Prawo pracodawcy do żądania informacji o stanie zdrowia pracownika - ograniczone

Informacje o stanie zdrowia pracownika są jego danymi osobowymi i to danymi wrażliwymi, co oznacza, że podlegają szczególnej ochronie. Zatem pracownik nie ma obowiązku ujawniania ich pracodawcy, chyba że sam się na to zgodzi, ale także pod pewnymi warunkami.

Kodeks pracy (art. 22(1) par. 1 k.p.) jednoznacznie określa zakres danych osobowych, których może żądać pracodawca od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, jak również już zatrudnionej.

Od osoby zatrudnianej może oczekiwać podania danych:

• imienia (imion) i nazwiska;
• daty urodzenia;
• danych kontaktowych;
• dotyczących wykształcenia;
• dotyczących kwalifikacji zawodowych;
• o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

Art. 22(1) par. 3 k.p. reguluje zaś zakres danych od pracownika takich jak:

• adres zamieszkania;
• numer PESEL, a w przypadku jego braku - rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;

• inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
• wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
• numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Sprawdź w LEX: Zakres danych osobowych pracownika i kandydata do pracy przetwarzanych przez pracodawcę - PROCEDURA krok po kroku >>>

Jakich danych może żądać pracodawca

Natomiast z art. 22(1) par. 4 k.p. wynika, że pracodawca może także żądać od pracownika podania innych niż powyższe danych, ale tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Z kolei art. 13 ustawy z 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta określa m.in. prawo pacjenta do tajemnicy informacji o stanie zdrowia.

Czytaj także na Prawo.pl: Gdy kontrola L4 nie zastanie nas w domu – przez źle podany adres mogą być kłopoty>>

Tajemnica dotyczy danych, które zostały uzyskane w związku z wykonywaniem określonego zawodu medycznego. Tajemnicę informacji należy rozumieć jako powinność zachowania poufności pewnych danych zarówno co do ograniczonego kręgu osób, do których informacja może dotrzeć, jak i co do zakazu ujawniania określonych informacji. Zakaz i ograniczenie należy stosować do wszelkich form przetwarzania informacji, a więc pisemnego i ustnego, oraz wszelkich innych form przekazu nadających się do interpretacji, w tym także milczenia. Czasowy zakres konieczności zachowania tajemnicy informacji jest nieograniczony.

RODO zabrania przetwarzania informacji o zdrowiu pracownika

Art. 9 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – czyli przepisów RODO – zabronione jest przetwarzanie pewnych danych osobowych.

Są to:

• dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne,
• poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe,
• przynależność do związków zawodowych

oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby.

- Zgodnie z definicją legalną określoną w art. 4 pkt 15 RODO „dane dotyczące zdrowia” oznaczają dane osobowe o zdrowiu fizycznym lub psychicznym osoby fizycznej - w tym o korzystaniu z usług opieki zdrowotnej - ujawniające informacje o stanie jej zdrowia – podkreśla Biuro Informacji w Głównym Inspektoracie Pracy (GIP). - Biorąc pod uwagę powyższą definicję, informacje o stanie zdrowia pracownika należą do szczególnej kategorii danych osobowych w rozumieniu art. 9 ust. 1 RODO, których przetwarzanie co do zasady jest zabronione – dodaje przedstawiciel GIP.

Czytaj w LEX: Wpływ RODO na obowiązki pracodawcy w zakresie dokumentacji powypadkowej i medycznej >>>

Czytaj w LEX: Przetwarzanie danych osobowych w kontekście zatrudnienia pracowniczego (uwagi de lege ferenda) >>>

Jednak są wyjątki od tej zasady określone w przepisach RODO w 10 punktach:

• osoba, której dane dotyczą, wyraziła wyraźną zgodę na przetwarzanie tych danych osobowych w jednym lub kilku konkretnych celach, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego przewidują, iż osoba, której dane dotyczą, nie może uchylić się od powyższego zakazu;
• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, o ile jest to dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą;
• przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej, a osoba, której dane dotyczą, jest fizycznie lub prawnie niezdolna do wyrażenia zgody;
• przetwarzania dokonuje się w ramach uprawnionej działalności prowadzonej z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń przez fundację, stowarzyszenie lub inny niezarobkowy podmiot o celach politycznych, światopoglądowych, religijnych lub związkowych, pod warunkiem że przetwarzanie dotyczy wyłącznie członków lub byłych członków tego podmiotu lub osób utrzymujących z nim stałe kontakty w związku z jego celami oraz że dane osobowe nie są ujawniane poza tym podmiotem bez zgody osób, których dane dotyczą;
• przetwarzanie dotyczy danych osobowych w sposób oczywisty upublicznionych przez osobę, której dane dotyczą;
• przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości przez sądy;
• przetwarzanie jest niezbędne ze względów związanych z ważnym interesem publicznym, na podstawie prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, które są proporcjonalne do wyznaczonego celu, nie naruszają istoty prawa do ochrony danych i przewidują odpowiednie i konkretne środki ochrony praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą;
• przetwarzanie jest niezbędne do celów profilaktyki zdrowotnej lub medycyny pracy, do oceny zdolności pracownika do pracy, diagnozy medycznej, zapewnienia opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego, leczenia lub zarządzania systemami i usługami opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego na podstawie prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego lub zgodnie z umową z pracownikiem służby zdrowia i z zastrzeżeniem warunków oraz zabezpieczeń, o których mowa w art. 9 ust. 3 (pracownika podlegającego obowiązkowi zachowania tajemnicy zawodowej);
• przetwarzanie jest niezbędne ze względów związanych z interesem publicznym w dziedzinie zdrowia publicznego, takich jak ochrona przed poważnymi transgranicznymi zagrożeniami zdrowotnymi lub zapewnienie wysokich standardów jakości i bezpieczeństwa opieki zdrowotnej oraz produktów leczniczych lub wyrobów medycznych, na podstawie prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, które przewidują odpowiednie, konkretne środki ochrony praw i wolności osób, których dane dotyczą, w szczególności tajemnicę zawodową;
• przetwarzanie jest niezbędne do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych zgodnie z art. 89 ust. 1 rozporządzenia RODO, na podstawie prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, które są proporcjonalne do wyznaczonego celu, nie naruszają istoty prawa do ochrony danych i przewidują odpowiednie, konkretne środki ochrony praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą.

- Wobec powyższego, za dopuszczalne należałoby uznać przetwarzanie przez pracodawcę danych dotyczących zdrowia pracownika, w sytuacji, gdy uzyskanie takiej informacji przez pracodawcę będzie warunkowało możliwość prawidłowego wykonania ciążących na nim obowiązków – komentuje przedstawiciel GIP.

Bowiem w myśl art. 207 par. 2 k.p., pracodawca jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. W szczególności pracodawca jest obowiązany organizować pracę w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy, a także uwzględniać ochronę zdrowia młodocianych, pracownic w ciąży lub karmiących dziecko piersią oraz pracowników z niepełnosprawnością w ramach podejmowanych działań profilaktycznych.

Zgoda pracownika na przetwarzanie danych o zdrowiu

- W wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach możliwe byłoby także uzyskanie takiej informacji na podstawie zgody pracownika. W tym przypadku jednak należy pamiętać, że zgoda musi spełniać określone warunki – zaznacza GIP.

Jak wynika z art. 22(1b) par. 1 k.p., zgoda pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO (m.in. danych dotyczących zdrowia), wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych następuje z inicjatywy pracownika. Według art. 4 pkt 11 RODO, zgoda oznacza dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych.

WZORY DOKUMENTÓW:

• Klauzula zgody na przetwarzanie danych dla celów rekrutacji u administratora bez korelacji z konkretnym ogłoszeniem rekrutacyjnym >
• Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych (w związku z zawarciem umowy) >
• Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych >
• Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych pracowników >

Zgoda na przetwarzanie danych musi precyzyjnie określać zakres i cel przetwarzania danych, na który dana osoba wyraża zgodę. Musi też zawierać oświadczenie, że zgoda została wyrażona dobrowolnie, a także informację, że osoba została poinformowana przez administratora danych osobowych o przysługujących jej prawach do wglądu w swoje dane i możliwości wycofania zgody w dowolnym momencie. - Pobierając omawiane informacje od pracownika należy również pamiętać o wynikającej z przepisów RODO zasadzie "ograniczonego celu". Według art. 5 ust. 1 lit. b RODO, dane osobowe muszą być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami – podkreśla GIP.

Na mocy art. 22(1b) par. 3 k.p. do przetwarzania danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do ich przetwarzania  wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są zobowiązane do zachowania ich w tajemnicy. Dotyczy to wszystkich pracowników przetwarzających dane, w tym dotyczących zdrowia, niezależnie od zajmowanego stanowiska.

Informacje na zaświadczeniu lekarskim pracownika

Przepisy regulują także rodzaj informacji, jaka może być umieszczona na zaświadczeniu lekarskim wydanym pracownikowi w związku z jego czasową niezdolnością do pracy z powodu choroby lub pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym, który świadczy całodobowe i stacjonarne świadczenia zdrowotne. W art. 57 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa uregulowany jest sposób umieszczania na zaświadczeniu lekarskim tzw. kodów literowych od A do E. Określają one choroby i przyczyny nieobecności w pracy.

Pracownik, w myśl art. 57 ust. 2 tej ustawy, może jednak na pisemny wniosek zażądać od lekarza nieumieszczania danych o oznaczeniu literowym B, co oznacza niezdolność do pracy spowodowaną stanem ciąży, oraz D, co oznacza niezdolność do pracy spowodowaną gruźlicą.

Pracownik nie ma zaś wpływu na zachowanie tajemnicy o swoim stanie zdrowia, jeśli rozpoznanie dotyczy choroby zakaźnej (kod E) i choroby spowodowanej nadużywaniem alkoholu (kod C). Jeśli niezdolność do pracy powstała z tych przyczyn, lekarz ma obowiązek umieszczenia tej informacji na zaświadczeniu lekarskim. Lekarz ma nadto obowiązek umieścić na zaświadczeniu lekarskim informację o powstaniu niezdolności do pracy po przerwie nieprzekraczającej 60 dni spowodowanej tą samą chorobą, która była przyczyną niezdolności do pracy przed przerwą (kod A).

Orzeczenie o niepełnosprawności a praca

W oparciu o art. 22(1) par. 2 pkt 1 Kodeksu pracy pracodawca ma prawo żądać od pracownika danych niezbędnych w celu skorzystania przez pracownika ze szczególnych uprawnień. Pracodawca, zatrudniając osoby z niepełnosprawnością, może liczyć m.in. na dofinansowanie do wynagrodzenia z PFRON czy fundusze na dostosowanie miejsca pracy dla osoby z niepełnosprawnością.

Pracodawca zatrudniający osoby z niepełnosprawnością i korzystający ze wsparcia PFRON, musi przekazywać do Funduszu informacje o wynagrodzeniu, zatrudnieniu i stopniu niepełnosprawności zatrudnionych osób niepełnosprawnych – zgodnie z art. 26c ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 1999 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Informacja przekazywana przez pracodawcę powinna uwzględniać osoby, u których stwierdzono chorobę psychiczną, niepełnosprawność intelektualną, epilepsję oraz pracowników niewidomych.

Pracownik z niepełnosprawnością z kolei może liczyć na dodatkowe przerwy w pracy czy też krótszy wymiar czasu pracy. W kontekście tych uprawnień pracodawcy przysługuje prawo żądania informacji w przedmiocie orzeczenia niepełnosprawności wobec pracownika.

Trzeba jednak pamiętać o tym, że pracownik z niepełnosprawnością ma prawo, ale nie obowiązek korzystać z tych dodatkowych uprawnień wynikających z faktu posiadania orzeczenia o niepełnosprawności. W praktyce, jeśli chce pracować na zasadach ogólnych, nie musi przedkładać pracodawcy orzeczenia o niepełnosprawności.

Medycyna pracy - niepełnosprawność

Jak każdy pracownik podlega zaś wstępnym i okresowym badaniom medycyny pracy. Podczas badania lekarskiego pracownik powinien poinformować lekarza o posiadanym orzeczeniu, gdyż może mieć to znaczenie dla orzeczenia o jego zdolności do wykonywania pracy na danym stanowisku. Gdyby pracownik nie poinformował lekarza o posiadanym orzeczeniu, mógłby narazić się na zarzut naruszenia obowiązku przestrzegania przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Mogłoby to prowadzić do narażenia się na ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. To z kolei na podstawie art. 52 k.p. jest podstawą do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika. Zatem pracownik ma obowiązek poinformowania lekarza o posiadanym orzeczeniu i stanie faktycznym zdrowia, ale po otrzymaniu zaświadczenia lekarskiego o możliwości podjęcia pracy, nie ma obowiązku przedkładania pracodawcy orzeczenia o niepełnosprawności. Wtedy ani pracownik, ani pracodawca nie będą mogli korzystać z przywilejów wynikających z ustawy o rehabilitacji, a pracownik będzie zatrudniony na zasadach ogólnych.

Wypadek przy pracy

Na podstawie art. 234 par. 2 Kodeksu pracy pracodawca zobowiązany jest zawiadomić okręgowego inspektora pracy i prokuratora m.in. o ciężkim wypadku przy pracy. Definicja wypadku przy pracy opisana jest znamionami o charakterze medycznym. W znacznej większości przypadków pracodawca będzie więc zobowiązany do uzyskania specjalnych informacji medycznych poprzez skierowanie żądania od lekarza czy jednostki opieki zdrowotnej o udzielenie informacji lub wydanie zaświadczenia wskazującego na przesłanki uznania lub nie danego wypadku jako ciężkiego wypadku przy pracy.