Pytanie
Nasza firma zajmuje się produkcją wyrobów ze stali, które eksportujemy do Szwajcarii. Wysyłając produkty za granicę korzystamy z usług firm spedycyjnych. Kosztami transportu zostaje obciążona nasza firma. Koszty związane z usługą spedycyjną refakturujemy na kontrahenta ze Szwajcarii. W dniu przekazywania spedytorowi towaru do wysyłki jest wystawiana faktura eksportowa, dostarczana kontrahentowi wraz z towarem, gdzie w dodatkowej pozycji jest umieszczony koszt transportu. Wystawiając fakturę eksportową nie posiadamy jeszcze faktury od spedytora (usługa ta jeszcze nie została wykonana), który przez telefon podaje koszt usługi w kwocie euro, którą doliczamy do faktury eksportowej dotyczącej danej dostawy (przeliczając koszt transportu podany w euro na złotówki po kursie z dnia wystawienia faktury). Wszystko się zgadza, gdy spedytor tego samego dnia wykonuje usługę (wtedy data wystawienia faktury eksportowej pokrywa się z datą wystawienia faktury przez spedytora - przeliczenie kosztu spedycji na złotówki jest wówczas identyczne na obu fakturach). Problem powstaje, gdy spedytor wykonuje usługę z opóźnieniem. Wówczas faktura sprzedaży, na której umieszczamy koszty transportu ma wcześniejszą datę niż faktura wystawiona przez spedytora. Występują różnice z przeliczenia kosztu w euro na zł.
Jakie rozwiązanie zastosować, jeśli kontrahent żąda aby koszty transportu były umieszczane na jednej fakturze dokumentującej sprzedaż towarów, których ta spedycja dotyczy? Jak prawidłowo refakturować koszty transportu na fakturze dokumentującej eksport, w sytuacji, gdy fakturę za usługi spedycyjne otrzymujemy kilka dni po jej wystawieniu (z jaką datą i po jakim kursie zastosować przeliczenie)?