W dużych organizacjach biznesowych zwykle istnieje  problem z administracyjną obsługą zleceń na linii – interesariusze (klienci) wewnętrzni a dział prawny. Tymczasem dobra organizacja wewnętrznych procesów komunikacyjnych między działem prawnym a klientami wewnętrznymi, zwiększa możliwości operacyjne przedsiębiorstwa, mierzone m.in. lepszą alokacją zadań, kontrolą czasu ich realizacji, możliwościami bardziej precyzyjnego raportowania czy zarządzania priorytetami. Lepsza organizacja w sposób oczywisty musi więc wpływać na obniżenie kosztów funkcjonowania działu prawnego i wzrost jego efektywności. Zwykle jednak praktyka funkcjonowania dużych przedsiębiorstw zdaje się temu przeczyć. 

Tak zwykle jest … 

Przeważnie jest tak, że istnieje duża dysproporcja między liczebnością działu prawnego, a liczbą mniej lub bardziej regularnie  zwracających się do niego osób i działów. Zlecenia angażujące dział prawny mogą pochodzić od różnych działów, począwszy od działów biznesowych (np. sprzedaży) po działy operacyjne i mogą w ten sposób dotyczyć bardzo wielu obszarów aktywności przedsiębiorstwa i odnosić się do różnych dziedzin prawa i specjalizacji. Z natury rzeczy zlecenia biznesowe (projekt umowy z klientem, zaopiniowanie umowy od klienta, stworzenie OWU itp.) – jako mające bezpośredni wpływ na wynik przedsiębiorstwa – będą miały najwyższy priorytet. Zlecenia pozostałych działów miewają różne priorytety za to często wymagają przeprowadzenia konsultacji z innymi działami (np. księgowym). Niezwykle istotna jest kwestia jakości zgłoszeń dokonywanych przez klientów wewnętrznych do działu prawnego. Pracownik działu innego niż prawny nie ma co do zasady kompetencji i wyczucia, jakie aspekty i w jakiej formie należy podać prawnikowi jako stan faktyczny. W efekcie prawnik, by móc opracować daną odpowiedź dla interesariusza wewnętrznego często musi dopytywać o kolejne szczegóły. Taki obieg informacji realizowany zwykle drogą mailową jest procesem, którym się trudno zarządza. Jeśli dodamy do tego wagę   terminów istotnych z punktu widzenia osób zlecających zadania do działu prawnego, efektywna organizacja procesu współpracy na linii interesariusze wewnętrzni – dział prawny staje się trudna i kłopotliwa w realizacj. POnadto budzi zwykle wiele napięć i nieporozumień, których wyjaśnienie – bez systemowego podejścia do organizacji procesu – jest zadaniem trudnym dla obu stron.

Co gwarantuje dobra organizacja

Patrząc od strony przyjmujących dane zadanie – czyli działu prawnego – dobra organizacja procesu wymaga zapewnienia, że żadne  zlecenie nie zostanie nieobsłużone, każde zostanie ocenione i zadekretowane do określonego prawnika bądź odrzucone w celu uzupełnienia lub jako niezasadne. Przy dobrej organizacji nic nie umknie na wypadek, gdy przed realizacją zlecenia, któryś z prawników, np. idzie na urlop czy odchodzi z firmy.  Dobra organizacja umożliwia bowiem przejęcia jego obowiązków. Bywają też sytuacje, w których opinia przygotowana przez młodego prawnika powinna być zweryfikowana przez osobę bardziej doświadczoną lub skonsultowana z np. przedstawicielem biznesu.  Ważną rzeczą jest też optymalizacja pracy prawnika, przede wszystkim wyrażającą się w wykorzystywaniu dotychczasowego dorobku w realizacji kolejnych zadań. Wiele zadań wpływających do działów prawnych jest podobnych do siebie – trzeba stworzyć takie warunki pracy prawnika, by szybko mógł wykorzystać dotychczasowy dorobek, odnaleźć daną opinię, jedynie zaadaptować ją do nowego stanu faktycznego a nie pisać opinii od nowa na podobny temat. Z uwagi na skalę zapytań w dużych przedsiębiorstwach ważne jest też kontrolowanie, ile czasu prawnik potrzebuje na obsługę danego zlecenia.

Czego należy unikać

Nie powinno dopuszczać się do sytuacji, w których prawnik traci czas na:

  • niskoproduktywne wymiany maili z interesariuszami (towarzyszą często temu różne spojrzenia na dany problem i problemy komunikacyjne)
  • poświęca porównywalną ilość czasu na realizację kolejnych podobnych zadań
  • poświęca czas na zadania nie wymagające ingerencji działu prawnego
  • zbyt długą analizę zadań przejętych od innych prawników (zwłaszcza w trybie nagłym, gdy kończy się termin a pierwotnego adresata tego zadania nie ma w firmie, jest np. na urlopie).
  • sprawy nagłe, tzw. „wrzutki”, na teraz, zgłoszone za późno z bardzo krótkim terminem realizacji a często pozornie wysokim priorytetem.

Jak uniknąć tych sytuacji? Przy zwykle ograniczonych budżetach organizacyjnych w dziale prawnym priorytetem jest optymalizacja wewnętrznych procedur, automatyzacja prac prostszych i bardziej powtarzalnych. To pozwala ograniczyć zaangażowanie prawnika  i  wygospodarować jego cenny czas na zadania trudniejsze, bardziej zawiłe, wymagające np. konsultacji z zewnętrznymi ekspertami.

Schemat przygotowanie projektu umowy – klasyczny przykład zlecenia zadania do działu prawnego przez klienta wewnętrznego

Schemat przygotowania projektu umowy – klasyczny przykład zlecenia zadania do działu prawnego przez klienta wewnętrznego

Warto przeczytać:

Inteligentne prawo wymusza zmiany w zarządzaniu

Co zrobić, aby poprawić komunikację

Optymalna i nastawiona na efektywność organizacja procesów komunikacyjnych na linii dział prawny – klienci wewnętrzni powinna z pewnością uwzględniać takie zagadnienia jak:

  1. Efektywną alokację zasobów w dziale prawnym do realizacji konkretnych zadań, uwzględniającą rzeczywistą organizację i zapotrzebowanie danego przedsiębiorstwa (np. po specjalizacjach prawników, wg struktury organizacyjnej klienta, tzn. prawnik X obsługuje spółki A, B, C itd.).
  2. Kontrolować kształt i charakter komunikacji na linii interesariusz wewnętrzny - dział prawny w obu kierunkach tzn. zgłaszający musi podać określone okoliczności istotne dla realizacji zlecenia a prawnik trzyma się pewnej formy odpowiedzi np. określając ryzyka prawne.
  3.  Gwarantować pełną  kontrolę obsługiwanych zleceń przez dział prawny, każde zlecenie powinno być rejestrowane, dekretowane do określonego prawnika, nic nie może umknąć „na mailach”, ani się zagubić.
  4. Pozwalać na efektywne sterowanie priorytetami osobie zarządzającej zleceniami w dziale prawnym.
  5. Wykorzystywać dotychczasowy „dorobek pracy” działu prawnego  w sprawach powtarzalnych, już kiedyś procesowanych.
  6. Pozwalać zarządzać procesami raportowania w dziale prawnym, przez co decydenci mogą optymalizować kosztowo ich przebieg i usprawniać ich funkcjonowanie.

Najłatwiej osiągnąć taką organizację stosując rozwiązania informatyczne pozwalające na optymalizację procesów komunikacyjnych na linii dział prawny – klienci wewnętrzni przedsiębiorstwa.