W poniedziałek, 2 listopada w nocy opublikowane zostało w Dzienniku Ustaw rozporządzenie Rady Ministrów z 2 listopada 2020 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii (Dz.U. poz. 1931). Jedną z zasadniczych zmian, jakie wprowadziło jest skierowanie na pracę zdalną pracowników administracji publicznej, w tym także jednostek samorządu terytorialnego (dalej: jst).
Czytaj również: Będzie zasiłek dla opiekujących się dziećmi lub członkami rodziny na kwarantannie>>
Urzędnicy wysłani na pracę zdalną, ale czy wszyscy?
Chodzi o par. 1 pkt 6 rozporządzenia, który do zmienianego rozporządzeniu z 9 października 2020 r. dodał nowy par. 24a. Zgodnie z jego ust. 1, do dnia 4 grudnia 2020 r. w urzędach administracji publicznej lub jednostkach organizacyjnych wykonujących zadania o charakterze publicznym kierownicy urzędów administracji publicznej, dyrektorzy generalni urzędów lub kierujący jednostką organizacyjną polecają pracownikom wykonywanie pracy zdalnej, z wyjątkiem jednostek organizacyjnych sądów i prokuratury.
Do warunków świadczenia pracy zdalnej stosuje się przepisy art. 3 ust. 3–8 ustawy z 2 marca 2020 r. w sprawie COVID-19. Co więcej, na podstawie ust. 2, kierownik urzędu administracji publicznej, dyrektor generalny urzędu lub kierujący jednostką organizacyjną wykonującą zadania o charakterze publicznym może wyłączyć z zakresu pracy zdalnej pracowników realizujących zadania niezbędne do zapewnienia pomocy obywatelom lub inne zadania niezbędne ze względu na przepisy prawa lub potrzeby urzędu lub jednostki, jeżeli nie jest możliwe ich wykonywanie w ramach pracy zdalnej.
- O tym, że rząd odgórnie zamierza uregulować pracę zdalną w administracji publicznej, w tym w jednostkach samorządu terytorialnego, dowiedzieliśmy się z konferencji prasowej premiera w piątek, 30 października. W sobotę odbyliśmy robocze spotkanie z przedstawicielami administracji rządowej, w którym wziął udział także Pan Premier. W niedzielę, 1 listopada pracowaliśmy nad przesłanym nam projektem. Mimo zgłaszanych uwag i propozycji, w Dzienniku Ustaw opublikowane zostało praktycznie to, co pierwotnie zaproponował rząd. Nasze propozycje nie zostały uwzględnione – mówi serwisowi Prawo.pl Tomasz Fijołek, dyrektor Biura Unii Metropolii Polskich.
Czytaj w LEX: Wpływ epidemii koronawirusa na samorządy >
Zdaniem Tomasza Ludwińskiego, przewodniczącego Krajowej Sekcji Administracji Skarbowej NSZZ „Solidarność”, niepokojący może być ust. 2 dodawanego par. 24a rządowego rozporządzenia, zgodnie z którym kierownik urzędu administracji publicznej, dyrektor generalny urzędu lub kierujący jednostką organizacyjną wykonującą zadania o charakterze publicznym może wyłączyć z zakresu pracy zdalnej pracowników realizujących zadania niezbędne do zapewnienia pomocy obywatelom lub inne zadania niezbędne ze względu na przepisy prawa lub potrzeby urzędu lub jednostki, jeżeli nie jest możliwe ich wykonywanie w ramach pracy zdalnej. - To jest ogólne stwierdzenie i obawiam się, że w jednostkach administracji skarbowej wiele osób będzie musiało przychodzić do pracy nie tylko z uwagi na systemy, do których pracownicy mają dostęp wyłącznie w urzędzie – mówi Tomasz Ludwiński.
W jego opinii, pracodawca ma obowiązek zapewnić możliwość wykonywania pracy i zabezpieczyć pracowników. Tymczasem, jak twierdzi, zgłaszane są problemy w urzędach administracji skarbowej ze środkami ochrony – np. pracownicy muszą sami kupować maseczki, bo od marca otrzymali jedną jednorazową. Największym jednak problemem jest brak informacji o przypadkach zachorowania w urzędzie. – Co do zasady żaden też dyrektor izby administracji skarbowej nie kupił testów dla pracowników nawet tam, gdzie przypadki koronawirusa wystąpiły i należałoby przebadać pracowników. Pracodawca nie chce sfinansować badania. Nie chce nawet badać temperatury. Jest to o tyle niezrozumiałe, że w Ministerstwie Finansów już przy wejściu wszystkim mierzona jest temperatura, a w jednostkach podległych ministerstwu nie – zaznacza Tomasz Ludwiński.
Praca zdalna nieobca samorządowcom od marca
- W naszym Urzędzie Metropolitalnym na szczęście większość procesów mamy skomputeryzowane. Dzięki determinacji przewodniczącego wyeliminowaliśmy do minimum papier i już od marca mamy możliwość pracy zdalnej – w praktyce zastosowaliśmy pracę hybrydową – mówi serwisowi Prawo.pl Danuta Kamińska, wiceprzewodnicząca zarządu Górnośląsko-Zagłębiowskiej Metropolii. Jak podkreśla, większość pracowników pracuje na służbowym sprzęcie komputerowym, dodatkowo wprowadzony został dość wysoki poziom zabezpieczeń. - Niezależnie od tego należy zauważyć, że w naszym urzędzie nie ma np. zbyt dużo spraw objętych tajemnicą podatkową, jak to ma miejsce w gminach – zaznacza Danuta Kamińska.
Czytaj w LEX: Ochrona danych osobowych przy pracy zdalnej >
- Nasze miasta od początku wybuchu pandemii tworzyły lokalnie dobre modele pracy zdalnej, bo inaczej wygląda sytuacja, gdy urząd funkcjonuje w jednym budynku, a inaczej, gdy w kilku. Praca organizowana jest naprzemiennie, zespoły są często podzielone na podzespoły, a wszystko po to, aby w razie wysłania na kwarantannę jednej grupy pracowników pozostałe zespoły mogły pracować bez przeszkód. Wprowadzono pracę zdalną z obowiązkiem raportowania jej efektów. Wszystko funkcjonuje w różnej formule zależnej od uwarunkowań i potrzeb lokalnych, i za wszystko odpowiadają kierownicy jednostek – podkreśla z kolei Tomasz Fijołek. I dodaje: Jako Unia Metropolii Polskich proponowaliśmy, by odgórnie nie wprowadzać żadnych zmian, a jeżeli już, to rekomendacje. Cel przedstawiony przez Pana Premiera na sobotnim (31.10.) spotkaniu strony samorządowej z przedstawicielami administracji rządowej jest już w naszych miastach realizowany najlepiej i najbardziej odpowiedzialnie, jak to tylko możliwe. Doregulowanie pracy zdalnej przez rząd w rozporządzeniu jest dla nas zaskoczeniem.
Natomiast zdaniem Andrzeja Porawskiego, dyrektora Biura Związku Miast Polskich, rządowe rozporządzenie jest elastyczne i daje możliwość nie tylko utrzymania i modyfikacji rozwiązań już wprowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego, ale także wprowadzania nowych.
Zobacz procedurę w LEX: Zasady wykonywania pracy zdalnej w okresie stanu epidemii >
Wśród samorządowców słychać też głosy, że odgórne skierowanie pracowników samorządowych przez premiera na pracę zdalną nie znajduje – ich zdaniem - podstaw prawnych i stanowi nadmierną ingerencję w autonomię jednostek samorządu terytorialnego, w szczególności w swobodę organizacji pracy jednostek samorządowych przez ich kierowników.
Sprawdź również książkę: Czas pracy w praktyce. Rozwiązania dotyczące czasu pracy związane z COVID-19 >>
Praca zdalna przyśpieszy digitalizację
- Przejście na pracę zdalną w administracji publicznej powinno przyśpieszyć digitalizację procesów – uważa Michał Kibil, adwokat, senior partner w kancelarii DGTL Kibil Piecuch i Wspólnicy. Jak podkreśla, przejście na pracę zdalną i związana z tym konieczność zapewnienia przez pracodawców narzędzi do wykonywania pracy zdalnie nie oznacza wcale konieczności dokonywania szybkich zakupów.
– Z tym wyzwaniem już na samym początku pandemii mierzyli się pracodawcy sektora prywatnego. Jak wynika z rozmów, które prowadziliśmy z szefami HR’ów, tam gdzie nie było możliwe zapewnienie wszystkim komputerów przenośnych, na początku dostarczano do domów pracowników ich komputery stacjonarne, drukarki a nawet skanery. W kolejnych miesiącach systematycznie ograniczano liczbę papieru występującego w obiegu oraz doposażano zakłady pracy. Jeżeli urzędowi zależy na czasie, nie ma przeszkód, by rozpisać zamówienie publiczne na dostarczenie sprzętu komputerowego z uwzględnieniem w kryteriach „czasu realizacji zamówienia” obok „ceny” – podkreśla mec. Kibil. I dodaje: Ponieważ są takie procesy w urzędach, których nie da się zdigitalizować, takie jak skanowanie korespondencji przychodzącej, część pracowników urzędu będzie musiała być obecna w pracy. Niemniej powinniśmy przewidzieć zagrożenia epidemiologiczne i nie zobowiązywać wszystkich pracowników kancelarii urzędu do przychodzenia w tym czasie.
Czytaj w LEX: Zmiany w organizacji pracy w urzędach gmin w związku z wprowadzeniem stanu epidemii >
W ocenie mec. Kibila, urzędnicy też mogą pracować hybrydowo – w podziale na zespoły i tygodnie, by zagwarantować ciągłość funkcjonowania danego procesu, jeżeli któryś z nich by zachorował. Jak podkreśla, urzędy powinny pamiętać, że do wdrożenia pracy zdalnej nie wystarczy dostarczenie komputera oraz danie pracownikowi skierowania do pracy z domu. - Należy zarządzić m.in. zmianami w zakresie ochrony danych osobowych, zapewnić infrastrukturę dostosowaną do zasad cyberbezpieczeństwa, czy też upewnić się czy infrastruktura pracownika jest wystarczająca do realizacji pracy zdalnej – zaznacza mec. Michał Kibil. Według niego, wskazanych obszarów jest zdecydowanie więcej, co jedynie pokazuje, że planując stosowanie pracy zdalnej, należy się do niej odpowiednio przygotować, bo inaczej pozostanie nam tylko improwizacja.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
