W jaki sposób należy rozliczyć przychód uzyskany z automatu do gier zręcznościowych?

Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, usługi gastronomiczne, podpisała umowę z firmą zewnętrzną "umowę o wspólnym przedsięwzięciu". Umowa dotyczy zasad wspólnego osiągania dochodów w zakresie poszerzania oferty dla klientów przy pomocy wspólnej eksploatacji urządzeń do gier rozrywkowych "zręcznościowych". Gastronomia (bar) otrzymuje fakturę kosztową od firmy zewnętrznej na kwotę 1500 zł do tejże umowy, jako czynsz. Przedstawiciele tej firmy przyjeżdżają raz w miesiącu i wyciągają z tej gry pieniądze dając 30% kwoty, którą wyliczą Gastronomii. Pozostałe 70% zabierają. Odbywa się to bez żadnych dokumentów.

Pytanie:
W jaki sposób ma zachować się gastronomia?
Jak opodatkować pieniądze otrzymane do ręki?
Czy otrzymywana faktura może być kosztem podatkowym prowadzonej działalności?

Odpowiedź:
W treści pytania nie zostało dokładnie wskazane jak sformułowana jest łącząca strony umowa rozumiem jednak, iż 30%, które Państwo otrzymują jest wynagrodzeniem za świadczone usługi (np. związane z utrzymaniem automatów w należytym stanie). Jeżeli tak jest na podstawie sporządzonego dokumentu, należałoby moim zdaniem zgodnie z zawartą przez strony umową wystawić fakturę dokumentującą uzyskany przychód.

Pamiętać ponadto należy, że od dnia 1 stycznia 2017 r. istnieją ograniczenia co do możliwości rozliczania w kosztach podatkowych wydatków opłacanych gotówką.
Zgodnie z art. 14 ust. 1c–1i ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - dalej u.p.d.o.f., za datę powstania przychodu z działalności gospodarczej uważa się dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień:
- wystawienia faktury albo
- uregulowania należności.

Jeżeli strony ustalą, iż usługa jest rozliczana w okresach rozliczeniowych, za datę powstania przychodu uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze, nie rzadziej niż raz w roku.
W przypadku otrzymania przychodu, do którego nie stosuje się powyższych zasad, za datę powstania przychodu uznaje się dzień otrzymania zapłaty.
Dowód, na podstawie którego dokonywane jest rozliczenie wpłat i wypłat z automatu, jest dowodem wewnętrznym (w przypadku podatników prowadzących księgi rachunkowe powinien zostać opisany w dokumentacji rachunkowości). Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Z kolei w przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów zgodnie z § 12 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - dalej r.p.k.p.r. podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:
- faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej "fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub
- inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

W kontekście cytowanych przepisów wątpliwości budzi fakt otrzymania pieniędzy bez sporządzenia żadnej dokumentacji w tym zakresie.
Przy rozliczaniu automatów do gier winny być sporządzone karty rozliczeniowe, zawierające dane, o których mowa wyżej.
W treści pytania nie zostało dokładnie wskazane jak sformułowana jest łącząca strony umowa rozumiem jednak, iż 30%, które Państwo otrzymują jest wynagrodzeniem za świadczone usługi (np. związane z utrzymaniem automatów w należytym stanie) a nie przychodem z gier bo takiego bez odpowiedniego zezwolenia nie mogą Państwo uzyskać. Jeżeli tak jest na podstawie sporządzonego dokumentu, należałoby moim zdaniem zgodnie z zawartą przez strony umową wystawić fakturę dokumentującą uzyskany przychód.
Odnosząc się do drugiej części pytania należy wskazać, iż zgodnie z art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f. kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1.
Nie ma więc przeszkód aby rozliczyć fakturę dot. czynszu jako koszt uzyskania przychodów, wynikający z zawartej umowy.
Pamiętać jednak należy, że od 1 stycznia 2017 r., istnieją ograniczenia co do możliwości rozliczania w kosztach podatkowych wydatków opłacanych gotówką.
Zgodnie z art. 22p ust. 1 u.p.d.o.f., podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 22 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej - dalej u.s.d.g. została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego.
Stosownie natomiast do art. 22 ust. 1 u.s.d.g. dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy:
1) stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
2) jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15.000 zł.
W świetle powyższych regulacji i na tle przedstawionego stanu faktycznego ponieważ wszystkie rozliczenia pomiędzy kontrahentami dotyczą jednej umowy organy podatkowe przy obliczaniu limitu 15.000 zł mogą wziąć pod uwagę wartość umowy dlatego też należałoby zadbać o to aby wszelkie rozliczenia pomiędzy kontrahentami były realizowane za pośrednictwem rachunku bankowego.

[Uwaga - Odpowiedź ta jest już nieaktualna od 30 IV 2018 r.]