Zgodnie z koncepcją wiernego i rzetelnego obrazu w rachunkowości stany składników aktywów i pasywów wykazane w księgach rachunkowych podlegają okresowej weryfikacji przez ich porównanie ze stanem faktycznym. Sprawdzenie danych rachunkowości następuje w drodze inwentaryzacji, która obejmuje ogół czynności związanych z ustaleniem rzeczywistego stanu poszczególnych składników aktywów i pasywów. Na podstawie wyników inwentaryzacji porównuje się stany faktyczne ze stanami wykazanymi w księgach rachunkowych. W przypadku stwierdzenia rozbieżności między tymi stanami koryguje się dane zawarte w księgach rachunkowych, aby doprowadzić do ich zgodności ze stanami rzeczywistymi. Inwentaryzacja jest zatem jednym z czynników zapewniających prawidłowość prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz rzetelność informacji prezentowanych w sprawozdaniach finansowych.
Inwentaryzację należy przeprowadzać na ostatni dzień każdego roku obrotowego a także na dzień zakończenia działalności przez jednostkę oraz na dzień poprzedzający postawienie jej w stan likwidacji lub upadłości.
Sposób przeprowadzenia inwentaryzacji zależy od rodzaju składnika aktywów lub pasywów podlegającego tej procedurze. Jednym ze sposobów przeprowadzenia inwentaryzacji jest uzyskanie potwierdzeń prawidłowości stanu (art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 330) - dalej u.o.r.). Ten sposób dokonywania inwentaryzacji ma zastosowanie do:
– aktywów pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki;
– należności, w tym udzielonych pożyczek oraz zobowiązań z wyłączeniem:
- należności i zobowiązań wobec osób prowadzących księgi rachunkowe,
- własnych składników aktywów powierzonych kontrahentom.
Weryfikacja prawidłowości sald na rachunkach bankowych odbywa się na bieżąco na podstawie wyciągów wysyłanych przez bank posiadaczowi rachunku. Niezależnie od tego na koniec roku bank wysyła pismo informujące o stanie środków na rachunku lub wielkości kredytu z prośbą o potwierdzenie zgodności danych.
W przypadku należności jednostka będąca wierzycielem ma obowiązek wezwać na piśmie dłużnika do potwierdzenia zgodności salda. Nie powinno to jednak całkowicie zwalniać dłużnika z wystąpienia o potwierdzenie zgodności stanu zobowiązań, szczególnie jeśli wierzyciel nie uzgadnia salda w terminie pozwalającym na zweryfikowanie i prawidłowe wykazanie stanu zobowiązań w bilansie dłużnika. W praktyce jednostka najczęściej wysyła do swoich kontrahentów pismo w dwóch egzemplarzach z wykazem salda i prośbą o zwrotne przesłanie jednego egzemplarza potwierdzonego salda. Jeśli saldo składa się z kilku pozycji, należy je kolejno wyszczególnić, określając numer, datę i wartość każdej pozycji. Brak pełnej zgodności salda powinien być odpowiednio opisany przez kontrahenta z podaniem kwoty, pozycji i daty.
Wydaje się, że jedną z przyczyn zdarzającego się czasami niepotwierdzania przez niektóre jednostki sald własnych zobowiązań jest obawa przed potraktowaniem potwierdzenia salda za uznanie roszczenia. Obawa ta jest zupełnie bezpodstawna, ponieważ uznanie roszczenia przez osobę prawną lub fizyczną jest czynnością prawną, której dłużnik może dokonać tylko osobiście albo przez pełnomocnika. Należy zatem podkreślić, że ustne przyrzeczenie zapłaty oraz potwierdzenie salda podpisane przez księgowego nie jest równoznaczne z uznaniem roszczenia przez dłużnika.
Inwentaryzację rozrachunków można rozpocząć na 3 miesiące przed końcem roku obrotowego. Jeżeli potwierdzenie należności nastąpiło na dzień wcześniejszy niż dzień bilansowy, to uzgodnioną ich wielkość trzeba skorygować w bilansie o obroty, jakie miały miejsce w okresie między dniem uzgodnienia a dniem bilansowym. W trakcie badania sprawozdania finansowego biegły rewident może powtórnie wystąpić do wybranych kontrahentów o potwierdzenie salda.
W piśmie kontrahenta potwierdzającym posiadanie rzeczowych składników majątku innej jednostki powinny być wymienione nazwy tych składników, ich ilość, ceny jednostkowe i wartość.
Różnice, które zostały ujawnione w toku inwentaryzacji należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypada termin inwentaryzacji (art. 27 ust. 2 u.o.r.).