Już niedługo niepubliczne spółki akcyjne czeka prawdziwa rewolucja, jeśli chodzi o dokumenty akcji. Dokumenty akcji w formie pisemnej były do niedawna jedną z cech identyfikujących spółkę akcyjną w obrocie. Wszyscy pamiętamy, jaką szatę graficzną miały kiedyś dokumenty akcji, zwłaszcza te z okresu międzywojennego, które niekiedy można było bez przesady nazwać „dziełami sztuki”. Oczywiście wraz z rozwojem publicznego obrotu instrumentami finansowymi tradycja wydawania dokumentów akcji w formie papierowej zaczęła stopniowo zanikać na rzecz dematerializacji akcji. Nadal jednak pozostała znaczna liczba spółek akcyjnych, funkcjonujących poza obrotem publicznym, które wydawały swoim akcjonariuszom dokumenty akcji sporządzane na piśmie (art. 328 § 1 ksh – w dotychczasowym brzmieniu), czy to w formie pojedynczych dokumentów, czy też w postaci odcinków zbiorowych. Zmiana przepisów kodeksu spółek handlowych wprowadzona nowelizacją z 30 sierpnia 2019 r. (Dz.U. 2019 poz. 1798) kładzie definitywnie kres tej wieloletniej tradycji.

Czytaj również: Ważne zmiany dla spółek - przepisy o dematerializacji akcji >>

 


Szeroki zakres obowiązków dla podmiotów prowadzących rejestr

Zgodnie z nowym brzmieniem art. 328 § 1 i § 2 ksh akcje nie mają formy dokumentu, a przepisy o akcjach stosuje się odpowiednio do wariantów subskrypcyjnych, świadectw użytkowych, świadectw założycielskich i innych tytułów uczestnictwa w dochodach lub podziale majątku. Zgodnie z nowymi regulacjami, które w swej znacznej części zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2021 r. - akcje spółek niebędących spółkami publicznymi podlegać będą zarejestrowaniu w rejestrze akcjonariuszy. Na marginesie można jedynie zaznaczyć, że jeśli uchwała walnego zgromadzenia tak stanowi, akcje spółki niebędącej spółką publiczną podlegają zarejestrowaniu w krajowym depozycie papierów wartościowych z tym, że akcje tej samej spółki nie mogą być zarejestrowane jednocześnie w rejestrze akcjonariuszy i depozycie papierów wartościowych.

Rejestr akcjonariuszy może prowadzić podmiot, który na podstawie ustawy z 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi jest uprawniony do prowadzenia rachunków papierów wartościowych, a wiec np. banki oraz domy maklerskie. Rejestr akcjonariuszy będzie prowadzony w postaci elektronicznej, który może mieć formę rozproszonej lub zdecentralizowanej bazy danych, z tym że niezależnie od przyjętej formy podmiot prowadzący rejestr akcjonariuszy ma obowiązek prowadzenia go w sposób, który zapewnia bezpieczeństwo i integralność zawartych w nim danych. Ustawa nakłada szereg obowiązków na podmiot prowadzący rejestr.  Przede wszystkim ma on uaktualniać wpisy, a także wypełniać obowiązki informacyjne w stosunku do akcjonariuszy, których zmiana wpisu dotyczy. Rejestr akcjonariuszy będzie jawny dla spółki i każdego akcjonariusza, a katalog informacji, jakie będą w nim ujawniane (notabene szeroki) określa art. 328(3) § 1 ksh.

Sprawdź w LEX: Czy spółka akcyjna w likwidacji może jednorazowo zakupić i sprzedać towar? >

Niewiele czasu na wybór podmiotu prowadzącego rejestr

W świetle nowych przepisów powierzenie prowadzenia podmiotowi uprawnionemu rejestru akcjonariuszy (bankowi lub domowi maklerskiemu), będzie wymagało zawarcia z nim stosownej umowy o prowadzenie rejestru akcjonariuszy. Wybór podmiotu w przypadku spółki już istniejącej wymaga uchwały walnego zgromadzenia - pojawi się, zatem obowiązek odbycia takiego walnego zgromadzenia. Dla spółki akcyjnej nowo zawiązywanej wyboru dokonywać będą założyciele w akcie zawiązania spółki. Spółka jest zobowiązana do niezwłocznego zawarcia umowy o prowadzenie rejestru zgodnie z art. 328(1) § 5 ksh z tym, że ma to zrobić najpóźniej do 30 czerwca 2020 r. Niezależnie, zatem od tego, że większość przepisów ustawy z dnia 30 sierpnia 2019 r. wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2021 r. powyższa zmiana będzie obowiązywać już od dnia 1 stycznia 2020 r. 

Czytaj w LEX: Czy zawieszenie działalności przez spółkę komandytowo-akcyjnej zwalnia od obowiązku zawarcia umowy o prowadzenie rachunku papierów wartościowych w ramach obligatoryjnej dematerializacji akcji spółki?

 


Praktyczne skutki zmian dla akcjonariuszy

Jeśli chodzi o praktyczne skutki prawne dla akcjonariusza wynikające z powyższych to przede wszystkim moc obowiązująca dokumentów akcji dotychczas wydanych przez spółkę niepubliczną wygasa z mocy prawa z dniem 1 stycznia 2021 r. (dokumenty akcji zachowają jednak moc dowodową w zakresie wykazywania przez akcjonariusza wobec spółki, że przysługują mu prawa udziałowe, przez okres 5 lat od dnia wejścia w życie omawianych przepisów). Z tym samym dniem tj. 1 stycznia 2021 r. uzyskują moc prawną wpisy w rejestrze akcjonariuszy, a w przypadku spółki niebędącej spółka publiczną, której walne zgromadzenie podjęło uchwałę o zarejestrowaniu jej akcji w depozycie papierów wartościowych w rozumieniu przepisów ustawy o obrocie instrumentami finansowymi, zapisy jej akcji na rachunkach papierów wartościowych. Po tej dacie w stosunku do spółki, niebędącej spółką publiczną, za akcjonariusza (a więc osobę uprawnioną do wykonywania praw korporacyjnych) uważać się będzie tylko taką osobę, która jest wpisana do rejestru akcjonariuszy. 

Sprawdź w LEX: W jaki sposób zmienić rok podatkowy spółki akcyjnej? >

Działania, które muszą podjąć spółki

Jakie zatem działania powinna podjąć spółka w celu „wycofania” dokumentów akcji z rynku, a w konsekwencji wykonania ustawowego obowiązku zarejestrowania akcji w rejestrze akcjonariuszy? Zdecydowanie zacząć należy od ujawnienia w KRS adresu strony internetowej spółki, a to ze względu na to, że informacje zamieszczane na stronie internetowej spółki pełnią ważną rolę w procesie informacyjnym związanym z „dematerializacją” akcji. Wskazane, zatem jest, aby taki wniosek (o ile spółka nie zgłosiła tego wcześniej) trafił do KRS jak najszybciej. Następny krok to uporządkowanie kwestii związanych z dokumentami akcji. Wydaje się, że w przypadku, gdy akcjonariuszy spółki jest kilku czy nawet kilkunastu - nie mówiąc już o przypadkach, gdy wyemitowane akcje są przechowywane w spółce - nie powinno być z tym problemu. Wystarczy, bowiem, że akcjonariusze ci złożą za pokwitowaniem posiadane przez siebie dokumenty akcji w spółce.

Sprawdź w LEX: Czy spółka akcyjna może być komplementariuszem w spółce komandytowej? >

Inaczej wygląda sytuacja, gdy akcjonariat jest liczny, a do tego rozproszony, akcje zostały zagubione lub w ogóle nie wiadomo kto jest akcjonariuszem. W takiej sytuacji spółka ma obowiązek wezwać akcjonariuszy pięciokrotnie do złożenia dokumentów akcji w spółce (wezwanie następuje w trybie właściwym dla zwoływania walnego zgromadzenia – inaczej zatem będzie to wyglądało, gdy w spółce są wyłączenie akcje na okaziciela a inaczej, gdy tylko akcje imienne) oraz udostępnić informację o wezwaniu na stronie internetowej spółki w miejscu wydzielonym na komunikację z akcjonariuszami przez okres nie krótszy niż 3 lata od dnia pierwszego wezwania. Wezwania, o których mowa powyżej nie mogą być dokonywane w odstępie dłuższym niż miesiąc ani krótszym niż dwa tygodnie z tym, że pierwszego wezwania spółka zobowiązana jest dokonać do dnia 30 czerwca 2020 r – a jednocześnie przed pierwszym wezwaniem spółka ma obowiązek zawrzeć umowę na prowadzenie rejestru akcjonariuszy. Istotne zatem jest aby zawczasu przygotować w spółce harmonogram czynności z tym związanych. Po wpisaniu akcjonariusza do rejestru akcjonariuszy podmiot prowadzący rejestr akcjonariuszy na żądanie akcjonariusza wystawia imienne świadectwo rejestracyjne, które potwierdza uprawnienia wynikające z akcji, które nie mogą być realizowane wyłącznie na podstawie zapisów w rejestrze akcjonariuszy. 

Sprawdź w LEX: Jak spółka akcyjna powinna amortyzować zakupione oprogramowanie oraz laptop? >

Dodatkowe koszty dla spółek niepublicznych

Co w praktyce oznaczać będą opisane wyżej zmiany dla spółek niebędących spółkami publicznymi? Wydaje się, że odpowiedź nasuwa się sama. Po pierwsze duże zamieszanie, a po drugie dodatkowe koszty. Podmiot uprawniony do prowadzenia rejestru akcjonariusz nie będzie przecież prowadził go za darmo. Do tego koszty ogłoszeń w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, jeśli spółka ma taki obowiązek. Po trzecie wreszcie większą kontrolę nad akcjonariatem spółki i to sprawowaną nie tylko przez samą spółkę. Jaka zatem może być na to rada? Wydaje się, że jeśli dla prowadzonej przez spółkę działalności przepisy prawa nie wymagają wprost formy spółki akcyjnej, a spółka nie planuje wprowadzenia akcji do obrotu publicznego to wyjściem z sytuacji może być przekształcenie spółki w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością albo spółkę komandytową.

Wojciech Ostrowski jest radcą prawnym w Rachelski i Wspólnicy Kancelaria Prawna