Sytuacje, w których rada nadzorcza ulega zdekompletowaniu na skutek niespodziewanej rezygnacji lub śmierci jednego z jej członków nie należą do rzadkości. Brak w składzie rady może zakłócać zarówno prawidłowe działanie tego organu jak i całej spółki – z uwagi na szerokie uprawnienia rady w zakresie nadzoru nad działaniami zarządu. Z tych względów warto przewidzieć w statucie rozwiązanie pozwalające szybko i w zasadzie bezkosztowo przywrócić radzie zdolność do kolektywnego działania
Mechanizm ten, znany już w międzywojennej praktyce korporacyjnej i coraz częściej wykorzystywany również obecnie, nosi nazwę kooptacji i polega na umożliwieniu pozostałym osobom wchodzącym w skład rady powołanie nowej osoby na wakujące stanowisko w miejsce osoby zmarłej lub składającej rezygnację.

Brak szczególnych regulacji

Przepisy kodeksu spółek handlowych nie przewidują żadnych regulacji w tym zakresie. Z uwagi na treść art. 385 § 1 i § 2 Kodeks spółek handlowych, zgodnie z którym rada nadzorcza składa się co najmniej z trzech, a w spółkach publicznych co najmniej z pięciu członków, powoływanych i odwoływanych przez walne zgromadzenie. Statut może przewidywać inny sposób powoływania i odwoływania członków rady nadzorczej, autorzy statutów mają dużą swobodę w kształtowaniu charakteru tej instytucji i dostosowania jej do specyfiki konkretnej spółki. Niemniej, warto wskazać pewien zestaw cech i rozwiązań, które mogą ułatwić stworzenie modelowej klauzuli statutowej, pozwalającej uniknąć zagrożeń dla akcjonariuszy spółki lub sytuacji, w której przewidziany w statucie mechanizm będzie nieskuteczny.

Co warto wskazać w statucie spółki

Po pierwsze, warto doprecyzować komu tak naprawdę przysługuje uprawnienie do powołania nowego członka rady. Częstym błędem popełnianym przez autorów statutów jest wskazywanie, że nową osobę powołuje „rada nadzorcza”, co rodzi wątpliwości.  Czy w przypadku, gdy liczba osób pozostałych w radzie jest mniejsza niż określona w ustawie lub w statucie, istnieje możliwość skorzystania z mechanizmu kooptacji, skoro, zgodnie z przyjętą w polskim porządku prawnym teorią organów, osoby pozostałe w radzie nadzorczej nie stanowią organu, a działania przez nie podjęte nie są działaniami organu osoby prawnej. I choć Sąd Apelacyjny w Białymstoku w wyroku z 29 maja 2013 r. (sygn. I ACa 147/13) dopuścił możliwość dokooptowania członka rady przez pozostałe osoby nawet w sytuacji, w której w treści statutu mowa była o „radzie nadzorczej” jako podmiocie wykonującym to uprawnienie, warto precyzyjnie wskazać w postanowieniu statutowym, że kooptacji dokonują „pozostali członkowie rady nadzorczej”.
Po drugie, należy wziąć pod uwagę, że kooptacja w pewien sposób ogranicza uprawnienia akcjonariuszy. Co do zasady  przysługuje im prawo do kształtowania składu rady nadzorczej. Z tego względu przyznanie możliwości powołania członka rady osobom innym niż akcjonariusze, powinno mieć charakter wyjątkowy. Warto zatem wskazać w statucie, że kooptacja możliwa jest jedynie w przypadku śmierci lub rezygnacji jednego z członków przed upływem jego kadencji. Trudno sobie bowiem wyobrazić sytuację, że pozostali członkowie mogą wybrać nową osobę do rady w miejsce członka odwołanego przez walne zgromadzenie.

Ograniczenia dla członków rady

Dodatkowo, warto zabezpieczyć spółkę przed sytuacją, w której uprawnienia członków rady nadzorczej do kształtowania składu tego organu będą nadmierne np. jeden członek rady będzie mógł dokooptować większość składu. O ile bowiem kooptacja może być korzystna dla spółki – można bowiem przyjąć, że członkowie rady, znając specyfikę spółki, właściwie wybiorą nowych funkcjonariuszy, którzy mają szansę uniknąć konfliktów personalnych z dotychczasowymi nadzorcami – może być ona także niebezpieczna dla spółki i akcjonariuszy. Dokooptowani członkowie mogliby bowiem tak długo kooptować innych, że nadzór całkowicie straciłby więź z akcjonariatem, zaś poprzez możliwość odwoływania i powoływania zarządu, tak powołana rada mogłaby przejąć kontrolę nad spółką. Aby uniknąć takiego zagrożenia warto wprowadzić do statutu zastrzeżenie co do minimalnej liczby osób pozostałych w radzie, które mogą dokonać aktu kooptacji lub co do liczby osób dokooptowanych (np. „kooptacji mogą dokonać co najmniej dwie osoby pozostałe w radzie nadzorczej na skutek śmierci lub rezygnacji członka rady” lub „liczba dokooptowanych członków rady nie może przekraczać połowy liczby członków rady ustalonej ostatnią uchwałą walnego zgromadzenia”).

Akceptacja kooptacji

Kolejną kwestią, którą warto przeanalizować, jest często występujący wymóg zatwierdzenia dokooptowanego członka rady przez kolejne walne zgromadzenie akcjonariuszy. Jego celem jest podkreślenie tymczasowego charakteru kooptacji. Wątpliwości budzić może jednak charakter prawny takiego zatwierdzenia, a w zasadzie ustalenie skutków prawnych, jakie rodzić może brak lub odmowa zatwierdzenia dokooptowanego członka rady przez walne zgromadzenie. Przyjęcie, że taki brak lub odmowa rodzi skutki prawne z mocą wsteczną (ex tunc), pozbawiałoby tę instytucją realnego znaczenia (jej celem jest przecież właśnie umożliwienie szybkiego powrotu do stanu sprzed zdarzenia powodującego wakat), a co więcej – mogłoby godzić w pewność obrotu i obniżać wiarygodność spółki wobec uczestników tego obrotu. Jeżeli zaś założymy, że uchwała zatwierdzająca dokooptowanego członka wywołuje skutki prawne na przyszłość (ex nunc) – nie różni się ona w zasadzie od zwykłego powołania członka rady dokonywanego przez walne zgromadzenie.
 

 


Wydaje się zatem, że lepszym narzędziem, pozwalającym zaakcentować tymczasowość kooptacji, jest wprowadzenie do statutu postanowienia, zgodnie z którym mandat dokooptowanego członka zarządu wygasa w dniu odbycia następnego walnego zgromadzenia akcjonariuszy. Rozwiązanie to mobilizuje akcjonariuszy do podjęcia decyzji, czy zgadzają się, aby osoba wybrana przez pozostałych członków rady nadal pełniła swoją funkcję, a jednocześnie pozwala uniknąć wątpliwości związanych z chwilą wygaśnięcia mandatu dokooptowanego członka, co do którego walne zgromadzenie nie podjęło uchwały zatwierdzającej.

Obowiązkowa czy fakultatywna

Ostatnią kwestią, którą warto uregulować w statucie jest określenie, kiedy funkcjonariusze pozostali w radzie na skutek wakatu są zobowiązani, a kiedy jedynie uprawnieni, do powołania nowego członka. Wydaje się, że najlepszym rozwiązaniem jest wprowadzenie obligatoryjności kooptacji w przypadku, w którym w radzie nadzorczej pozostało mniej osób, niż wymagają tego przepisy ustawy lub statut. Tylko w ten sposób bowiem zapewniona jest realizacja celu tej instytucji, czyli przywrócenie osobom wchodzącym w skład rady przymiotu organu osoby prawnej. W przypadku, gdy na skutek wakatu funkcjonowanie organu nie jest zakłócone, np. w sytuacji, gdy statut stanowi, że rada składa się z trzech do pięciu osób, a rezygnację składa jedna z nich, dokonanie kooptacji może mieć charakter fakultatywny bądź też statut może w ogóle nie przywidywać pozostałym członkom uprawnień kooptacyjnych.


Warto rozważyć wprowadzenie do statutu możliwości uzupełnienia składu rady nadzorczej przez pozostałych członków w przypadku śmierci lub rezygnacji jednego z nich w celu uniknięcia konieczności pilnego zwoływania walnego zgromadzenia, by  powołać nowe osoby na wolne stanowisko. Niemniej, należy z uwagą i precyzyjnie formułować klauzule statutowe dotyczące kooptacji tak, aby zapewnić pełną skuteczność tego mechanizmu, a jednocześnie nie narazić spółki na zagrożenie przejęcia kontroli przez osoby niezwiązane z akcjonariuszami.

Joanna Mieczkowska – Łowicka jest adwokatem w kancelarii Kaczmarczyk Orzechowski sp.k.
 

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.