Zgodność z przepisami spędza sen z powiek w kadrach
Nie braki personalne, nie technologia ani zarządzanie budżetem na wynagrodzenia są największymi bolączkami działów HR w firmach, ale zgodność z aktualnymi przepisami. To zdaniem zatrudnionych w kadrach najbardziej wymagających i wywołujący najwięcej wątpliwości i obaw obszar zarządzania listą płac – wynika z badania przeprowadzonego przez ADP.
Badanie „Potential of payroll 2026”, przeprowadzone przez ADP, pokazuje, że aż 75 proc. firm przyznaje, że nadążanie za dynamicznie zmieniającymi się przepisami prawa pracy i podatkowymi w różnych jurysdykcjach stanowi dla nich istotne wyzwanie operacyjne i strategiczne. 68 proc. badanych organizacji deklaruje, że ponosi kary za niezgodność z przepisami raz lub dwa razy w roku. 7 na 10 respondentów nie potrafi precyzyjnie ocenić, w których obszarach ich organizacja może nie spełniać wymogów regulacyjnych. W 47 proc. przypadków to właśnie zmiany prawne są wskazywane jako najczęstsze źródło błędów w liście płac.
Oznacza to, że wiele firm funkcjonuje w warunkach niepewności, często nie mając pełnej widoczności możliwych uchybień. Presja regulacyjna jest na tyle silna, że 69 proc. ankietowanych przyznaje, iż woli wypłacić pracownikom wyższe świadczenia niż narażać się na ewentualne konsekwencje naruszenia przepisów. To pokazuje skalę kosztów reputacyjnych i finansowych, jakie generują błędy w liście płac, niezależnie od tego, w jakim kraju organizacja prowadzi działalność. Sprawa dodatkowo komplikuje się, gdy firma jest obecna w więcej niż jednym kraju lub zatrudnia pracowników, którzy rozliczają się według różnych systemów podatkowych.
Czytaj również: Rok 2026 pełen kosztotwórczych i niebezpiecznych zmian dla pracodawców>>
Wyzwania regulacyjne na horyzoncie
Dużym wyzwaniem dla organizacji w 2026 roku będzie implementacja przepisów wynikających z tzw. dyrektywy płacowej. Wprowadza ona m.in. obowiązek raportowania luki płacowej, większą transparentność dotyczącą wynagrodzeń oraz struktury stanowisk w firmie, a także prawo pracowników do uzyskania informacji o poziomach płac na porównywalnych stanowiskach. Nowe regulacje stwarzają konieczność stworzenia obiektywnych systemów wartościowania pracy oraz pełnej dokumentacji struktury wynagrodzeń w firmie i stojących za nią decyzji. Dla pracodawców jest to nie tylko projekt prawny, lecz także szeroka transformacja procesów HR, płacowych i biznesowych, wymagająca ścisłej współpracy działów prawnych, finansowych i kadrowych.
Inną kwestią, jaką muszą uwzględnić działy kadr i płac, są znowelizowane przepisy (obowiązujące od 27 stycznia) doprecyzowujące termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Zgodnie z nimi, wypłata ekwiwalentu powinna nastąpić w dniu wypłaty wynagrodzenia, a jeżeli termin ten przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę, pracodawca będzie zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu w ciągu 10 dni od rozwiązania stosunku pracy.
– Regulacja nie jest w pełni komplementarna, ponieważ obejmuje i reguluje w przejrzysty sposób termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, pomijając inne świadczenia, które stają się wymagalne z dniem ustania zatrudnienia (np. odprawa emerytalno-rentowa, odprawa z tytułu tzw. zwolnień grupowych, czy też wreszcie ostatnie wynagrodzenie za pracę – mówi Tomasz Czerkies, radca prawny w ADP Polska.
Kolejnym wyzwaniem, jakie powoduje dużo zamieszania w działach HR w tym roku, są nowe zasady liczenia stażu pracy, które wpływają m.in. na wymiar urlopu oraz wypłatę dodatków stażowych i nagród jubileuszowych. Od 1 maja 2026 r. zespoły payroll w sektorze prywatnym będą miały obowiązek na wniosek pracownika przeliczyć staż na podstawie dostarczonych przez niego dokumentów.
– Istotne w tym przypadku jest, aby precyzyjnie, na podstawie przepisów, określić, jakiego rodzaju aktywności zawodowe mogą powiększyć staż pracy oraz jakie dokumenty (dowody) mogą ten staż potwierdzić. Ponadto z punktu widzenia pracodawców warto wprowadzić procedurę, która zapewni pracownikowi pełną i transparentną informację w przypadku odmowy zaliczenia wnioskowanego przez pracownika okresu pracy – podkreśla Tomasz Czerkies.
Raport „Potential of payroll 2026” powstał na podstawie badania opinii 1816 specjalistów z 20 krajów, odpowiedzialnych za obsługę listy płac w organizacjach zatrudniających co najmniej tysiąc osób.
