Przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.) – dalej r.p.k.p.r. określają, w jakich sytuacjach podatnik ma obowiązek założyć oraz prowadzić ewidencję sprzedaży.

Ma to miejsce w sytuacji, gdy:

1) podatkową księgę przychodów i rozchodów na rzecz podatnika prowadzi biuro rachunkowe - § 8 ust. 1 pkt 2 r.p.k.p.r.

2) podatnik prowadzi przedsiębiorstwo wielozakładowe i dla wszystkich zakładów chce prowadzić jedną podatkową księgę przychodów i rozchodów - § 9 ust. 3 r.p.k.p.r.

3) podatnik, który prowadzi księgi we własnym zakresie chce ewidencjonować sprzedaż bezrachunkową jednym wpisem do księgi - § 30 ust. 3 r.p.k.p.r.

Zobacz także: Faktury i rachunki jako podstawa wpisów do PKPiR

1. Regulacje § 8 ust. 1 r.p.k.p.r. określają obowiązki podatnika w sytuacji, gdy ten zleci prowadzenie księgi biuru rachunkowemu. Wówczas, podatnik jest obowiązany:

1) w terminie siedmiu dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym zawiadomić o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego wskazując nazwę i adres biura, miejsce (adres) prowadzenia oraz przechowywania księgi i dowodów związanych z jej prowadzeniem;

2) prowadzić w miejscu wykonywania działalności ewidencję sprzedaży.

W przypadku prowadzenia księgi przez biuro rachunkowe podatkowa księga przychodów i rozchodów a także dokumenty źródłowe (faktury, rachunki, dowody wewnętrzne, polisy, itp.) przechowywane są w biurze rachunkowym. W miejscu wykonywania działalności, w takiej sytuacji, w zasadzie znajdują się tylko dokumenty z bieżącego okresu rozliczeniowego, które po zakończeniu miesiąca przekazywane są do biura. Obowiązkowo w miejscu wykonywania działalności powinna znajdować się ewidencja sprzedaży. Jeżeli miejsce prowadzenia działalności gospodarczej jest miejscem stałym (biuro, sklep, punkt obsługi klienta, hurtownia) wówczas ewidencja sprzedaży musi znajdować się w tym stałym miejscu prowadzenia działalności. Jeżeli jednak przedsiębiorca prowadzi działalność w zakresie handlu obnośnego i obwoźnego – wówczas na podstawie § 9 ust. 6 r.p.k.p.r. – ewidencja sprzedaży musi znajdować w miejscu wykonywania działalności. Oznacza to konieczność posiadania ewidencji przy sobie – na straganie, targowisku, rynku, itp. Dla podatników, którzy prowadzenie księgi zlecili biuru rachunkowemu wymóg prowadzenia ewidencji sprzedaży w miejscu prowadzenia działalności jest obligatoryjny.

Od wskazanego obowiązku ustawodawca przewidział nieliczne wyjątki. Jeden z nich określony jest w § 8 ust. 3 r.p.k.p.r. Obowiązek, prowadzenia ewidencji sprzedaży nie dotyczy podatników, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) – dalej u.p.t.u. W przypadku gdy podatnik prowadzi ewidencję sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej rolę ewidencji sprzedaży bezrachunkowej spełnia kasa rejestrująca.

2. Przedsiębiorstwem wielozakładowym jest działalność prowadzona w oparciu o kilka zespołów składników materialnych i niematerialnych, jakimi są w szczególności sklepy, zakłady, punkty usługowe, przeznaczone do realizacji określonych zadań gospodarczych. Tak stanowią regulacje § 3 pkt 10 r.p.k.p.r. W przypadku prowadzenia przedsiębiorstwa wielozakładowego księgi muszą znajdować się w każdym zakładzie. W praktyce oznacza to konieczność odrębnego prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów dla każdego z zakładów. Podatnik może jednak prowadzić jedną podatkową księgę w miejscu wskazanym, jako jego siedziba, pod warunkiem że w poszczególnych zakładach jest prowadzona co najmniej ewidencja sprzedaży, o której mowa w § 8 ust. 1 pkt 2 r.p.k.p.r. Pod pojęciem siedziby należy rozumieć miejsce położenia przedsiębiorstwa wskazane w koncesji, zezwoleniu lub zaświadczeniu o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej albo w rejestrze przedsiębiorców. W razie, gdy działalność jest wykonywana bez posiadania zorganizowanego zakładu – pod pojęciem miejsca siedziby należy rozumieć miejsce zamieszkania osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą. Prowadzenie ewidencji sprzedaży w każdym zakładzie przedsiębiorstwa wielozakładowego daje wymierny efekt w postaci mniejszych obowiązków ewidencyjnych (brak konieczności prowadzenia kilku podatkowych ksiąg) oraz korzyści finansowych (niższe koszty obsługi w przypadku prowadzenia jednej księgi).

3. Sprzedaż bezrachunkową dokumentować można na dwa sposoby:

– poprzez wystawianie dowodów wewnętrznych sprzedaży, w których w jednej kwocie wykazana jest wartość uzyskanych przychodów za dany dzień,

– poprzez prowadzenie ewidencji sprzedaży.

W pierwszym przypadku każdego dnia, w którym został uzyskany przychód bezrachunkowy konieczne jest sporządzanie osobnego dokumentu. W przypadku drugim, należy tylko dokonać wpisu o wysokości przychodów do prowadzonej ewidencji. W zależności, od tego, którą formę ewidencjonowania wybierze przedsiębiorca, na różnych zasadach i w różnych terminach dokonywane będą wpisy do podatkowej księgi.

Data ewidencjonowania przychodu bezrachunkowego uzależniona jest od formy ewidencjonowania tego przychodu. Podatnicy, którzy samodzielnie prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów mają obowiązek ewidencjonować przychody ze sprzedaży bezrachunkowej:

– jeden raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym – w przypadku, gdy sprzedaż dokumentowana jest dowodami wewnętrznymi,

– w terminie nie późniejszym niż do 20 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni – jeżeli sprzedaż bezrachunkowa ewidencjonowana jest w ewidencji sprzedaży.

Ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą ewidencji sprzedaży umożliwiają podatnikom przepisy § 30 ust. 3 r.p.k.p.r. Jest to bardzo wygodna forma ewidencjonowania przychodu, jej atutem jest ograniczenie czasu ewidencjonowania przychodów w zasadzie do minimum.

Wskazane regulacje jednak wyraźnie określają, że dokonywanie wpisów do podatkowej księgi przychodów i rozchodów jednym wpisem po zakończonym okresie rozliczeniowym jest możliwe pod warunkiem prowadzenia równocześnie ewidencji sprzedaży. Warunek ten nie dotyczy podatników dokonujących sprzedaży dokumentowanej wyłącznie fakturami.

Jeżeli zatem, przedsiębiorca chce zoptymalizować czas na ewidencjonowanie sprzedaży bezrachunkowej oraz prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, wówczas powinien założyć i prowadzić ewidencję sprzedaży.

Czytaj więcej: Kompas Księgowo-Kadrowy

Przedsiębiorcy muszą pamiętać o ewidencjonowaniu sprzedaży