Czy w przypadku spółki cywilnej, oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia może być wystawione na pełnomocnika, a podpisane przez pełnomocnika i mocodawcę?

Ofertę złożyła spółka cywilna Przedsiębiorstwo Usługowe s.c Pani X i Pani Y. Do oferty załączono wypis aktu notarialnego tj. pełnomocnictwo, w którym pani Y udzieliła pełnomocnictwa pani X do wszelkich spraw związanych ze zwykłym zarządem oraz do m.in. reprezentowania jej przed organami samorządu terytorialnego. Do oferty dołączono dwa oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia.

Oświadczenie brzmiało: my, niżej podpisani: Pani X, działając w imieniu Przedsiębiorstwo Usługowe s.c. Pani X i Pani Y, oświadczamy, że nie podlegamy wykluczeniu (...) i podpisane jest przez panią X i panią Y. Drugie oświadczenie, jest dokładnie takie samo i jest również podpisane przez dwie osoby: panią X i panią Y.

Pytanie:
Czy jeżeli pani X jest uprawniona na podstawie pełnomocnictwa do reprezentowania spółki, to czy oba oświadczenia mogą być wystawione na panią X, a podpisane przez dwie osoby?
Czy też jedno oświadczenie powinno być wystawione na panią X a drugie na panią Y i przez kogo mają być podpisane?

Odpowiedź:
Wspólniczki spółki cywilnej powinny były złożyć dwa odrębne oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia w imieniu każdej z nich osobna.

Uzasadnienie:
Przedsiębiorców prowadzących działalność w formie spółki cywilnej należy na gruncie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych dalej p.z.p., traktować jako wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (art. 23 ust. 1 p.z.p.). Trzeba pamiętać, że zgodnie z art. 860 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny dalej k.c., spółka cywilna jest umową, na mocy której wspólnicy zobowiązują się dążyć do osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego przez działanie w sposób oznaczony, w szczególności przez wniesienie wkładów. Umowa taka tworzy więc między jej stronami jedynie stosunek zobowiązaniowy. Spółka cywilna nie ma osobowości prawnej.
W konsekwencji zgodnie z treścią art. 23 ust. 2 p.z.p. wspólnicy spółki cywilnej ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Przyjęło się jednak w orzecznictwie, że zamiast takiego pełnomocnictwa wspólnicy mogą przedłożyć umowę spółki cywilnej, z której wynika zakres reprezentacji. W przypadku omawianym w pytaniu wspólnicy spółki cywilnej przedłożyli pełnomocnictwo. Zakres tego pełnomocnictwa może jednak budzić pewne wątpliwości. Jak wskazuje Urząd Zamówień Publicznych: "To, jakie czynności wchodzą w zakres zwykłego zarządu, zależy jednak od okoliczności konkretnego przypadku, a mianowicie, czy są to czynności o charakterze bieżącym, zwykle podejmowane w dążeniu do uzyskania wspólnego celu gospodarczego, czy też mają charakter wyjątkowy, istotnie wpływający na prawa lub obowiązki wspólników." (Informator UZP, Kwiecień 2013 r.) W tym względzie skłaniałabym się do uznania, że składanie ofert w zakresie przedmiotu działalności spółki cywilnej stanowi raczej czynność zwykłego zarządu, w szczególności jeżeli z opisu doświadczenia spółki wynika, że jest to kolejna podobna realizacja. Niezależnie jednak od powyższych rozważań należy stwierdzić, że złożenie pełnomocnictwa nie wyłącza możliwości samodzielnego działania obu wspólników.
Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem przepisy art. 22 ust. 1 p.z.p. oraz art. 23 p.z.p. nie nakładają na wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia obowiązku wykazania spełnienia przez każdego z osobna wszystkich warunków udziału w postępowaniu. Wyjątek stanowi jednak warunek niepodlegania wykluczeniu. Zgodnie z utrwaloną interpretacją art. 22 ust. 1 w zw. z art. 23 ust. 3 każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia obowiązany jest wykazać, że nie podlega wykluczeniu z udziału w postępowaniu w okolicznościach, o których mowa w art. 24 ust. 1 p.z.p. Oświadczenie takie musi zostać złożone odrębnie przez każdego z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub przez pełnomocnika tych wykonawców w imieniu każdego z nich (tak m.in. J. Nowicki, Prawo zamówień publicznych. Komentarz 2014, komentarz do art. 23 p.z.p.).
W związku z powyższym w stanie faktycznym sprawy należy przyjąć, że wspólniczki spółki cywilnej powinny były złożyć dwa odrębne oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia w imieniu każdej z nich osobna. Jedno z oświadczeń powinno być wystawione na Panią X, a drugie na Panią Y. W zaistniałej sytuacji należy wezwać wykonawcę do uzupełnienia dokumentów poprzez złożenia odrębnych oświadczeń złożonych przez każdą ze wspólniczek o braku podstaw do wykluczenia z postępowania. Każde z oświadczeń powinno być podpisane przez Panią, które to oświadczenie dotyczy. Ewentualnie oświadczenie w imieniu Pani Y może także podpisać Pani X w oparciu o przedłożone pełnomocnictwo.

[Uwaga! Odpowiedź na to pytanie jest już nieaktualna od 1 I 2021 r.]