Co w sytuacji, gdy członek zarządu jest na chorobowym lub na urlopie macierzyńskim i w związku z tym nie może fizycznie podpisać sprawozdania?

Ustawa o rachunkowości nie przewiduje niezłożenia podpisu pod sprawozdaniem finansowym jakiegokolwiek członka zarządu. W poniższym pytaniu nie chodzi mi o odmowę podpisu przez członka zarządu.

Pytanie:
Co w sytuacji, gdy członek zarządu jest na chorobowym lub na urlopie macierzyńskim i w związku z tym nie może fizycznie podpisać sprawozdania, zwłaszcza, że może się narazić tym samym na utratę świadczeń ZUS?
Czy prezes może sporządzić przed zgromadzeniem akcjonariuszy/wspólników zarządzenie, że akurat to sprawozdanie finansowe podpisze tylko prezes?
Czy wtedy sprawozdanie finansowe jest ważne i czy uchwała o podziale zysku lub pokryciu straty jest ważna?
Co z odpowiedzialnością karną z ustawy o rachunkowości wobec niepodpisujących członków zarządu?

Odpowiedź:
Przebywanie członka zarządu na zwolnieniu lekarskim lub na urlopie macierzyńskim nie stanowi wystarczającego usprawiedliwienia dla niezłożenia podpisu pod sprawozdaniem finansowym.
Zgromadzenie wspólników czy walne zgromadzenie akcjonariuszy nie może swoją uchwałą zmienić przepisu ustawowego, który wymaga podpisania sprawozdania finansowego przez wszystkich członków zarządu.

Uzasadnienie:
To, że członek zarządu jest na zwolnieniu lekarskim lub na urlopie macierzyńskim nie stanowi moim zdaniem wystarczającego usprawiedliwienia dla niezłożenia podpisu pod sprawozdaniem finansowym, zgodnie z dyspozycją art. 52 ustawy z 29.09.1994 r. o rachunkowości ((Dz.U. z 2019 r. poz. 351) - dalej u.o.r. Znam przypadki, gdy zawożono do podpisu sprawozdanie finansowe prezesowi zarządu przebywającemu w szpitalu po ciężkiej operacji lub wysyłano kurierem, ponieważ członek zarządu przebywał za granicą. Nie bardzo mogę zrozumieć, dlaczego członek zarządu, w wyniku podpisania sprawozdania finansowego miałby stracić świadczenia ZUS?
Zgromadzenie wspólników czy walne zgromadzenie akcjonariuszy nie może swoją uchwałą zmienić przepisu ustawowego, który wymaga podpisania sprawozdania finansowego przez wszystkich członków zarządu, ewentualnie w razie odmowy podpisania, podania przyczyny.
Powstaje jednak kwestia ważności sprawozdania finansowego w przypadku niepodpisania go przez jednego z członków zarządu.
Co prawda art. 52 ust. 2 u.o.r. stanowi, że sprawozdanie finansowe podpisują wszyscy członkowie zarządu, jednakże nie oznacza to, że niepodpisanie sprawozdania przez wszystkich członków zarządu oznacza, że sprawozdanie takie nie istnieje i nie zostało sporządzone. Jeżeli sprawozdanie zostało podpisane przez osoby upoważnione do reprezentacji spółki, z pewnością, sprawozdanie takie istnieje.
Jak wiadomo, przepis art. 52 ust. 2 u.o.r. dopuszcza sytuację odmowy podpisu sprawozdania finansowego przez członka zarządu, który np. nie pełnił funkcji w okresie sprawozdawczym i nie czuje się na sile podjąć odpowiedzialności przewidzianej w art. 77 u.o.r. W takiej sytuacji uzasadnienie pisemne dołącza się do sprawozdania finansowego. Oznacza to, że sprawozdanie finansowe w takiej sytuacji istnieje, zostało sporządzone i podpisane przez osobę (lub osoby) upoważnione do reprezentacji spółki.
Art. 52 u.o.r. nie przewiduje rygoru nieważności w przypadku niepodpisania sprawozdania finansowego przez część członków zarządu spółki, oczywiście jeśli zostało podpisane zgodnie ze sposobem reprezentacji spółki, przewidzianym w umowie (statucie).
Jeżeli sprawozdanie zostało zbadane przez biegłego rewidenta, gdy wymagał tego art. 64 ust. 1 u.o.r., a następnie zatwierdzone zgodnie z przepisami ustawy z 15.09.2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 505) oraz ustawy o rachunkowości, to prawidłowo powzięta uchwała o podziale zysku lub pokryciu straty będzie ważna, pomimo braku jednego podpisu i uzasadnienia powodu odmowy złożenia podpisu.
Takie stanowisko zajął m.in. Sąd Apelacyjny w Poznaniu w wyroku z 20.01.2011 r. (I ACa 1048/10).
Należy dodać, że kwestia niepodpisania przez członka zarządu sprawozdania finansowego przy braku uzasadnienia odmowy podpisu może być przedmiotem dyskusji na zgromadzeniu wspólników oraz podjęcia stosownych decyzji, łącznie z odwołaniem tej osoby ze składu zarządu. Jeżeli chodzi o odpowiedzialność, to samo niezłożenie podpisu nie jest zagrożone odpowiedzialnością karną, natomiast nie zwalnia z odpowiedzialności na podst. art. 77 i 79 u.o.r. O kwestiach winy i kary wyrokuje sąd, w przypadku skierowania do niego aktu oskarżenia.
Wprowadzenie obowiązku sporządzania sprawozdań finansowych wyłącznie w wersji elektronicznej nie zmieniło podstawowych zasad podpisywania sprawozdań finansowych, z wyjątkiem tego, że podpisy obecnie muszą być złożone również w wersji elektronicznej. Sprawozdanie w formie elektronicznej musi zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym (płatnym) lub podpisem zaufanym (dawniej ePUAP, bezpłatnym) przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki, a jeżeli zarząd jest organem wieloosobowy, to przez wszystkie osoby wchodzące w skład tego organu.
Podobnie jak poprzednio, tak i teraz mogą zdarzyć się okoliczności, które uniemożliwią członkowi zarządu podpisanie sprawozdania w terminie przewidzianym do jego sporządzenia. Uważam, że sprawozdanie powinno zostać podpisane przez taką osobę w najszybszym terminie, w jakim jest to możliwe. Ażeby uniknąć niepotrzebnych dyskusji na temat wywiązania się z obowiązku podpisania sprawozdania finansowego, należy moim zdaniem gromadzić dowody świadczące o braku możliwości podpisania sprawozdania finansowego przez członka zarządu przebywające, np. w szpitalu po ciężkim wypadku samochodowym lub z innej uzasadnionej przyczyny.