Kolumna 12 jest przeznaczona do wpisywania wynagrodzeń brutto wypłacanych pracownikom (w gotówce i w naturze). W kolumnie tej ewidencjonuje się również wynagrodzenia wypłacane osobom z tytułu umów zlecenia i umów o dzieło.
Wpisu do księgi dokonuje się:
a) na podstawie podpisanej listy płac lub innego dowodu potwierdzającego wypłatę wynagrodzenia w kasie,
b) na podstawie innych dowodów, np. dowodu potwierdzającego przekazanie wynagrodzenia na rachunek pracownika.
Na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 55 u.p.d.o.f. niewypłaconych, niedokonanych lub niepozostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności ze stosunku pracy nie uważa się za koszty uzyskania przychodu. Podobnie kosztem nie mogą być niewypłacone wynagrodzenia z zawartych umów zlecenia i o dzieło. W podatkowej księdze przychodów i rozchodów ujmuje się tylko wynagrodzenia wypłacone. Zasada ta ma zastosowanie zarówno w sytuacji, gdy koszty są ewidencjonowane metodą uproszczoną jak i memoriałową. Różna jest jednak data ujęcia wynagrodzeń z umowy o pracę i umów z działalności wykonywanej osobiście.
 
 
Na podstawie art. 22 ust. 6ba u.p.d.o.f. należności z umowy o pracę oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. Jeżeli wynagrodzenie jest wypłacone po terminie, wówczas podlega ewidencjonowaniu z dniem jego faktycznej wypłaty.
Powyższa zasada dotyczy wynagrodzeń pracowników produkcyjnych, których wynagrodzenia stanowią koszty bezpośrednio związane z przychodami, jak i nieprodukcyjnych. W przypadku tych pierwszych, wydatki poniesione na wypłatę wynagrodzeń nie mogą być potrącane w dacie uzyskania przychodów, gdyż w odniesieniu do tej kategorii kosztów (wynagrodzeń) ustawodawca określił szczególny moment ich zaliczenia do kosztów; nie obowiązują tu zatem regulacje wynikające z art. 22 ust. 5–5b u.p.d.o.f.
Wynagrodzenia z umów zlecenia i o dzieło zawsze, bez względu na datę wypłaty ujmuje się w księdze dniu pozostawienia wynagrodzenia do dyspozycji zleceniobiorcy bądź biorącego dzieło.
 
 
Przykład
Podatnik prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą w zakresie organizacji imprez turystycznych. Zdarzenia gospodarcze związane z tą działalnością ewidencjonuje w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, prowadzoną tzw. metodą memoriałową. Na potrzeby zorganizowania imprezy turystycznej zatrudnia w ramach umowy o pracę lub wynajmuje w ramach umowy zlecenia szereg osób np. pracowników biurowych, pilotów wycieczek, kapitanów jachtowych.
Wynagrodzenia osób:
– zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, stanowią koszty uzyskania przychodu w miesiącu, za który są należne, o ile zostały wypłacone w terminie wynikającym z przepisów prawa lub zawartej umowy,
– świadczących usługi na podstawie umowy zlecenie, stanowią koszty uzyskania przychodu w momencie ich wypłaty, bądź pozostawienia do dyspozycji.
Powyższe obowiązuje niezależnie od faktu, czy wynagrodzenia tych osób można powiązać z konkretnym przychodem uzyskanym przez podatnika, czy też nie.
Załóżmy, że zgodnie z dodatkowymi warunkami zatrudnienia pracownik otrzymuje wynagrodzenie 10 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Za maj br. wynagrodzenie zostało wypłacone gotówką w kasie w wyznaczonym terminie. Podstawą sporządzenia zapisu w księdze będzie podpisana lista płac. Pomimo wypłaty wynagrodzenia 10 czerwca br. koszt powinien być ujęty w księdze w kolumnie 2 „Data zdarzenia gospodarczego" z dniem np. 31 maja br. czyli w miesiącu, za który wynagrodzenie jest należne. Gdyby pracodawca dokonał wypłaty wynagrodzenia po terminie np. 11 czerwca br., wówczas to właśnie w tej dacie powinien być sporządzony wpis do księgi.
Przykład pochodzi z interpretacji wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach

Dnia 27 kwietnia 2012 r., IBPBI/1/415-487/12/KB. 

(...)

Czytaj więcej: Kompas Księgowo-Kadrowy