r. Pracownik uzyskał kolejne orzeczenie ale zaliczono go do osób o lekkim stopniu. Nie nabywa już zatem prawa do kolejnych urlopów ale też nie traci prawa do dotychczas niewykorzystanych urlopów dodatkowych. Urlop za 2026 r. przysługuje mu przy tym w całości – nie ma podstaw do stosowania w takich przypadkach odpowiednio przepisów o proporcjonalnym rozliczeniu urlopu do okresu roku, w którym pracownik posiadał stopień umiarkowany.

Wskazywał na to również Pełnomocnik Rządu ds. osób niepełnosprawnych (www.niepełnosprawni.gov.pl): jeżeli osoba zaliczona do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności utraci status osoby niepełnosprawnej lub zostanie zaliczona do lekkiego stopnia niepełnosprawności, nie traci prawa do urlopów, do których nabyła prawo przed utratą statusu lub zmianą stopnia niepełnosprawności na lekki. W takim przypadku brak jest podstaw do zastosowania zasady urlopu w wymiarze proporcjonalnym. Utrata bądź zmiana stopnia niepełnosprawności powoduje utratę prawa do kolejnego dodatkowego urlopu wypoczynkowego.

Udzielanie urlopów w godzinach

Urlop dodatkowy udzielany jest według zasad wynikających z Kodeksu pracy dotyczących udzielania urlopów, co oznacza, że:

• jest przeliczany na godziny przyjmując za dzień urlopu liczbę godzin odpowiadającą normie czasu pracy obowiązującej pracownika,
• udzielany jest w wymiarze godzinowym odpowiadającym pełnej liczbie zaplanowanych godzin do przepracowania danego dnia w rozkładzie czasu pracy,
• w przypadku osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy urlop dodatkowy przeliczany jest proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, a dopiero następnie przeliczany na godziny.

Część pracodawców ma wątpliwości, a część błędnie przelicza urlopy na godziny po utracie przez pracownika stopnia niepełnosprawności, posiadanie którego związane jest ze stosowaniem siedmiogodzinnej normy dobowej czasu pracy (stopnie umiarkowany i znaczny).

Przykład: Pracownik utracił w połowie sierpnia 2026 r. posiadany do tej pory umiarkowany stopień niepełnosprawności. Osoba ta nie korzystała z urlopu w 2026 r., a z 2025 r. pozostało jej do wykorzystania 4 dni urlopu „zwykłego” oraz 6 dni dodatkowego.

Pracownik ma zatem 10 dni urlopu zaległego oraz prawo do łącznie 36 dni urlopu za 2026 r. (przyjmując co najmniej 10 letni urlopowy staż pracy). Cały ten urlop będzie udzielany przy przeliczaniu go na godziny według zasady dzień urlopu = 8 godzin.

Przysługujący pracownikowi urlop wypoczynkowy wyrażamy jest w dniach ale udzielany jest w godzinach. Przyjmuje się przy tym przeliczenie dzień urlopu x norma dobowa czasu pracy obowiązująca pracownika.

Przeliczanie urlopu na godziny nie następuje w chwili nabywania prawa do urlopu ale w chwili jego udzielania. Obecnie – po utracie stopnia umiarkowanego - norma czasu pracy pracownika wynosi 8 godzin to przy udzielaniu urlopu dzień urlopu równy będzie 8 godzinom. Nie można całości urlopu należnego za okres sprzed utraty stopnia umiarkowanego przeliczyć x 7 godzin (norma dobowa czasu pracy osoby z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności), gdyż wykorzystywany będzie już w okresie obowiązywania normy ośmiogodzinnej.