Odpowiedź:  w sytuacji przedstawionej w pytaniu, wydaje się iż nie ma przeszkód, aby wykonawcy aktorowi wypłacić ryczałt za nocleg, o ile takie uzgodnienie znajdzie się w treści umowy.

Uzasadnienie: analizując sytuację przedstawioną w pytaniu należy zwrócić uwagę na fakt, iż z treści pytania nie wynika czy ryczałt za nocleg miałby być płacony w sytuacji zlecenia aktorowi wyjazdu służbowego czy też w jakichkolwiek innych okolicznościach np. po prostu w związku ze wykonywaniem pracy w ramach umowy o dzieło.

Z uwagi na brak informacji dotyczących sytuacji w związku, z która miałby być wypłacany ryczałt  za nocleg, w dalszej części uzasadnienia skupię się na przedstawieniu warunków dotyczących zlecania osobie wykonującej dzieło wyjazdu służbowego i wypłaty ryczałtu za nocleg.

Zgodnie z art. 21 pkt 16 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:  podróży osoby niebędącej pracownikiem do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Mając na uwadze powyższe w umowie o dzieło obok określenia kwoty wynagrodzenia należy zawrzeć zapis, zgodnie z którym osoba (lub firma), która zleca wykonanie dzieła pokrywa koszty wyjazdu wykonującego dzieło do wysokości limitów określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r.  poz. 167) – dalej r.p.s. I tak, zgodnie z powołanym rozporządzeniem, w przypadku pracownika, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. Natomiast w przypadku podroży zagranicznej, w razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, określonego w załączniku do  r.p.s. obowiązującego w poszczególnych krajach.

Mając na uwadze powyższe w sytuacji przedstawionej w pytaniu, aby ryczałt za nocleg na obszarze kraju, był wolny od podatku dochodowego od osób fizycznych, nie może być wyższy niż 150% diety a w przypadku podróży zagranicznej nie może być wyższy niż 25% limitu określonego ww. rozporządzeniu. Kwoty należności oczywiście mogą być wyższe niż w rozporządzeniu ale wówczas będą podlegały opodatkowaniu powyżej kwot wskazanych w ww. rozporządzeniu.

Czytaj: Umowy o dzieło pod ścisłą kontrolą ZUS

 

W przypadku zawarcia umowy o dzieło i w przypadku ewentualnych wyjazdów służbowych nie będzie natomiast składek ZUS (nawet powyżej w kwot wskazanych w r.p.s) gdyż zgodnie z art. 5 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. z 1998, poz. 161, nr 1106 z późn. zm.) – podstawy wymiaru składek stanowią świadczenia osób wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia. Z uwagi na fakt, iż w tym przepisy nie zostały wymienione umowy o dzieło nie ma podstawy do opodatkowania należności z tytułu wyjazdów służbowych osób wykonujących prace na podstawie umowy o dzieło.

Więcej odpowiedzi na pytania z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych znajdziesz w Kompasie Księgowo Kadrowym