Regulacje prawne określające zawieszenie działalności gospodarczej zawarte są w dodanym do ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 672) - dalej u.s.d.g. - przepisie art. 14a.
Podstawowy charakter w tym względzie ma regulacja zawarta w art. 14a ust. 1 u.s.d.g. Zgodnie z powołanym przepisem przedsiębiorca niezatrudniający pracowników może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej na okres od 30 dni do 24 miesięcy. Z powyższego wynika zatem, że prawo do zawieszenia działalności przysługuje tylko podmiotowi, który nie zatrudnia pracowników. Jeśli zatem przedsiębiorca zatrudnia pracowników, to przed ewentualnym zawieszeniem działalności powinien tych pracowników zwolnić. Okoliczność natomiast, że pewne osoby (członkowie rodziny) funkcjonują u danego przedsiębiorcy jako „osoby współpracujące" (są tak zgłoszone do ubezpieczenia społecznego) nie jest przeszkodą dla zawieszenia działalności.
Działalność może być zawieszona na czas - co do zasady - nie dłuższy niż 24 miesiące i na okres nie krótszy niż 30 dni (z wyjątkiem dotyczącym lutego). Zawieszenie trwające dłużej niż 24 miesiące jest – jak wskazano w uzasadnieniu projektu - przesłanką do likwidacji działalności, natomiast zawieszenie przez okres krótszy niż 1 miesiąc (czy też 30 dni) nie ma w praktyce ekonomicznego uzasadnienia.
Od dnia 1 września 2013 r. na dłuższy – niż inni przedsiębiorcy - czas działalność mogą zawiesić przedsiębiorcy niezatrudniający pracowników, którzy robią to w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem. Zgodnie bowiem ze znowelizowanymi przepisami u.s.d.g. Taki przedsiębiorca (jeśli prowadził wcześniej działalność przez okres co najmniej 6 miesięcy) może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej na okres do 3 lat w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, nie dłużej jednak niż do ukończenia przez nie 5 roku życia, a w przypadku dziecka, które z powodu stanu zdrowia potwierdzonego orzeczeniem o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności wymaga osobistej opieki osoby prowadzącej działalność gospodarczą, na okres do 6 lat, nie dłużej jednak niż do ukończenia przez dziecko 18 roku życia. To uprawnienie do zawieszenia działalności może być wykorzystane jednorazowo w całości, bądź też częściowo w nie więcej niż 4 częściach (części może być zatem mniej niż 4; nie muszą być one także równe). W tym przypadku zawieszenie działalności jest zatem quasi urlopem wychowawczym przedsiębiorcy.
Jak już wskazywano, najkrótszy okres zawieszenia działalności to 30 dni. Wyjątek dotyczy lutego. Z przepisów wynika bowiem, że jeśli okres zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej miałby obejmować wyłącznie pełny miesiąc luty danego roku kalendarzowego, to wówczas minimalnym okresem zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej jest liczba dni miesiąca lutego przypadająca w danym roku kalendarzowym (czyli 28, bądź 29 dni).
Okres zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej może być oznaczony w dniach, miesiącach albo miesiącach i dniach. Z powyższego wynika, że okres zawieszenia może, lecz nie musi, obecnie dotyczyć pełnego miesiąca kalendarzowego. Istotne jest to, aby wynosił on co najmniej 30 dni (z wyjątkiem dotyczącym lutego).
Przepisy u.s.d.g. precyzują, że do obliczania okresu zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.). Powyższe oznacza, że jeżeli początkiem terminu określonego w dniach jest pewne zdarzenie, przy obliczaniu tego terminu nie uwzględnia się dnia, w którym zdarzenie nastąpiło. Upływ ostatniego z wyznaczonej liczby dni uważa się za koniec terminu. Dzień, w którym nastąpiło zawieszenie działalności, nie jest zatem liczony do okresu zawieszenia działalności. Jeżeli koniec terminu przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się najbliższy następny dzień powszedni.
Na gruncie przepisów u.s.d.g. szczególny jest status spółki cywilnej. Sama ona nie jest przedsiębiorcą, lecz przedsiębiorcą są jej wspólnicy. W związku z tym przepis art. 14a ust. 2 u.s.d.g. przyjmuje, że w takim przypadku zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej jest skuteczne pod warunkiem jej zawieszenia przez wszystkich wspólników.
W stanie prawnym obowiązującym do 30 czerwca 2011 r. nie było możliwe zawieszenie części działalności wykonywanej przez osobę fizyczną, tzn. np. zawieszenie działalności indywidualnej, zaś kontynuowanie działalności prowadzonej w formie spółki cywilnej (albo odwrotnie). Wówczas obowiązujące przepisy przewidywały możliwość zawieszenia tylko całej działalności danego przedsiębiorcy.
Zmieniło się to z dniem 1 lipca 2011 r. Zgodnie z przepisami obowiązującymi od tej daty przedsiębiorca wykonujący działalność gospodarczą jako wspólnik w więcej niż jednej spółce cywilnej może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej w jednej lub kilku takich spółkach. Przedsiębiorca wykonujący działalność gospodarczą w różnych formach prawnych może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej w jednej z tych form. Przepisy o zawieszeniu stosuje się wówczas tylko do zawieszonej formy działalności gospodarczej.
Tak więc od dnia 1 lipca 2011 r. jest dopuszczalne zawieszenie, np. działalności prowadzonej indywidualnie przez podatnika, zaś prowadzenie w dalszym ciągu działalności w formie spółki cywilnej.
Przepisy u.s.d.g. nie definiują samego pojęcia „zawieszenia działalności". Na podstawie wszakże dalszych przepisów art. 14a u.s.d.g. można wysnuć wniosek co do charakteru tego stanu u przedsiębiorcy.
Przepis art. 14a ust. 3 u.s.d.g. stanowi, że w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca nie może wykonywać działalności gospodarczej i osiągać bieżących przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej. Tak więc zawieszenie działalności gospodarczej powinno być pewnym stanem bierności przedsiębiorcy, który nie powinien podejmować w tym czasie aktywnych działań stanowiących wykonywanie działalności.
Przepisy art. 14a ust. 4 u.s.d.g. precyzują pewne prawa lub obowiązki przedsiębiorców w okresie zawieszenia działalności. Zgodnie z powołanymi przepisami w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca:
1) ma prawo wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów – źródłem przychodów jest sama działalność gospodarcza; trudno jest określić katalog takich czynności, bowiem w przypadku każdej działalności będą one inne; w każdym razie czynności te mogą zmierzać co najwyżej do zachowania lub zabezpieczenia działalności gospodarczej, tak aby pozostała ona w stanie niepogorszonym;
2) ma prawo przyjmować należności lub obowiązek regulować zobowiązania, powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej;
3) ma prawo zbywać własne środki trwałe i wyposażenie – przedsiębiorca nie będzie mógł natomiast sprzedawać rzeczy mających status towarów handlowych; jak również nie będzie mógł świadczyć usług; na uwagę zasługuje fakt, że z przepisów wynika, że przedsiębiorca nie będzie mógł sprzedawać swoich wartości niematerialnych i prawnych; powstaje pytanie, czy nie jest to niedopatrzenie ustawodawcy; nie ma bowiem racjonalnego uzasadnienia, aby przedsiębiorca w okresie zawieszenia działalności mógł sprzedać lokal użytkowy objęty odrębną własnością (środek trwały), a nie mógł sprzedać lokalu, do którego przysługuje mu prawo spółdzielcze (wartość niematerialna i prawna);
4) ma prawo albo obowiązek uczestniczyć w postępowaniach sądowych, postępowaniach podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed zawieszeniem wykonywania działalności gospodarczej – jest to konsekwencją faktu, że mimo zawieszenia działalności przedsiębiorca nadal pozostaje stroną w tego rodzaju postępowaniach;
5) wykonuje wszelkie obowiązki nakazane przepisami prawa – zawieszenie działalności nie zdejmuje z przedsiębiorcy obowiązków jakie obciążają przedsiębiorców w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej; w przepisach szczególnych (podatkowych i dotyczących ubezpieczeń społecznych) określono wszakże wyjątki (zwolnienia z niektórych obowiązków) dotyczące przedsiębiorców, którzy zawiesili działalność;
6) ma prawo osiągać przychody finansowe, także z działalności prowadzonej przed zawieszeniem wykonywania działalności gospodarczej – tego rodzaju przychody (np. odsetki bankowe od środków na rachunkach firmowych) nie wymagają zasadniczo aktywnej działalności przedsiębiorcy; stąd też możliwe jest ich uzyskiwanie w okresie zawieszenia działalności; wydaje się wszakże, że w praktyce może powstawać problem z interpretacją tego przepisu w odniesieniu do przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą skutkującą przede wszystkim osiąganiem przychodów finansowych;
7) może zostać poddany kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą.

Czytaj więcej:Kompas Księgowo-Kadrowy