Pytanie
Podpisaliśmy umowę zlecenia z osobą prowadzącą działalność gospodarczą. W ramach tej umowy przyjmujący zlecenie (agent) jest zobowiązany do dokonywania sprzedaży naszych towarów i usług. W toku swojej działalności potrzebuje zakupić np. drobne materiały (kable, klucze, paliwo), a także większe wydatki, jak np. zakup środków trwałych niezbędnych do wykonania usług. Wydatki na zakup tych składników mają być ostatecznie poniesione przez dającego zlecenie w ten sposób, że agent dokonując zakupów, bierze fakturę od sprzedawcy wystawioną na dającego zlecenie. Czasami wydatki te pokrywa w gotówce, a czasami karta płatniczą z własnego konta bankowego. Po zakończeniu miesiąca, sporządza wykaz poniesionych wydatków, załącza dokumenty potwierdzające te wydatki i przedkłada dającemu zlecenie do akceptacji. Dający zlecenie zwraca agentowi poniesione koszty po uprzednim sprawdzeniu ich pod kątem merytorycznym.
Czy takie postępowanie jest poprawne?
Czy też powinniśmy rozwiązać to inaczej?
Chcemy uniknąć sytuacji, w której agent ponosi te koszty, a następnie w swojej fakturze obciąża nimi dającego zlecenie.