Czy na podstawie art. 25 ustawy o rachunkowości możemy dokonywać poprawek bez stosowania zapisów czerwono-czarnych, skoro miesiąc jest w trakcie księgowania (nie jest zamknięty)?

Prowadzimy księgi rachunkowe na podstawie programu komputerowego. Przed zamknięciem danego miesiąca dokonujemy analizy wprowadzonych dokumentów i zdarza się wyłapać błąd, np.: korekta na dowodach księgowych (poprawek dokonuje zawsze osoba, do której należy poprawiany zakres obowiązków) zarówno w treści, jak i w kwotach.

Pytanie:
Czy na podstawie art. 25 ustawy o rachunkowości możemy dokonywać poprawek bez stosowania zapisów czerwono-czarnych, skoro miesiąc jest w trakcie księgowania (nie jest zamknięty)?
Czy zamknięcie list płac jest równoznaczne z zamknięciem miesiąca, np. pomylony numer zlecenia w kosztach (było 03.550, winno być 03.551; dla nas to jeszcze nie jest zamknięcie miesiąca od strony kosztów)?
Zdaniem programistów poprawek możemy dokonywać tylko na podstawie art. 25 ustawy o rachunkowości.
Czy jest ustawowo ustalany termin zamykania ksiąg bez możliwości poprawek?

Odpowiedź:
W przypadku ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca korekt dokonuje się sporządzając odpowiedni dokument, którym najczęściej jest polecenie księgowania.

Uzasadnienie:
Księgi rachunkowe zgodnie z zapisami art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) - dalej u.o.r. - powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco.
Jednocześnie art. 23 u.o.r. wskazuje, iż zapisy w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawienia miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu.
Zapisy art. 25 ust. 2 u.o.r. określają, iż po zamknięciu miesiąca lub prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera dozwolone są korekty poprzez wprowadzenie odrębnego dokumentu, np. polecenia księgowania.
Zamknięcie listy płac nie jest równoznaczne z zamknięciem miesiąca, natomiast w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych za pomocą komputera właściwym jest dokonanie korekty zapisu błędnego stanowiska kosztu sporządzając odpowiedni dokument PK.
Księgi rachunkowe, zgodnie z art. 24 ust. 5 u.o.r., zamyka się za rok obrotowy nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym, natomiast w ciągu roku poszczególne okresy sprawozdawcze powinny być zamknięte w terminach obowiązujących jednostkę do sporządzenia sprawozdań finansowych oraz deklaracji podatkowych, czyli nie później niż w terminie do 20 dnia następnego miesiąca. Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy (art. 12 ust. 4 u.o.r.). Po tym terminie nie powinno być możliwości dokonywania zapisów księgowych w księgach rachunkowych.