Czytaj również: Sąd: Nie można opierać decyzji na pomyłce w dokumentacji medycznej>>
Informacja dla pracowników i byłych pracowników
W przypadku zmiany postaci prowadzenia dokumentacji pracodawca informuje pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy o:
- zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej;
- możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania tej informacji.
Zawiadomienie o możliwości odbioru musi zostać przekazane (w postaci papierowej lub elektronicznej) także byłym pracownikom. Dotyczy to tych przypadków, w których elektronizacja objęła także ich dokumentacje, gdyż nie jest wykluczone, że pracodawca zmienia postać dokumentacji jedynie osób pozostających nadal w stosunku pracy.
Jakkolwiek przepisy tego nie wymagają zalecać można, by w informacji jasno wskazać, że w razie nieodebrania dotychczasowej postaci dokumentacji może ona zostać zniszczona przez pracodawcę.
Przykład: Czy pracodawca może w informacji wskazać na dłuższy termin odbioru (np. 3 miesiące)? Byłoby to korzystne dla byłych pracowników, z których część zamieszkuje w znacznym oddaleniu od firmy?
Przepisy nie ustanawiają bezwzględnie obowiązującego terminu. Termin kodeksowy nie może zostać skrócony ale nic nie stoi na przeszkodzie, by został wydłużony. Działanie takie na pewno nie może zostać uznane za działanie na szkodę osób uprawnionych do odbioru dokumentacji, a biorąc pod uwagę brak bezwzględnego wymogu zniszczenia dokumentacji w razie jej nieodebrania trudno przyjmować jednocześnie, że jedyny możliwy termin to ustawowe 30 dni.
Doprecyzowanie odnośnie doręczenia informacji zawarte jest w par. 15 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2026 r., poz. 474). Pracodawca doręcza, za pokwitowaniem, pracownikowi albo byłemu pracownikowi informację albo zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej. Doręczenia dokonuje się osobiście albo za pośrednictwem:
- operatora pocztowego;
- osoby upoważnionej przez pracodawcę;
- środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia.
Potwierdzenie wypełnienia obowiązku informacyjnego należy umieścić w aktach osobowych:
- w części B - w przypadku przekazywania jej pracownikom,
- w części C - w przypadku przekazywana jej byłym pracownikom
Zniszczenie dokumentacji
Pracownik, były pracownik, a przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika członek rodziny zmarłego wskazany w art. 94(9) par. 3 Kodeksu pracy (dalej: k.p.) może odebrać dotychczasową postać dokumentacji w terminie wskazanym przez pracodawcę w zawiadomieniu.
Zgodnie z art. 94(10) k.p., w przypadku nieodebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej pracodawca może zniszczyć poprzednią postać takiej dokumentacji. Przepisy tworzą uprawnienie do zniszczenia dokumentacji, a nie obowiązek. W pełni dopuszczalne jest dalsze jej przechowywanie.
Ważne! Nie został narzucony żaden termin na zniszczenie dotychczasowej postaci dokumentacji, co pozostaje w oczywistym związku z brakiem obowiązku jej zniszczenia.
Mogą pojawiać się wątpliwości odnośnie zwiększenia możliwości wypływu danych osobowych zawartych w dokumentacji w związku z ich zdublowaniem - przyjmując statystyczne zwiększenie możliwości wystąpienia takiego skutku w związku z dwoma postaciami dokumentacji. Pracodawca jednak nadal jest w pełni obowiązany do przechowywania dokumentacji (w tym jej „nieaktywnej” już postaci) w sposób uniemożliwiający dostęp do niej osób nieupoważnionych. Częściej wskazuje się na minimalizację danych. Tak np. M. Lekston [w:] Kodeks pracy. Komentarz. Tom II. Art. 94–304(5), wyd. VII, red. K. W. Baran, Warszawa 2025, art. 94(10): „W myśl poglądów wyrażanych w doktrynie, zachowanie dwóch form dokumentacji pracowniczej jest zrozumiałe, nie odpadła bowiem podstawa do przechowywania dokumentacji, a doszło jedynie do zmiany postaci, w jakiej jest ona prowadzona i przechowywana 132 . Wypada jednak zauważyć, że takie podejście projektodawcy może budzić wątpliwości 133 w odniesieniu do przepisów RODO, szczególnie gdy chodzi o ustanawiający zasadę minimalizmu art. 5 ust. 1 lit. c, zgodnie z którym dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Choć przywołany przepis odnosi się do zakresu podmiotowo-przedmiotowego danych osobowych, to można także jego dyspozycję analizować w kontekście komentowanej normy w zakresie, w jakim umożliwia dublowanie formy prowadzonej i przechowywanej dokumentacji pracowniczej. Gromadzenie danych osobowych w obu formach – elektronicznej i papierowej – można traktować jako praktykę wykraczającą poza wymiar niezbędny do tego, co uzasadnia istota stosunku pracy.”
Zmiana postaci dokumentacji - najczęściej z papierowej na elektroniczną – ma na celu ułatwienie pracy z dokumentacją, dostępu do niej ale również ograniczenie problemów, kosztów związanych z przechowywaniem obszernej objętościowo dokumentacji papierowej. Stąd w praktyce pracodawcy podejmują raczej decyzje o jej zniszczeniu.
