Firmy, które na dzień 31 grudnia 2018 r. miały powyżej 250 zatrudnionych osób, będą objęte PPK od 1 lipca 2019 r. i pierwszą wpłatę na PPK odprowadzą maksymalnie do 15 grudnia.
Sprawdź w LEX: W jaki sposób ustalać liczbę pracowników na potrzeby ustalenia obowiązku tworzenia PPK >
PPK można utworzyć wcześniej
Oczywiście możemy rozpocząć oszczędzanie dodatkowego kapitału na czas emerytury dla naszych zatrudnionych wcześniej. Firmy dbające o przyszłość zatrudnionych mogą podjąć decyzję o podpisaniu umowy o zarządzanie z instytucją finansową w lipcu. Jak w takiej sytuacji wygląda harmonogram?
Pamiętajmy, że ustawa obliguje nas do konsultacji wyboru instytucji finansowej, która będzie zarządzała i prowadziła PPK, z przedstawicielami zatrudnionych - na miesiąc przed podpisaniem umowy o zarządzanie, co powinno wydarzyć się do 25 czerwca br.
Sprawdź w LEX: Tworzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych krok po kroku >
Powyższe oznacza, że termin zawarcia z instytucją finansową umowy o zarządzanie w takim przypadku wypada do 25 lipca br. i do 10 sierpnia należy popisać umowę o prowadzenie PPK, a następnie przekazać składki do 15 września br.
Co to w rzeczywistości oznacza dla nas HR-owców?
W celu realizacji procesu konsultacji z przedstawicielami osób zatrudnionych należy wyłonić reprezentację w trybie przyjętym w danym podmiocie zatrudniającym. Tryb wyboru przedstawicieli każda firma ma inny - jedni z nas bardziej zautomatyzowany, inni mniej. W związku z tym dobrze jest zostawić sobie na przeprowadzenie tego procesu ok. miesiąca czasu – cofając się w kalendarzu jesteśmy w maju.
Niewątpliwie warto przygotować się do rozmów z przedstawicielami, a to oznacza rozpoznanie planów oferowanych przez poszczególne instytucje finansowe, które mogą proponować PPK, czyli są umieszczone na portalu PPK – no właśnie … na dzień dzisiejszy na stronie www.mojeppk.pl czytamy: „Na niniejszym Portalu PPK prezentowane będą instytucje finansowe wpisane do ewidencji PPK i ich oferta.” Zapis oznacza, że na chwilę obecną możemy domniemywać, które instytucje finansowe będą prowadziły PPK, natomiast poznamy ofertę planów dopiero po wpisaniu instytucji finansowej do ewidencji PPK i po ich opublikowaniu na portalu. Wyjaśnienie sytuacji jest oczywiste, ale nie pomaga w przygotowaniu się do konsultacji z przedstawicielami zatrudnionych, do dokonania rzetelnego wyboru instytucji finansowej, zapoznania się z poszczególnymi ofertami PPK czy do przeprowadzenia pełnej komunikacji z zatrudnionymi.
Czy istnieje jakieś rozwiązanie tego impasu? Możemy wysyłać zapytania do różnych instytucji finansowych czy będą świadczyły PPK i na jakich warunkach. Należy jednak podkreślić, że do czasu umieszczenia instytucji finansowej na portalu PPK dostaniemy tylko informację o intencji prowadzenia PPK.
Czy to wszystko, co należy zrobić, by uruchomić PPK w firmie?
My HR-owcy wiemy, że nie. Składki należy naliczyć i wyraportować w celu przekazania do instytucji finansowej, z którą podpiszemy umowę o zarządzanie i prowadzenie PPK. To oznacza, że dla nas nadszedł czas na rozmowę z dostawcą systemu kadrowo-płacowego i weryfikację umów.
Sprawdź w LEX: Pracownicze Plany Kapitałowe - nowe obowiązki pracodawców >
Ważne jest, żebyśmy sprawdzili, czy zmianę wynikającą z przepisów ustawy otrzymamy w ramach umowy, czy też będziemy musieli za nią zapłacić. Duzi dostawcy już pracują nad zmianami do systemów, małych dostawców pewnie będziemy musieli „zachęcić” – tak czy inaczej, zweryfikujmy, do kiedy będziemy mogli otrzymać od dostawców systemów kadrowo-płacowych rozszerzenie aplikacji o nowe składniki wynagrodzeń i raporty zawierające uprawnione osoby do PPK łącznie z niezbędnymi danymi wskazanymi w ustawie oraz naliczone do odprowadzania składki PPK. Termin rozbudowy systemu kadrowo-płacowego niewątpliwie będzie miał wpływ na termin wpłaty pierwszej składki. Pamiętajmy tylko, że dla firmy zatrudniających powyżej 250 osób nie może przekroczyć daty 15 grudnia 2019 r.
Na co jeszcze w tym procesie zwrócić uwagę? Na to, czy mamy wszystkie niezbędne ustawowo dane osób zatrudnionych, ponieważ proces zbierania informacji również może zająć nam kilka dni.
Czytaj też: PPK - obawy mają i pracownicy, i pracodawcy >
To kiedy płacić pierwszą składkę PPK?
Poczekać do 15 grudnia czy dokonać wpłaty wcześniej? Tę strategiczną decyzję każda firma podejmie sama, uwzględniając możliwości finansowe, budowanie w oparciu o PPK benefitu oraz wszystkie etapy procesu wdrożenia i realne terminy ich realizacji.
Magdalena Miąsek
Compensation & Benefits Manager, członek Rady Programowej Klubu Compensation & Benefits
Więcej przydatnych materiałów znajdziesz w LEX Kadry:
Pracownicze Plany Kapitałowe - porównanie PPK a PPE >
Czy zleceniodawca ma obowiązek dokonywać wpłat do PPK? >
Nie masz dostępu do tych materiałów? Sprawdź, jak go uzyskać >
Pracownicze programy emerytalne a koszty uzyskania przychodów >
Czy Pracowniczym Programem Emerytalnym można objąć tylko część pracowników? >
Przewodnik po zmianach w prawie pracy 2019 r. >
Zmiany w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej >
Procedura: Wynagrodzenia - przekroczenie progu podatkowego >
Procedura: Wynagrodzenia - przekroczenie podstawy emerytalno-rentowej >
Nowe zasady gromadzenia danych osobowych pracowników >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
