Pytanie
W 2012 r. powiat zawarł umowę o dostawę licencji systemu e-mapa z dostawcą, służącego do prezentacji zasobów danych przestrzennych, jego uruchomienie i konfigurację oraz – w okresie od dnia podpisania umowy do 30 września 2013 r. włącznie – na pełnienie nadzoru autorskiego nad wykonanym wdrożeniem, dostęp do najnowszych wersji systemu oraz utrzymanie aplikacji na serwerze dedykowanym. Zgodnie z zapisami ww. umowy wynagrodzenie za wykonanie jej przedmiotu zostało określone na kwotę 18.450.00 zł. Za dostawę systemu e – mapa oraz usługi wymienione w umowie – na podstawie faktury z dnia 4 października 2012 r. – jednostka samorządu terytorialnego w dniu 26 października 2012 r. zapłaciła dostawcy ogółem 18.450,00 zł. Wyżej wymieniony wydatek objęto ewidencją wg klasyfikacji budżetowej w rozdz. 75095 oraz § 4210 – 12.300.00 zł (konta: 020 i 201) i § 4300 – 6.500.00 zł (konta: 402 i 201). Nabyty składnik majątku według powiatu o wartości 12.300.00 zł przekazano do używania w dniu 8 października 2012 r. na podstawie dowodu OT.
Czy działania podjęte w podanym zakresie są prawidłowe?
W naszej ocenie wyglądałoby to tak:
1) wydatek w kwocie 12.300.00 zł poniesiony na zakup ww. systemu stanowi wydatek inwestycyjny i nie powinien zostać sklasyfikowany jako wydatek bieżący;
2) koszty w kwocie 6.500.00 zł dotyczące zakupu usługi polegającej na pełnieniu nadzoru autorskiego nad wykonanym wdrożeniem, dostęp do najnowszych wersji systemu oraz utrzymaniem aplikacji na serwerze dedykowanym, świadczone przez dostawcę systemu e-mapa w okresie od dnia podpisania umowy do 30 września 2013 r. – zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości – powinny zostać proporcjonalnie podzielone na koszty lat 2012 i 2013.
Jak w takim przypadku powinno wyglądać ujęcie ww. operacji w księgach rachunkowych jednostki samorządu terytorialnego?