Jak przedsiębiorca może uchronić się od strat poniesionych przez pogodę?

Występujące w ostatnim czasie warunki pogodowe mają wpływ na rozliczenia podatkowe dokonywane przez przedsiębiorców. Część z nich musi odpowiedzieć sobie na pytanie: czy straty jakie ponieśli w związku z upałami, czy z gwałtownymi burzami mogą być zaliczone do kosztów podatkowych. Odpowiedź nie jest prosta.

Koszty podatkowe – krótkie przypomnienie

Zwykło mówić się, że kosztami podatkowymi są „wydatki poniesione”, tymczasem podatkowymi kosztami uzyskania przychodu nie są wydatki, a koszty poniesione w celu uzyskania przychodu lub dla zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów, których prawodawca wprost nie wyłączył z rachunku podatkowego.

 

Ważne! Odnosząc się do strat powodowanych upałami, ale również burzami, wiatrami, ulewami trzeba podkreślić, że koszt uzyskania przychodu nie zawsze musi być powiązany z poniesieniem wydatku, musi natomiast wynikać z poniesionego kosztu.

 

W dużym uproszczeniu - nie zawsze musimy wydatkować konkretne kwoty, aby powstał koszt podatkowy, czasami wystarczy, że występuje innego rodzaju obciążenie ekonomiczne. Tak jest np. w przypadku otrzymania darmowego składnika majątku, który ma być naszym środkiem trwałym podlegającym amortyzacji, wówczas, o ile wykażemy przychód z nieodpłatnego świadczenia odpisy amortyzacyjne dokonywane od jego wartości początkowej mogą być podatkowym kosztem uzyskania przychodu (chociaż nie wydaliśmy pieniędzy na kupno czy wytworzenie, a co najwyżej na podatek, i to też nie zawsze, to koszt podatkowy rozliczamy).

Z drugiej strony, samo nasze przeświadczenie, a nawet udokumentowanie, iż coś utraciliśmy nie generuje kosztu – patrz np. sytuacja, w której kontrahent wycofał się z umowy, przez co nie zarobiliśmy: to co nam przysługuje to ewentualnie roszczenie o naprawienie szkody (a w efekcie przychód), a nie możliwość powetowania sobie takiej straty poprzez przeniesienie jej na fiskusa poprzez koszty.

Oczywiście w każdym przypadku koszt, dla jego rozliczenia z fiskusem musi być poniesiony (czyli zaksięgowany) oraz celowy w znaczeniu fiskalnym.

 

Ważne! W praktyce dominuje wykładnia, zgodnie z którą koszt tylko wówczas może być uznany za celowy (i jako taki za koszt uzyskania przychodu), gdy jest chociażby w sposób pośredni powiązany z przychodem, który to przychód nie koniecznie został uzyskany, ale który hipotetycznie jest możliwym do osiągnięcia. Dodatkowo ważnym jest, aby wydatki były ekonomicznie uzasadnione.

 

Warunki atmosferyczne nie zmieniają zasad rozliczania

Badając jak pogoda może wpływać na nasze rozliczenia z fiskusem najczęściej przychodzą nam na myśl spektakularne przypadki zniszczonych przez wichury hal produkcyjnych, zalanych magazynów, czy tony produktów spożywczych, które uległy zepsuciu ze względu na upały. Tak, to są również te przypadki, ale nie tylko. Bo oprócz takich są to: wyższe wydatki za energię w związku z potrzebą używania klimatyzatorów, zakup nowych wiatraków do biura, setki czy tysiące butelek wody, a nawet krótszy czas pracy pracowników. To również są koszty mniej lub bardziej bezpośrednio determinowane warunkami pogodowymi (z drugiej strony zastanawiające jest to, że znacznie rzadziej stawiamy sobie w naszym klimacie pytania o koszty związane z dodatkowym ogrzewaniem w czasie mroźnej zimy, czy koniecznością zakupu soli drogowej by posypać parking biurowy).

Kilkanaście upalnych dni w roku spowodowało, że część przedsiębiorców chyba nieco zbyt roszczeniowo występuje wobec fiskusa oczekując, że państwo odda im to co zabrała pogoda. Tymczasem nawet dość szczególne dla naszej szerokości geograficznej warunki atmosferyczne nie mogą być przesłanką do zmiany zasad rozliczania kosztów, a zgodnie z takimi kluczowe jest: poniesienie celowego fiskalnie kosztu.

 

Wątpliwości nie ma przy wydatkach związanych z funkcjonowaniem

Przedsiębiorca, który musi zakupić dodatkowe klimatyzatory czy wiatraki, wodę dla pracowników, zapłacić wyższe rachunki za energię w związku z używaniem sprzętu chłodzącego, czy ponieść nieco wyższe koszty pracy w związku np. z przesunięciem części produkcji na trzecią zmianę (w porze nocnej) nie powinien mieć żadnych wątpliwości co do tego, że tego rodzaju wydatki, jako związane z jego funkcjonowaniem powinny być uznane za podatkowe koszty uzyskania przychodu. Absurdem przy tym byłoby odmierzanie czy na pracownika powinien przypadać litr wody na dzień pracy, czy może on wypić tych litrów dziesięć. Jeżeli pracodawca zapewnia takie świadczenia, bo jest to uzasadnione okolicznościami (w tym pogodą), to nie powinno być dyskusji o możliwości zaliczenia wydatków z tym związanych do kosztów. Oczywiście ważne są opisy na dokumentach źródłowych, bo być może za trzy lata nie będziemy pamiętać, że np. w sierpniu 2015 roku przez kilka dni termometry wskazywały 37 stopni i to spowodowało wzmożone zakupy niektórych towarów, w tym wiatraków zalegających przez kolejne, deszczowe, lata w kantorkach i magazynkach.

Bez wątpienia tutaj muszą mieć zastosowania normalne, uzasadnione przepisami podatkowymi, ale i okolicznościami oraz zdrowym rozsądkiem, reguły.

 

Przy stratach „poupałowych” i „poburzowych” fiskus może wymagać więcej

Tak jak brak jest szczególnych zasad podatkowych dotyczących rozliczania zakupów „atmosferycznych” w kosztach, tak też ustawodawca nie przewiduje żadnych szczególnych rozwiązań dotyczących aktywowania w kosztach strat determinowanych uwarunkowaniami pogodowymi. To oznacza, że i w tym przypadku koniecznym jest zastosowanie ogólnych reguł. Te, niestety, nie są wprost zapisane w ustawie podatkowej, a wynikają z orzecznictwa i praktyki.

Zaznaczyć należy, że zaprezentowana powyższej definicja kosztów podatkowych, ale i jej wykładnia musi być stosowana zarówno przy badaniu zwykłych kosztów podatników, jak i strat ekonomicznych, które powstają u podatnika. W odniesieniu do tych ostatnich funkcjonuje pogląd, że straty mogą być kosztem jedynie wówczas gdy nie są zawinione przez podatnika, nie są efektem jego błędów, uchybień, zaniechań itp. oraz jeżeli są związane z działalnością podatnika i nie można ich było uniknąć. Zatem dla rozliczenia strat w kosztach podatnik musi wykazać, że w rzeczywistości nie próbuje rozliczyć w kosztach podatkowych kosztów swojej niefrasobliwości, niewłaściwego działania swoich pracowników, zaniedbań etc.

Tak jak w każdym przypadku rozliczenia w kosztach straty, tak i w tym przypadku przedstawiciele fiskusa będą oczekiwali od podatników czegoś więcej niż stwierdzenia: „był upał”, „była burza” etc. W ostateczności, owszem upały około 40 stopni nie są typowymi dla Europy Środkowowschodniej, ale mają prawo występować w okresie letnim. Trudno zatem dziwić się, że urzędnicy oczekują, iż w takim okresie przedsiębiorcy nieco skrupulatniej niż zwykle podejdą do kontroli urządzeń nawadniających, chłodzących, przechowalni etc.

Ważnym jest to, aby podatnik wykazał, że zachował należytą staranność właściwą dla prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, a uwzględniającej warunki atmosferyczne, że wcześniej przygotował się do wykonywania działalności etc.

 

Przykład

Przedsiębiorca zajmuje się sprzedażą lodów. W czasie transportu jeden z jego pojazdów (a dokładniej urządzenie chłodzące) uległ awarii. W efekcie cały transport lodów uległ zniszczeniu, a wraz z nim „wypłynęły” koszty produkcji lodów. Dokonując badania czy wydatki poniesione na produkcję takich lodów mogą być kosztem (bo to one wyznaczą stratę) podatnik musi sprawdzić czy wykazał się należytą starannością. Jeżeli okaże się, że pojazd i chłodnia miały wszystkie przeglądy, certyfikaty, etc. pracownik niezwłocznie zareagował na awarie, ale pracodawcy nie udało się znaleźć zamiennego transportu ani miejsca przechowania wówczas strata będzie kosztem.

Co z zabezpieczeniem środków trwałych?

Oczywiście powyższe reguły obowiązują w odniesieniu do zabezpieczenia innych składników majątku, w tym środków trwałych.

 

Przykład 

Spółka świadczy usługi budowlane. Pomimo zapowiedzi, że wystąpią ulewne deszcze spółka pozostawiła sprzęt budowlany w wykopie znajdującym się nieopodal płynącej strugi. W czasie ulewy struga wylała uzupełniając w wykopie wodę, która pochodziła z ulewy i zalała znajdujący się w nim sprzęt. W takiej sytuacji należy stwierdzić, że strata jaka powstała w związku z koniecznością naprawy sprzętu była, po części, zawiniona przez podatnika (jego pracowników), przez co wydatki poniesione w związku z taką naprawą nie mogą być zaliczone do kosztów podatkowych.

Inna byłaby sytuacja gdyby podatnik postąpił racjonalnie i odpowiednio zabezpieczył swój sprzęt.

 

Przy karach umownych trzeba badać celowość

Do kosztów alokowanych w okolicach strat należy doliczyć również różnego rodzaju kary umowne czy urzędowe powodowane niespełnieniem obowiązków. Jeżeli chodzi o kary administracyjne za uchybienie przepisom, to te nie mogą być KUP. W przypadku kar umownych i odszkodowań w każdym przypadku konieczna jest analiza celowości według określonych powyżej zasad.

Należy jednak pamiętać o tym, że nawet gdybyśmy wykazali celowość, kosztem nie może być kara lub odszkodowanie z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad albo zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług. Zatem, czasami lepiej w ogóle nie wykonać świadczenia niż wykonać je wadliwie.

Przykład 

Firma transportowa zajmuje się transportem towarów spożywczych. Część towarów przewożonych jest na zwykłych naczepach a część w izotermach. Ze względu na upały spółka przewozi w izotermach również niektóre towary, które w normalnych warunkach wożone są zwykłymi naczepami. Mając do przewiezienia towary dla jednego z klientów spółka stanęła przed dylematem czy przewieźć towar (jak zawsze) zwykłą naczepą narażając się na karę za zepsucie się towarów czy zapłacić karę za niewykonania świadczenia (firma nie miała możliwości wykorzystania izotermy bo wszystkie były w planowych trasach). W tej sytuacji firma nie wykonała świadczenia i zapłaciła karę – wykazując celowość takiego wydatku spółka zaliczy go do kosztów gdy tymczasem kara a wadliwe wykonanie usługi, nawet przy takiej samej celowości byłaby KUP.

 

Ważne! Część przedsiębiorców oczekuje, że rozliczy w kosztach korzyści jakie osiągnęliby gdyby nie pogoda. Odpowiedź musi być tylko jedna: absolutnie nie.

(...)

Więcej w Kompasie Księgowo-Kadrowym!