Serwis Prawo.pl dotarł do najnowszej broszury „Standardy prostego języka urzędowego w MF i KAS”. - Standardy to broszura, w której znajdziesz informacje, w jaki sposób ułożyć i zredagować pismo. Broszura jest narzędziem, dzięki któremu realizujemy zapisy: zarządzenia nr 97 Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (z 29 lipca 2020 roku) w sprawie upowszechniania prostego języka urzędowego w jednostkach KAS, zarządzenia nr 21/BKP/2021 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Finansów (z 30 lipca 2021 r.) w sprawie upowszechniania prostego języka urzędowego w MF, każdego kolejnego zarządzenia na temat stosowania prostego języka urzędowego w resorcie finansów – wyliczają jej autorzy w informacjach o broszurze.
Czytaj również: Objaśnienia WHT - miało być prościej, ale nadal będą spory >>
Ulga językowa w MF i KAS
Już na wstępie dowiadujemy się, że od 2020 r. działa inicjatywa Ulga językowa – wspólny projekt MF i KAS, który łączy grono popularyzatorów takiego stylu komunikacji urzędowej. - Realizujemy w praktyce Deklarację prostego języka, którą od 2018 roku podpisują przedstawiciele ministerstw i innych instytucji publicznych oraz prywatnych – dołączyliśmy do tego grona w 2021 roku. Zmieniamy język kancelaryjny i urzędowy – żeby administracja publiczna komunikowała się w prosty i czytelny sposób. Dzięki temu zwiększamy zaufanie do administracji publicznej, usprawniamy kontakt z osobami o szczególnych potrzebach, jasno przedstawiamy motywy i cele naszych działań, działamy szybciej i efektywniej – czytamy dalej.
I tak Ministerstwo Finansów i KAS radzi, by urzędnik zanim zacznie pisać, jasno określił – do kogo i po co kieruje pismo, a jeśli ma ono wielu odbiorców – kto jest głównym odbiorcą i dostosował do niego treść i formę pisma. Według autorów broszury zależnie od charakteru sprawy lub relacji – czasem nie da się zastosować wszystkich zasad prostej komunikacji. Dotyczy to szczególnie pism z zakresu:
- postępowania podatkowego,
- kontroli podatkowej lub celno-skarbowej,
- spraw karnych skarbowych,
- prawa karnego,
- korespondencji dyplomatycznej lub związanej z legislacją,
- postępowań przed sądami administracyjnymi.
- W tych pismach stosuj prosty język urzędowy – jednocześnie dostosowuj tekst do sytuacji i praktyki – radzą autorzy broszury. I wyjaśniają: - Opracowujemy różne rodzaj pism i wiążą się z nimi inne wymagania prawne. Inaczej redagujemy decyzję określającą, a inaczej wezwanie do złożenia dodatkowych dokumentów lub wezwanie do osobistego stawiennictwa. Autor pisma, który zna szczegółowe okoliczności sprawy w jakiej pisze, decyduje jak zastosuje zasady prostego języka w swoim piśmie.
Cena promocyjna: 167.4 zł
|Cena regularna: 279 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 195.3 zł
Zasady Ulgi językowej
- Pisz, żeby być zrozumianym. Myśl o tym, jakie informacje powinien otrzymać odbiorca i w jaki sposób skutecznie mu je przekazać.
- Buduj relację z odbiorcą. Zwracaj się do odbiorcy tak, jakbyś z nim rozmawiał.
- Prowadź odbiorcę przez tekst. Pamiętaj o logice wypowiedzi, odpowiedniej kolejności informacji. Wprowadź śródtytuły, będą nawigacją dla odbiorcy.
- Im mniej, tym lepiej. Zamieszczaj w piśmie tylko to, co istotne lub konieczne. Istotne, czyli informacyjnie ważne dla odbiorcy. Konieczne, czyli wymagane przepisami.
- Koniec myśli i kropka. Jedną myśl zamykaj w jednym zdaniu – dzięki temu odbiorca będzie zapoznawał się z treścią krok po kroku.
- Nie komplikuj wypowiedzi. Pisz tak, jak mówisz – stosuj „naturalną” gramatykę.
- Pamiętaj, że to słowa budują treść. Dobieraj jak najprostsze słowa – unikaj „sztucznych” lub mało zrozumiałych zwrotów. Jeśli musisz użyć trudnego terminu – zastanów się, czy nie warto wyjaśnić jego znaczenia.
- O czynnościach pisz jednoznacznie. Czynności opisuj czasownikami, używaj form osobowych – unikaj strony biernej, imiesłowów czy form bezosobowych.
- Zadbaj o przejrzystość pisma. Dziel tekst na akapity. Przy wyliczeniach stosuj wypunktowania. Pamiętaj o edycji tekstu. Formatowanie tekstu to nie tylko kwestia estetyki, to kwestia zapewnienia dostępności, w tym dla osób ze szczególnymi potrzebami.
- Sprawdzaj. Poprawiaj. Ulepszaj. Sprawdź pismo, które uważasz za gotowe. Poprawiaj to, co niezgodne z zasadami prostego języka. Ulepszaj to, co możesz ulepszyć.
Dalej urzędnicy mogą dowiedzieć się o piśmie w standardzie Ulgi językowej – o rodzaju i rozmiarze czcionki, wyrównaniu tekstu, pogrubieniu i interlinii, co mogą zobaczyć na przykładowych szablonach pism MF i KAS. A także co, gdzie i jak napisać oraz jak stosować tytuły zawodowe i jakich zwrotów grzecznościowych używać.
- Jeśli piszesz w imieniu organu, który reprezentujesz – używaj męskiej formy czasowników. Męska forma osobowa (naczelnik, dyrektor, minister) wynika z nazwy organów, które są określone w przepisach. Nie ma tu znaczenia płeć osoby, która pełni funkcję organu, jest piastunem organu lub działa w imieniu lub z upoważnienia tego organu w danej sprawie. Taka forma znajduje się również na pieczęciach urzędowych – czytamy w broszurze. W niej urzędnicy znajdą też wskazówki, jak cytować przepisy i jak używać parafrazy. - Użyj jej, kiedy chcesz przekazać odbiorcy treść przepisu językiem prostszym niż język prawny, który został użyty w ustawie. Treść parafrazy może akcentować różne elementy przepisu – czytamy.
- Na pewno są dwa problemy: język przekazywania informacji i zasadnicza treść komunikatu. Przy prostych pismach, jak na przykład dotyczących czynności sprawdzających, faktycznie jest już lepiej. W decyzjach, postanowieniach i innych władczych rozstrzygnięciach wciąż w korespondencji z podatnikiem widać dawne nawyki, a język tych pism pozostawia wciąż wiele do życzenia. Trudność podatnikom wciąż sprawia zrozumienie treści rozstrzygnięcia – mówi Przemysław Hinc, doradca podatkowy i członek zarządu w kancelarii PJH Doradztwo Gospodarcze. Odnosząc się do wskazań zawartych w „Standardach prostego języka urzędowego w MF i KAS”, użyteczny jest też sposób prezentacji tekstu, cytowania przepisów, parafrazowania tekstu, który poprawia komunikację. – Do dziś dostajemy pisma od podatników z prośbą o wytłumaczenie, czego dokładnie oczekuje od nich urząd – podkreśla. I dodaje: - Na pewno proste pisma są czytelne, natomiast bardziej skomplikowane wymagają wciąż dogłębnej analizy.
Zdaniem Przemysława Hinca, jakość przepisów i ich wykładnia to zupełnie inna kwestia. – Przepisy zawsze będą wymagały interpretacji, bo otoczenie prawne ulega ciągłej zmianie i na nowo należy oceniać dany przepis w kontekście, w jakim w danym momencie historycznym, rozwoju wiedzy o prawie, się znajduje. Wadliwa jest próba wykładni na tzw. chłopski rozum, bo może prowadzić na manowce. A konsekwencje błędnego zinterpretowania normy prawnej mogą okazać się dla podatników dotkliwe.
Sprawdź również książkę: Metodyka pracy pełnomocnika w sprawach administracyjnych i sądowoadministracyjnych >>
To nie język administracji publicznej jest problemem
- W mojej pracy język administracji publicznej nie stanowi problemu. Mam świadomość, że język, jakim są napisane oficjalne pisma odzwierciedla styl, w jakim napisane są ustawy i rozporządzenia. Język administracji dostosowuje się po prostu do języka aktów prawnych – mówi Renata Bugiel, adwokat z kancelarii GKR Legal. I dodaje: - Jeśli miałabym wskazać realny problem w administracji publicznej, to byłaby to raczej potrzeba usprawnienia procedur obsługi klienta oraz bardziej ludzkiego podejścia. W tym zakresie zauważam pozytywne zmiany np. w urzędach pracy. Oczywiście uproszczenie języka pism urzędowych byłoby korzystne. Jednak moim zdaniem priorytet to inwestowanie środków publicznych w poprawę systemu obsługi obywateli, co stanowi realny problem i jest większym wyzwaniem.
Zdaniem Katarzyny Kameckiej, eksperta ds. prawa pracy Polskiego Towarzystwa Gospodarczego, kwestie podnoszone w broszurze to jest oczywistość. – Każda osoba, zazwyczaj już w szkole średniej nabywa taką wiedzę dotyczącą pisania pism. To powinno być naturalne – mówi wprost.
Jak twierdzi Katarzyna Kamecka, każdą inicjatywę polepszającą komunikację na linii organ administracji publicznej – obywatel należy ocenić pozytywnie. – Nie demonizowałabym jednak tego ani nie gloryfikowałabym tego – zaznacza. W jej ocenie większy nacisk należy położyć na terminowość załatwiania spraw, jednolitość w podejściu do interpretacji tych samych przepisów, żeby nie było tak, że urząd w Szczecinie inaczej rozumie prawo niż ten w Katowicach czy Rzeszowie. - Należy budować relację opartą na partnerstwie i otwartą postawę do obywatela – wylicza Kamecka. I zaznacza: - Państwo ma edukować a nie antagonizować relacje z obywatelem, przedsiębiorcą. To, że pismo będzie napisane prostszym językiem i ktoś, kto je przeczyta, będzie je rozumiał, nie jest wystarczające. Bo język urzędowy administracji publicznej to część szerszego problemu, a jego usprawnienie to pierwszy krok do poprawy sytuacji.
Czytaj też w LEX: Szczypińska Wioletta, Posługiwanie się polskimi tłumaczeniami obcojęzycznych dokumentów przed organami administracji publicznej>
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
