Podróż służbowa polega na wykonywaniu na polecenia pracodawcy lub zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy (art. 775 par. 1 Kodeksu pracy, dalej: k.p.). Aby dany wyjazd mógł (musiał) być zakwalifikowany jako podróż służbowa muszą wystąpić łącznie trzy elementy (zob. wyrok Sądu Najwyższego z 22 lutego 2008 r., sygn. akt I PK 208/07):
- odbywany jest poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy,
- ma miejsce na polecenie pracodawcy,
- jego celem jest wykonanie określonego przez pracodawcę zadania (zadań).
Więcej piszemy o tym w Legal Alert.
Cel poza miejscem pracy
Kwalifikacja wyjazdu jako podróży służbowej opiera się na wyjeździe poza stałe miejsce pracy pracownika. Zapis zawarty w art. 77 par. 1 k.p. „poza miejscowość, w której znajduje się stałe miejsce pracy lub, w której znajduje się siedziba pracodawcy” nie oznacza, że podróż służbowa to wyjazd zarówno poza stałe miejsce pracy, jak i poza siedzibę pracodawcy. Decydujące znaczenie ma uzgodnione przez strony w umowie o pracę stałe miejsce pracy. Tak też wskazuje się w doktrynie prawa pracy oraz w orzecznictwie. Przykładowo w uzasadnieniu wyroku Sądu Najwyższego z 16 grudnia 2008 r. (sygn. akt I PK 96/08) czytamy, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Z przepisu tego wynika zatem, że podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscem pracy rozumianym jako miejscowość będąca siedzibą pracodawcy, jeżeli tam pracownik ma swoje stanowisko pracy, albo inne miejsce, w którym pracownik jest obowiązany wykonywać obowiązki pracownicze w pozostałych przypadkach.
Zobacz procedurę w LEX: Rozliczanie przejazdów w podróżach służbowych >
Określenie w umowie o pracę miejsca jej wykonywania (art. 29 par. 1 pkt 2 k.p.) służyć ma przede wszystkim wyraźnemu określeniu punktu, jednostki, czy obszaru, w którym pracownik ma świadczyć swoje obowiązki, znajdując się w umówionym między stronami miejscu pracy, a więc bez potrzeby sięgania przez pracodawcę po instrumenty prawne dopuszczające w określonych sytuacjach zmianę tego miejsca. Nie budzi wątpliwości, że podróż służbowa stanowi nietrwałą zmianę miejsca wykonywania pracy przez pracownika. Celem art. 775 par. 1 k.p. jest zrekompensowanie pracownikowi wydatków zwiększonych właśnie dlatego, że wykonuje zadanie poza swoim miejscem pracy, wobec czego z tego punktu widzenia używane przez przepis pojęcie „stałe miejsce pracy” odpowiada pojęciu „miejsce wykonywania pracy” z art. 29 par. 1 pkt 2 k.p. Nie ma znaczenia zaś punt docelowy. Jego odległość od miejsca pracy, codzienne nawet związki z tą miejscowością pracownika (np. miejsca zamieszkania) nie są w żadnej mierze istotne odnośnie samej kwalifikacji wyjazdu jako podróży służbowej.
Zobacz procedurę w LEX: Podatkowe konsekwencje wyjazdów pracowniczych >
Czytaj również: Pracownikowi w podróży nie zawsze przysługuje pełna dieta>>
Przykład: Pracownik ma miejsce pracy w Gdańsku, otrzymał polecenie załatwienia sprawy służbowej w Sopocie. Wyjazd ten jest podróżą służbową. Nie ma tutaj znaczenia czas, łatwość komunikacji, a nawet możliwe, że minimalna odległość. To wszystko wpłynie na rozliczenia ale na samo kwalifikowanie tego wyjazdu.
Wyjazd służbowy poza miejsce pracy, którego celem jest miejscowość zamieszkania pracownika jest podróżą służbową. Nie ma w tym zakresie żadnego znaczenia to, że pracownik „i tak by wracał do domu”, a z takim sposobem myślenia można się niekiedy spotkać przy wyjeździe, który ma się zakończyć w miejscowości zamieszkania.
Czytaj w LEX: Oddelegowanie czy podróż służbowa - warunki oddelegowania >
Diety
Według par. 7 ust. 3 rozporządzenia MPiPS z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167), dieta nie przysługuje za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika. Nawiasem mówiąc pośrednio ta regulacja potwierdza bezwzględną konieczność kwalifikowania każdego wyjazdu do miejscowości zamieszkania jako podróży służbowej.
Przyjęto założenie, że pracownik ma w takiej sytuacji pełną możliwość spożywania posiłków w domu, delegacja nie zwiększa zatem kosztów ponoszonych przez niego na wyżywienie (dieta przy podróży krajowej jest zaś przeznaczona jedynie na zwiększone koszty wyżywienia – przynajmniej tak do tego podchodzi prawodawca). To rozwiązanie przypisane jest jednak jedynie do wyjazdów krajowych. W przepisach rozporządzenia nie przyjęto analogicznego dla delegacji zagranicznych. Pojawiają się zaś sytuacje – szczególnie w obszarze przygranicznym – w których pracownik pracuje w Polsce, a mieszka za granicą.
Przykład: Dwóch pracowników pracujących w Szczecinie (miejsce pracy) wyjeżdża w podróże służbowe do miejscowości, w których na stałe mieszkają. Jeden do Gryfina, drugi do Schwedt (Niemcy).
Pierwszy z nich za cały czas podróży służbowej nie uzyska diety. Nie ma przy tym znaczenia to,, czy podróż potrwa kilka godzin czy będzie realizować zadania służbowe w Stargardzie przez kilka dni.
Drugi pracownik uzyska w pełni dietę z tytułu podróży służbowej zagranicznej. Jej wysokość uzależniona będzie standardowo od czasu spędzonego na terytorium Niemiec i od zapewnionych pracownikowi posiłków.
Czytaj w LEX: Należności z tytułu podróży służbowej pracownika a składki ZUS >
Sprawdź również książkę: Orzecznictwo Sądu Najwyższego. Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych - Nr 2/2023 >>
Noclegi
Jadąc do miejscowości zamieszkania pracownik nie może również liczyć na świadczenia noclegowe. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu. Tym bardziej zatem wówczas, gdy pracownik jedzie do miejscowości pobytu stałego lub czasowego.
Tutaj również bezpośrednio wprowadzono taką regulację jedynie odnośnie delegacji krajowych. Zdaniem autora przy wyjazdach zagranicznych również jednak nie ma prawa do świadczeń noclegowych przy wyjeździe do miejscowości zamieszkania.
Czytaj również: Wyższe diety za krajowe podróże służbowe od 1 stycznia 2023 r.>>
Pozostałe świadczenia
Jadąc służbowo do miejsca zamieszkania pracownik nabywa prawo do rozliczenia wszystkich kosztów delegacyjnych. Przede wszystkim mogą to być koszty przejazdów. Ich rozliczenie powinno nastąpić w każdym przypadku narzuconego pracownikowi wyjazdu.
Przykład: Pracownik ma pojechać na spotkanie z klientem do oddalonej o 30 km od miejscowości pracy miejscowości. Tam też wyjazd ma się zakończyć.
Pracodawca nie może wychodząc z założenia, że będzie to faktycznie zwykły powrót pracownika do domu nie rozliczyć kosztów przejazdu. Powinien określić środek transportu i rozliczyć koszty z nim związane. Może być to np. – za zgodą pracownika – jego prywatny samochód. W takim przypadku rozliczenie opierałoby się na „kilometrówce”.
Sprawdź w LEX: Kalkulator krajowych podróży służbowych od 1.01.2023 r. >>>
Zgoda osób chronionych
Pracownicy w ciąży oraz pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 8 nie można bez ich zgody delegować poza stale miejsce pracy. Ograniczenie to dotyczy wszystkich wyjazdów mających charakter podróży służbowej bez względu na odległość ale również na fakt ewentualnego zamieszkiwania w danej miejscowości połączonego z codziennymi dojazdami z niej do miejsca pracy.
Przykład: Rodzic 5 letniego dziecka złożył oświadczenie o odmowie wyjazdów w podróże służbowe. Takie oświadczenie nie pozwala na narzucenie tej osobie żadnego wyjazdu służbowego, także do miejscowości w której mieszka. Możliwe jest jednak zgoda na jednostkowy wyjazd, co w praktyce w takiej sytuacji zapewne miałoby miejsce, gdyż pracownik wręcz bardzo mocno może być zainteresowany takim wyjazdem (np. w związku ze wskazaniem przez pracodawcę miejscowości zakończenia jako miejscowości zamieszkania i jednoczesnym uzyskaniem zwrotu kosztów przejazdu na trasie miejscowość pracy – miejscowość zamieszkania).
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
