Pracodawca powinien uregulować zwrot kosztów dojazdów do pracy w regulaminie wynagradzania

Pracownik mieszka we Wrocławiu. Pracodawca ma siedzibę we Wrocławiu, a miejsce prowadzenia działalności w Myszkowie. Myszków jest również stałym miejscem pracy pracownika wskazanym w umowie o pracę.Na jakiej zasadzie pracodawca może pokrywać pracownikowi koszty dojazdu do miejsca pracy z miejsca zamieszkania?Czy może być to podróż służbowa, czy może na podstawie prowadzonej ewidencji przejechanych kilometrów można rozliczać się z pracownikiem potrącając mu podatek dochodowy?

Odpowiedź: Pracodawca powinien zapisać możliwość zwrotu kosztów dojazdów w regulaminie wynagradzania, dzięki czemu od omawianego świadczenia należałoby płacić jedynie podatek dochodowy.

Uzasadnienie: Zgodnie z art. 29 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) jednym z elementów umowy o pracę jest ustalenie miejsca wykonywania pracy. Tym samym uznać należy, że obowiązkiem pracownika jest stawienie się w miejscu pracy określonym na umowie o pracę. Tym samym pokrycie kosztów dojazdu do pracy przez pracodawcę stanowi dodatkowe świadczenie, a więc jest przychodem podatkowym.

Z pytania wynika, że siedziba zakładu pracy mieści się we Wrocławiu, ale pracodawca prowadzi faktycznie swoją działalność w Myszkowie i tam też wskazano miejsce pracy. Tym samy dojazd do Myszkowa nie stanowi podróży służbowej, wobec czego pokrycie kosztów dojazdu powinno być opodatkowane. Będzie to bowiem przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.f., zgodnie z którym za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Przychód podatkowy jest też podstawą wymiaru składek ZUS, chyba że jakiś przepis stanowi inaczej. Taki przepis, to § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106 z późn. zm.), zgodnie z którym podstawy wymiaru składek nie stanowią korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji.

Z pytani wynika, że firma zapewnia zwrot kosztów przejazdów do pracy. Z samego faktu, że jest to zwrot kosztów przejazdu, a także z odległości, wynika że pracownik porusza się jakimś środkiem lokomocji. Tym samym mamy do czynienia z wypełnieniem warunków umożliwiających wyłączenie z podstawy wymiaru składek ZUS.