Istota formuły opodatkowania ryczałtowego sprowadza się do tego, że podatnik opłaca podatek dochodowy nie od dochodu, a od przychodu (pomniejszonego o nieliczne odliczenia), przy czym jest on wyznaczany za pomocą stawek, w znacznej części znacznie niższych niż te, które mają zastosowanie w podatku dochodowym opłacanym na zasadzie ogólnej. Istotnym przy tym jest to, że wysokość stawek uzależnione jest od przedmiotu prowadzonej działalności. W założeniu ryczałt od przychodów ewidencjonowanych dedykowany jest opodatkowaniu przychodów z działalności gospodarczej, z zastrzeżeniem przychodów z najmu, ale takiej, która prowadzona jest w niezbyt dużym zakresie. Zatem jest to przywilej, z którego nie każdy może skorzystać.                                       

Takie cechy ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych powodują, że podatnicy stosunkowo łatwo mogą utracić możliwość jego stosowania. Szczególnie przed końcem roku podatkowego warto przeanalizować wysokość przychodów z działalności gospodarczej. Ważnym jest to, abyśmy weryfikowali przedmiot naszych świadczeń a także to, z kim zawieramy umowy. Ze względu na wyjątkowy charakter takiej formuły opodatkowania może  okazać się, że fakt iż wykonaliśmy jakieś świadczenie lub zarobiliśmy wykonując sprzedaż dla „niewłaściwego" podmiotu, pozbawi nad prawa do opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych przewidziany jest dla podatników prowadzących działalność gospodarczą na niezbyt dużą skalę. Z tego wynika jedno z najważniejszych ograniczeń. Otóż, jeżeli w ten sposób opodatkowujesz przychody z działalności gospodarczej i taka formuła odpowiada ci (ze względu na prostotę lub/i wysokość płaconego podatku) musisz zwrócić uwagę na to, aby twoja działalność nie rozwinęła się nadmiernie.
Podatnicy opłacają w roku podatkowym ryczałt od przychodów ewidencjonowanych z pozarolniczej działalności gospodarczej, jeżeli: w roku poprzedzającym rok podatkowy: uzyskali przychody z tej działalności, prowadzonej wyłącznie samodzielnie, w wysokości nieprzekraczającej 150.000 euro, lub uzyskali przychody wyłącznie z działalności prowadzonej w formie spółki, a suma przychodów wspólników spółki („spółka" to nie każda spółka, ale jedynie spółka cywilna osób fizycznych i spółka jawna osób fizycznych) z tej działalności nie przekroczyła kwoty 150.000 euro, a także rozpoczną wykonywanie działalności w roku podatkowym i nie korzystają z opodatkowania w formie karty podatkowej - bez względu na wysokość przychodów.
Przeczytaj również: Od nowego roku więcej przedsiębiorców skorzysta z opodatkowania ryczałtem
 
Uwaga! Jeżeli podatnik w roku poprzedzającym rok podatkowy prowadził działalność samodzielnie, a także w formie spółki, opłaca w roku podatkowym ryczałt od przychodów ewidencjonowanych: odrębnie z działalności wykonywanej samodzielnie i odrębnie z działalności wykonywanej w formie spółki, gdy spełnia warunki zarówno w ramach działalności prowadzonej samodzielnie oraz w formie spółki, albo z działalności wykonywanej samodzielnie, gdy spełnia warunek w ramach takiej działalności, a z działalności wykonywanej w formie spółki - gdy spełnia warunek w ramach spółki. Jeżeli przedsiębiorca wykonuje działalność gospodarczą samodzielnie i w formie spółki, wówczas posiada  odrębny limit na działalność samodzielną i tę prowadzoną w ramach spółki. 
Uwaga! W przypadku spółki limit wyznaczany równowartością 150.000 euro jest wspólny dla wszystkich wspólników, a nie odrębny dla każdego wspólnik. Jeżeli prowadzona jest działalność w formie spółki ryczałt od przychodów ewidencjonowanych muszą opłacać wszyscy wspólnicy. 
Pamiętać należy, że nie można wykonywać świadczeń dla byłego lub obecnego pracodawcy, dla którego przedsiębiorca świadczył pracę, której przedmiot wchodzi w zakres twojej działalności gospodarczej. Przy spółce dotyczy to również wspólników i ich pracodawców (obecnych lub byłych). Ten problem dotyczy wyłącznie sytuacji, w którym przedsiębiorca dopiero rozpoczyna prowadzenie działalności w danej formie.
Kiedy jeszcze nie można skorzystać z opodatkowania ryczałtem?
Z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych nie mogą skorzystać przedsiębiorcy świadczący usługi z zakresu:
- prowadzenia aptek,
- udzielania pożyczek pod zastaw (prowadzenie lombardów),
- kupna i sprzedaży wartości dewizowych,
- wolnych zawodów innych niż określone w art. 4 ust. 1 pkt 11 (czyli lekarz, lekarz stomatolog, lekarz weterynarii, technik dentystyczny, felczer, położna, pielęgniarka, tłumacz, nauczycieli w zakresie świadczenia usług edukacyjnych polegających na udzielaniu lekcji na godziny)
- handlu częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych,
 
Czy jest sposób na to, aby np. mieć aptekę, a od przychodów z innej działalności płacić ryczałt?
Tak, ale pod warunkiem, że przedsiębiorca zdecyduje się na działalność w formie spółki.
Jeżeli bowiem działalność wyłączającą możliwość stosowania ryczałtu prowadziłby np. w ramach spółki jawnej (czy nawet innej osobowej), a pozostałą w ramach samodzielnej działalności gospodarczej lub w ramach innej spółki, to przychody z takiej działalności samodzielnej czy innej spółki, o ile byłby spełniony warunek przychodowy, mogłyby być opodatkowane ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.                                 Uwaga! Należy również zwrócić uwagę na to, że aby nie utracić możliwości stosowania ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych nie można w ramach danej działalności wykonywać usługi najmu (dzierżawy itp.).