Zawyżanie kosztów a problemy z fiskusem i pozyskiwaniem środków
Przedsiębiorca może rozliczać w kosztach różne wydatki. To teraz, jak masz już swoją działalność, to wreszcie możesz ująć w kosztach nie tylko wydatki, które bezpośrednio służą twojej działalności, ale również dużo więcej. Znajomy, który od lat prowadzi działalność mówi, że ujmuje prawie wszystko w kosztach, nawet „przysłowiowy" czajnik, spotkanie ze znajomymi w restauracji, czy wyjazd na wczasy z rodziną. Ważne żeby dobrze opisać dokumenty... Błąd! Owszem, opisywanie dokumentów źródłowych ma kolosalne, wręcz nie do przecenienia, znaczenie, ale to nie oznacza, że każdy twój wydatek może być kosztem Pamiętaj, że: to ty musisz wykazać celowość podatkową (czyli związek, chociażby luźny ale jednak, z twoją działalnością), oraz że część wydatków nie może być kosztem, nawet gdy faktycznie służą twojej działalności (np. związane z reprezentacją, czyli również część pieniędzy jakie wydatkujesz w kawiarniach, czy restauracjach w związku ze spotkaniami z kontrahentami – ostatnio trochę się w tym temacie poprawiło, ale nie daj się zwieść).
Zatem nierozważne i zbyt pochopne rozliczanie kosztów może przysporzyć ci w przyszłości wiele problemów podatkowych.
Oprócz tego, gdy zwrócisz się do banku z wnioskiem o kredyt, a nawet będziesz chciał skorzystać z leasingu może okazać, się że twój wynik (podatkowy, ale w ich ocenie również finansowy) dyskwalifikuje cię i będziesz musiał poradzić sobie wyłącznie z własnymi środkami.
Koszty można rozliczać przez cały rok – bez korekt
Przeczytałeś, w jakimś poradniku, że „Koszty można rozliczać przez cały rok podatkowy, bez sporządzania korekt." i koszty czerwcowe spokojnie rozliczysz w zaliczce za październik? Ja też to czytałem – nieprawda. Wprawdzie podatek dochodowy jest rocznym, ale zaliczki musisz wyznaczać za konkretne okresy miesięczne lub odpowiednio kwartalne. Jeżeli jakiś koszt pominąłeś, to oczywiście nie tracisz go, ale albo musisz dokonać korekty i złożyć w urzędzie skarbowym wniosek o rozliczenie nadpłaty (przy nadpłacie zaliczkowej musisz go uzasadnić!), albo rozliczysz ten koszt w zeznaniu rocznym. Swobodne przesunięcie kosztów do późniejszej zaliczki może spowodować obowiązek zapłaty odsetek od zaległości zaliczkowej w okresie, za który koszt został bezpodstawnie rozliczny (wiem, że to się wydaje dziwne, bo przecież zaliczki naliczasz narastająco, ale tak literalnie wynika z ordynacji podatkowej i organy podatkowe coraz częściej to stosują).
Zwolnienie z VAT
Twoja działalność na początku nie przysporzy ci bardzo wysokich dochodów, bo jest to głównie twoja osobista praca, a zakupów niewiele. Zarejestrowałeś się jako czynny podatnik VAT, bo odliczysz chociaż niewielką kwotę VAT naliczonego od tych nielicznych zakupów. To może być błąd. Jeżeli rzeczywiście zakupów masz bardzo mało, obroty niewielkie (przynajmniej początkową), a zakres prowadzonej działalności nie pozbawia się takiej działalności to skorzystaj ze zwolnienie podmiotowego. Wybierając takie zwolnienie nie będziesz płacił VAT – nie odliczysz też podatku naliczonego, ale skro nie masz wiele zakupów.
Uważaj, jeżeli rozpoczęcie twojej działalności jest związane z inwestycjami i masz podatek naliczony, to zarejestruj się jako czynny podatnik VAT – odliczysz sobie podatek naliczony, przynajmniej urząd zwróci ci część wydatków!
Odliczenie od inwestycji – lepiej się nie wychylać?
Skoro już ustaliłeś, że jednak lepiej być czynnym podatnikiem, zarejestrowałeś się i dokonujesz zakupów, to odliczasz VAT naliczony. Ale przecież to są inwestycje (środki trwałe, WNiP) podatek naliczony odliczę w przyszłości. Błąd. To w podatku dochodowym masz amortyzację przy zakupie środków trwałych w WNiP. VAT odliczasz nawet od wydatków inwestycyjnych na bieżąco, czyli – co do zasady - w miesiącu/kwartale otrzymania faktury lub w jednym z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.
Masz znaczną nadwyżkę VAT naliczonego nad należnym? Znajomy powiedział, że lepiej nie wychylać się i nie występować o zwrot nadwyżki bo przyjdą i ci sprawdzą. A czy masz coś do ukrycia? Jeżeli nie, to lepiej niech sprawdzą zasadność wniosku o zwrot teraz na bieżąco i na początku działalności. „Na świeżo" pamiętasz co to za zakupu, i czemu będą służyły, a na samym początku działalności musiałbyś się bardzo postarać aby popełnić błędy, które dyskwalifikowałyby zwrot. Więc nie czekaj, nie stosuj kumulacji (jest dobra w Lotto a nie w VAT) i wystąp o zwrot VAT już teraz na bieżąco. Ryzyko sporu z fiskusem jest bardzo małe, a otrzymać część poniesionych wydatków na konto w ramach zwrotu: niezastąpione co znacznie poprawi twój cash flow.
Rozpocznę działalność w drugiej połowie roku a skorzystam to nie przekroczę 150.000 zł i będą miał zwolnienie od VAT
Całe szczęście, że rozpoczynasz działalność w drugim półroczu, bo nie zdążysz przekroczyć limitu 150.000 zł i dłużej będziesz mógł korzystać ze zwolnienia od VAT. Błąd! Jeżeli w danym roku rozpoczynasz wykonywanie działalności, to nie masz do zwolnienia podmiotowego limitu 150.000 zł, a tylko jej część obliczoną proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności w tym roku.
Kwartał czy miesiąc w VAT
Podatek od towarów i usług może być miesięcznym lub kwartalnym. Powyżej napisałem w odniesieniu do podatku dochodowego, że często rozliczenie kwartalne jest bardziej korzystne niż miesięczne (z uwagi na cenę pieniądza i przy założeniu zachowania samodyscypliny finansowej). PIT zaliczkuję kwartalnie to VAT również lepiej rozliczać w takim cyklu – przynajmniej będzie jednolicie. To może być błąd. Jeżeli spodziewasz się, że – przynajmniej w pierwszych okresach działalności – nie będziesz opłacał podatku bo będą przysługiwały ci zwroty to jednak miesiąc jako okres rozliczeniowy w VAT jest lepszym rozwiązaniem. Stosując kwartał dłużej będziesz czekał na zwroty, bo będą one ci wypłacane dopiero po złożeniu deklaracji kwartalnych.
Odliczenie VAT naliczonego od zakupów przed rozpoczęciem działalności
Wiesz już, że nawet jeżeli poniosłeś wydatki przed rozpoczęciem działalności, to mogą być twoim kosztem podatkowym. Szkoda, że nie można analogicznie postąpić z VAT naliczonym. Błąd! Można odliczyć VAT od zakupów związanych z działalnością dokonanych przed jej rozpoczęciem. Jeżeli jesteś czynnym podatnikiem i masz faktury zakupowe (chociaż nie wystawione „na twoją firmę" tylko na ciebie osobiście, możesz odliczyć podatek naliczy – oczywiście cały czas przyjmujemy, że wykonujesz działalność samodzielnie, a nie w ramach spółki).