Pracownik może domagać się udzielenia mu w roku kalendarzowym nie więcej niż 4 dni urlopu we wskazanym przez niego terminie (art. 167[2] Kodeksu pracy, dalej: k.p.). Pracodawca, co do zasady, powinien uwzględnić taki wniosek, a właściwie żądanie, które powinno do niego dotrzeć najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.
Odmowa jest możliwa, ale w sytuacjach bardzo szczególnych. W wyroku z 11 września 2012 r. (sygn. akt III PK 17/12), Sąd Najwyższy orzekł, że obowiązek udzielenia urlopu „na żądanie” nie jest bezwzględny, a pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika w pracy. Podobnie np. w wyroku z 28 października 2009 r. (sygn. akt II PK 123/09). Podkreślić jednak należy, że odmowa jest odstępstwem od reguły, którą jest obowiązek udzielenia urlopu na żądanie we wskazanym terminie.
Nie jest to dodatkowy urlop w wymiarze 4 dni, ale część z rocznego wymiaru urlopu (20 lub 26 dni), do którego przypisano jedynie pewną odmienność w zakresie samego terminu jego udzielania. Odbywa się ono w oderwaniu od ogólnych reguł wykorzystywania urlopów wypoczynkowych wynikających z art. 163 k.p. - termin wykorzystania tzw. urlopu na żądanie nie jest określany w planie urlopów, nie wynika także z ustaleń pracodawcy i pracownika.
Czytaj również: Czy wyraźna zgoda pracodawcy na urlop, w tym urlop na żądanie, jest konieczna?>>
Termin udzielenia niewykorzystanego urlopu na żądanie
Zgodnie z art. 168 k.p., urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 k.p. należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. Nie dotyczy to części urlopu udzielanego zgodnie z art. 167(2) k.p. Ustawodawca wprost wskazuje zatem, że urlop na żądanie nie jest objęty zasadą udzielenia go do końca września kolejnego roku.
Przykład: Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy w systemie podstawowym czasu pracy nie wykorzystał w 2025 r. 10 dni z należnego mu urlopu wypoczynkowego. W 2025 r. złożył raz wiosek o urlop na żądanie (1 dzień).
Z urlopu zaległego 7 dni powinno zostać udzielone do końca września 2026 r. W tym terminie nie musi on być w pełni zrealizowany, wystarczające jest jego rozpoczęcie - nawet jeżeli ten 7 dniowy urlop rozpocznie się 30 września zostanie prawidłowo zrealizowany obowiązek pracodawcy. Pracodawca i pracownik nie mogą ustalić, że urlop zaległy zostanie wykorzystany później, tj. np. dopiero w listopadzie.
Trzy dni z urlopu pozostałego z 2025 r. mogą zaś zostać wykorzystane nawet znacznie później, gdyż do końca 2026 r. Tyle bowiem zostało niezrealizowanego urlopu „na żądanie”, którego udzielenie nie jest objęte terminem z art. 168 k.p.
Zasady wnioskowania
W orzecznictwie sądowym ukształtowało się konsekwentnie obecnie przyjmowane stanowisko o możliwości jednostronnego nakazania pracownikowi wykorzystania zaległego urlopu.
Przykładowo, w uzasadnieniu wyroku Sądu Najwyższego z 7 maja 2008 r. (sygn. akt II PK 313/07) wskazano, że z art. 168 k.p. wynika obowiązek pracodawcy udzielenia pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie w przepisie tym określonym, a udzielenie urlopu we wskazanym terminie nie wymaga od pracodawcy uzyskania zgody pracownika i jest dla niego wiążące. Pracodawca może więc w czasie udzielonego urlopu nie dopuścić pracownika do pracy, a przejawiana przez pracownika gotowość do pracy nie może prowadzić do nabycia ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Tak również SN w wyroku z 24 stycznia 2006 r. (sygn. akt I PK 124/05) oraz PIP (stanowisko PIP z 12 marca 2020 r., pismo GIP znak: GPP-110-4560-8/09/PE/RP).
To jednak dotyczy urlopu, który pozostał z ubiegłego roku jako „zwykły” urlop. Niewykorzystany urlop na żądanie traci z końcem roku swój szczególny charakter i nie może być już realizowany jako uprawnienie pracownika do wskazani (narzucenia) terminu, w którym pracodawca co do zasady (poza szczególnymi przypadkami) ma udzielić urlopu.
Państwowa Inspekcja Pracy: Czy niewykorzystany urlop na żądanie przechodzi na rok następny?
Zgodnie z art. 167² Kodeksu pracy - dalej k.p. pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Urlop na żądanie nie stanowi urlopu dodatkowego, a tylko część urlopu wypoczynkowego w ramach wymiaru przysługującemu pracownikowi na podstawie art. 154 k.p. W myśl art. 167³ k.p. łączny wymiar urlopu wykorzystanego przez pracownika na zasadach i w trybie określonych w art. 167² k.p. nie może przekroczyć w roku kalendarzowym 4 dni, niezależnie od liczby pracodawców, z którymi pracownik pozostaje w danym roku w kolejnych stosunkach pracy. Jak stanowi art. 168 k.p. niewykorzystany urlop wypoczynkowy w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 k.p. należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. Nie dotyczy to jednak części urlopu udzielanego zgodnie z art. 167(2) k.p., czyli urlopu na żądanie. Pracodawca nie zobowiązuje pracownika do wykorzystania urlopu na żądanie, to pracownik zgłasza potrzebę jego wykorzystania. Pracownik nie ponosi konsekwencji niewykorzystania urlopu na żądanie, jeśli nie zgłasza potrzeby jego wykorzystania, korzysta tylko z planowanego urlopu wypoczynkowego. Zatem urlop na żądanie przechodzi na następny rok kalendarzowy jako zwykły urlop wypoczynkowy.
Termin wykorzystania zaległego urlopu „na żądanie” powinien zostać ustalony w porozumieniu z pracownikiem.
