Stosując metodę uproszczoną podatnik, co do zasady koszty ujmuje jednorazowo, bez konieczności rozliczenia ich w czasie. Przy tej metodzie koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Wydatki ewidencjonuje się w dacie wystawienia faktury (rachunku lub innego dowodu), niezależnie od tego, jakiego okresu dotyczą. Metoda ta nie dość, że jest łatwiejsza do stosowania to dodatkowo daje przedsiębiorcom możliwość swobodnego kształtowania wysokości bieżącego dochodu, a tym samym podatku.
Metoda memoriałowa jest rzadziej stosowana przez podatników prowadzących PKPiR, ze względu na stopień jej skomplikowania. Dla prawidłowego jej stosowania konieczne jest prowadzenie ewidencji kosztów według okresu. Księga musi być prowadzona w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do danego roku podatkowego. Dodatkowym obowiązkiem jest konieczność podziału kosztów na bezpośrednie i pośrednie. Zaletą tej metody jest możliwość regulowania wysokości kosztów w jednym roku podatkowym i wysokości przychodów w kolejnym roku podatkowym. Takie ewidencjonowanie pozwala uniknąć kumulacji kosztów, a tym samym, np. generowania straty podatkowej w danym roku podatkowym oraz kumulacji przychodów, a tym samym wysokiego podatku w kolejnym roku podatkowym.
Metoda uproszczona
Zasady ewidencjonowania kosztów wg metody uproszczonej regulują przepisy art. 22 ust. 4 u.p.d.o.f. Wynika z nich, że koszty uzyskania przychodów, są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione.
Z powołanych podstaw prawnych wynika, że ustawodawca, jako zasadę przyjmuje ewidencjonowanie kosztów tylko w tym roku, w którym zostały poniesione. Dotyczy to także wydatków, które zostały poniesione w związku z przychodami przyszłych okresów.
Podatnicy stosujący metodę uproszczoną (kasową) zaliczają wydatki do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia, tj. zasadniczo w dacie wystawienia faktury, rachunku czy innego dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku.
Metoda memoriałowa
Od uproszczonej zasady ewidencjonowania kosztów ustawodawca przewiduje odstępstwo określone w art. 22 ust. 5 u.p.d.o.f. oraz art. 22 ust. 6 u.p.d.o.f.
Odstępstwo to dotyczy podatników prowadzących księgi rachunkowe, oraz podatników prowadzących PKPiR, pod warunkiem, że wybiorą tę metodę ewidencjonowania kosztów.
Zgodnie z regulacjami art. 22 ust. 5 u.p.d.o.f. u podatników prowadzących księgi rachunkowe koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody, z zastrzeżeniem ust. 5a i 5b. Zacytowaną regułę ewidencjonowania, przedsiębiorcy prowadzący księgi rachunkowe mają obowiązek stosować z mocy ustawy. Popularnie jest ona zwana metodą memoriałową. Nazwa wynika z zasady memoriału, tj. jednej z zasad rachunkowości.
Zasada memoriałowa stosowana dla potrzeb podatku dochodowego od osób fizycznych zakłada, ujmowanie kosztów w tym roku podatkowym, w którym powstały przychody związane z tymi kosztami. Przy stosowaniu tej metody nie jest istotne czy w momencie wystąpienia kosztu miało miejsce otrzymanie lub wypłacenie środków pieniężnych.
Metodę tę mogą także stosować podatnicy prowadzący PKPiR. Możliwość taką ustawodawca przewidział w art. 22 ust. 6 u.p.d.o.f. Wybór takiej metody rozliczania kosztów nie wymaga składania żadnego zawiadomienia w urzędzie skarbowym. Warunkiem jest, by stale w każdym roku podatkowym PKPiR była prowadzona w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do tego (danego) roku podatkowego. A contrario, jeżeli PKPiR nie umożliwia takiego wyodrębnienia kosztów, bądź gdyby to miało być utrudnione – wówczas podatnik powinien ewidencjonować koszty wg metody uproszczonej.