Przedsiębiorca wykonujący działalność gospodarczą w zakresie ochrony osób i mienia ma kilka formalnych obowiązków.
Po pierwsze, musi powiadomić organ koncesyjny o podjęciu, zawieszeniu i trwałym zaprzestaniu wykonywania działalności gospodarczej.
Po drugie, powinien prowadzić i przechowywać dokumentację dotyczącą:
•pracowników ochrony, w tym umowy o pracę i umowy cywilnoprawne,
•organizacji i wykonywania ochrony przez specjalistyczne uzbrojone formacje ochronne, w zakresie dobowego wykorzystania stanu osobowego pracowników ochrony, ich wyposażenia i uzbrojenia oraz użytych środków transportu wraz ze szczegółowym opisem wykonywanej ochrony.
Po trzecie, musi zachowywać formę pisemną umów w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej oraz przechowywać zawarte umowy i dotyczącą ich dokumentację.
Ważne!
Wymienioną wyżej dokumentację (tj. dokumenty osobowe, organizacji ochrony oraz umowy w zakresie prowadzonej działalności) przechowuje się przez okres 5 lat od dnia zakończenia działalności gospodarczej w zakresie usług ochrony osób i mienia, a w przypadku dokumentacji dotyczącej realizacji umowy - od dnia wygaśnięcia umowy.
Po czwarte, ma obowiązek przedstawić wymienioną wyżej dokumentację  na żądanie organu uprawnionego do kontroli.
Po piąte, musi spełniać w sposób nieprzerwany warunki określone w art. 17 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (tekst jedn.: Dz. U. z 2005 r. Nr 145, poz. 1221 z późn. zm.), jeżeli koncesję uzyskał przedsiębiorca inny niż osoba fizyczna. Koncesję wydaje się bowiem na wniosek przedsiębiorcy innego niż osoba fizyczna, pod warunkiem, że na listę kwalifikowanych pracowników ochrony fizycznej lub kwalifikowanych pracowników zabezpieczenia technicznego jest wpisana co najmniej jedna osoba będąca wspólnikiem spółki jawnej lub komandytowej, członkiem organu zarządzającego, prokurentem lub pełnomocnikiem ustanowionym przez przedsiębiorcę do kierowania działalnością określoną w koncesji, a pozostałe osoby uprawnione do reprezentacji przedsiębiorcy nie były karane za przestępstwo umyślne lub umyślne przestępstwo skarbowe.
Po szóste, powinien sprawować nadzór nad wykonywaniem zadań ochrony przez pracowników ochrony.
Po siódme, musi weryfikować karalność pracowników ochrony, a w przypadku przedsiębiorcy innego niż osoba fizyczna, dodatkowo wymienionych wyżej osób.
W ramach dokumentacji dotyczącej pracowników ochrony (w tym umowy o pracę i umowy cywilnoprawne) przedsiębiorca prowadzi wykaz pracowników ochrony, który powinien zawierać:
•imię i nazwisko pracownika ochrony,
•datę i miejsce urodzenia,
•adres zamieszkania lub pobytu czasowego,
•PESEL, a w przypadku jego nienadania osobie posiadającej obywatelstwo innego państwa, serię i numer paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość,
•datę wpisu na listy: kwalifikowanych pracowników ochrony fizycznej i kwalifikowanych pracowników zabezpieczenia technicznego oraz określenie organu, który dokonał wpisu,
•numer legitymacji osoby dopuszczonej do posiadania broni,
•datę zawarcia z pracownikiem ochrony umowy oraz datę jej rozwiązania,
•daty weryfikacji karalności pracowników ochrony.
Pracownicy powinni bowiem posiadać:
•świadectwo szkolenia zawodowego zakończonego złożeniem egzaminu na pierwszy stopień podoficerski, chorążego lub oficerski Służby Więziennej (SW) wraz ze świadectwem szkolenia specjalistycznego w zakresie specjalizacji ochronnej w SW,
•zaświadczenia o ukończeniu kursów organizowanych przez ośrodki szkolenia Policji, Straży Granicznej (SG), SW lub Biura Ochrony Rządu (BOR), o ile kursy te spełniają określone wymagania,
•zaświadczenie o ukończeniu kwalifikacyjnego kursu zawodowego lub kursu umiejętności zawodowych, potwierdzających przygotowanie teoretyczne i praktyczne w zakresie wyszkolenia strzeleckiego, samoobrony, technik interwencyjnych oraz znajomości przepisów prawa związanych z wykonywaniem ochrony osób i mienia, realizowanych zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 68a ust. 5 ustawy o systemie oświaty,
•zaświadczenia o ukończeniu innych kursów potwierdzających przygotowanie teoretyczne i praktyczne w zakresie wyszkolenia strzeleckiego, samoobrony, technik interwencyjnych oraz znajomości przepisów prawa związanych z wykonywaniem ochrony osób i mienia, prowadzonych przez publiczne i niepubliczne placówki i ośrodki zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 68a ust. 5 ustawy o systemie oświaty,
•świadectwa ukończenia szkoleń lub kursów potwierdzających przygotowanie teoretyczne i praktyczne w zakresie wyszkolenia strzeleckiego, samoobrony, technik interwencyjnych oraz znajomości przepisów prawa związanych z wykonywaniem ochrony osób i mienia prowadzonych przez uczelnie.
Ponadto, kwalifikowany pracownik ochrony fizycznej ma obowiązek co 5 lat przejść szkolenie lub kurs w zakresie wyszkolenia strzeleckiego, samoobrony, technik interwencyjnych oraz znajomość przepisów prawa związanych z wykonywaniem ochrony osób i mienia, oraz przedstawić właściwemu komendantowi wojewódzkiemu Policji, zaświadczenie o odbyciu szkolenia lub kursu. Z obowiązku tego jest zwolniona osoba pełniąca funkcję członka organu zarządzającego, prokurenta lub pełnomocnika ustanowionego do kierowania działalnością określoną w koncesji lub prowadząca koncesjonowaną działalność gospodarczą jako przedsiębiorca indywidualny lub wspólnik osobowej spółki handlowej, jeżeli osobiście nie wykonuje czynności bezpośredniej ochrony fizycznej.
Uwaga!
Minister właściwy do spraw wewnętrznych określa, w drodze rozporządzenia:
•formę i sposób prowadzenia wymienionej wyżej dokumentacji oraz wykazu,
•sposób dokonywania poprawek i zakres danych, jakie powinna zawierać dokumentacja, mając na uwadze konieczność zapewnienia właściwej rejestracji zawieranych umów, oraz właściwego zabezpieczenia danych zawartych w rejestrze przed ich utratą, nieuprawnioną zmianą, nieuprawnionym dostępem lub usunięciem.
Ponadto, przedsiębiorca wykonujący działalność gospodarczą w zakresie ochrony osób i mienia:
•oznacza pracowników ochrony w sposób jednolity, umożliwiający ich identyfikację oraz identyfikację podmiotu zatrudniającego,
•zapewnia noszenie ubioru przez pracowników ochrony, umożliwiającego ich identyfikację oraz identyfikację podmiotu zatrudniającego w przypadku specjalistycznej uzbrojonej formacji ochronnej,
•wystawia pracownikowi ochrony legitymację pracownika ochrony fizycznej, legitymację kwalifikowanego pracownika ochrony fizycznej lub legitymację kwalifikowanego pracownika zabezpieczenia technicznego przed dopuszczeniem go do wykonywania zadań związanych z ochroną osób i mienia.