Powinny usprawnić wykonywanie zadań publicznych przez jednostki samorządu terytorialnego i umożliwić efektywniejsze wykorzystanie publicznych pieniędzy. Tego typu rozwiązanie sprzyja więc realizacji idei sprawnego, efektywnego i tańszego państwa. Poczynione w wyniku wspólnej obsługi oszczędności oznaczają więcej pieniędzy w publicznej kasie, ale też zwolnienia.

Czytaj też: Wspólna obsługa szkół według nowych zasad, już bez samorządów

Doświadczenia biznesowe w zakresie usług wspólnych

Centra usług wspólnych to wydzielone, z podmiotów zajmujących się świadczeniem określonych usług (np. usługi oświatowe, kulturalne), jednostki wyspecjalizowane w pewnych zadaniach (np. rachunkowość), które obsługują te podmioty w ramach własnej organizacji. Takie rozwiązanie z powodzeniem stosowane jest w sektorze biznesu. Jego celem jest redukcja kosztów działalności przedsiębiorstw. Centra zatrudniają zazwyczaj dużą liczbę pracowników specjalizujących się w wąskich dziedzinach. Ich kompetencje wzajemnie się uzupełniają, co daje koncentrację wiedzy i doświadczeń specjalistów.

Najbardziej popularne usługi świadczone przez centra są związane z działalnością w dziedzinie:
• IT - dotyczą technik informatycznych, utrzymania systemów poprzez tworzenie oprogramowania, projektowanie nowych produktów i rozwiązań;
• call center - centrum telefoniczne wyspecjalizowane w pasywnym zbieraniu zgłoszeń lub aktywnym kontakcie z klientem;
• księgowości - prowadzenia rachunkowości przedsiębiorstw, obsługi dokumentacji księgowej, sprawozdawczości i analiz;
• HR - prowadzenia rozliczeń płacowych, rekrutacji pracowników, pozyskiwania specjalistów, restrukturyzacji kadr.

W pierwszej dekadzie obecnego stulecia Polska stała się miejscem bardzo intensywnego organizowania i rozwoju wielu nowych centrów usług. Według danych ABSL, centra te w 2013 roku zatrudniały 128 tysięcy osób i stanowiły ważny element polskiego rynku pracy. Najczęściej deklarowanymi branżami docelowymi centrów usług są bankowość i finanse, następnie telekomunikacja, przemysł, handel oraz media i rozrywka [2].

Wspólna obsługa w samorządach

Przywołane powyżej rozwiązania biznesowe znajdują zastosowanie w sektorze publicznym. Obowiązująca od 1 stycznia 2016 roku ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy o samorządzie gminnym oraz niektórych innych ustaw [1] wprowadziła możliwość zapewnienia samorządowym jednostkom organizacyjnym nieposiadającym osobowości prawnej wspólnej obsługi administracyjnej, finansowej i organizacyjnej. Jednostki samorządu terytorialnego oraz samorządowe osoby prawne mogą swobodnie określać zakres wspólnej obsługi, uwzględniając własne potrzeby.

Zgodnie z dodanym do ustawy o samorządzie gminnym przepisem - art. 10a -10d, gmina może zapewnić wspólną obsługę, w szczególności administracyjną, finansową i organizacyjną:
1. jednostkom organizacyjnym gminy zaliczanym do sektora finansów publicznych (np. zakłady budżetowe),
2. gminnym instytucjom kultury,
3. innym zaliczanym do sektora finansów publicznych gminnym osobom prawnym utworzonym na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, banków i spółek prawa handlowego.

Wspólną obsługę może prowadzić urząd gminy, jednostka organizacyjna gminy, związku międzygminnego lub powiatowo-gminnego. W przypadku jednostek organizacyjnych gminy to rada gminy w uchwale określa zakres zadań wykonywanych w ramach wspólnej obsługi i wskazuje, które podmioty są objęte obsługą oraz kto je obsługuje. W przypadku gminnych placówek kultury i gminnych osób prawnych procedura tworzenia centrum obsługi wymaga zgłoszenia tego zamiaru wójtowi. Następnie w drodze porozumienia jednostki te określają zakres obsługi. Podmiot obsługujący ma prawo wglądu do dokumentacji obsługiwanej jednostki, jeśli wymaga tego realizacja zadań wynikających z obsługi administracyjnej, finansowej czy organizacyjnej. Podobnie obsługiwana jednostka ma prawo do informacji i wglądu do dokumentów dotyczących wspólnej obsługi.

Ustawodawca zaznaczył, że zakres wspólnej obsługi nie może obejmować kompetencji kierowników z zakresu dysponowania środkami publicznymi, zaciągania zobowiązań, sporządzania i zatwierdzania planu finansowego oraz przeniesień wydatków w tym planie. W praktyce oznacza to, że kierownicy obsługiwanych jednostek nie zostają zwolnieni z odpowiedzialności za realizację zadań z zakresu gospodarki finansowej.

 

Dowiedz się więcej z książki
Ustawa o samorządzie gminnym. Komentarz
  • rzetelna i aktualna wiedza
  • darmowa wysyłka od 50 zł

 


@page_break@

Wspólna obsługa jest także możliwa w przypadku jednostek spoza terenu gminy wchodzących w skład struktur istniejących już związków samorządowych, jak również poprzez powołanie celowego związku samorządowego dla realizacji wspólnej obsługi. Wydaje się to rozwiązaniem korzystnym, ułatwiającym współpracę i umożliwiającym optymalne dostosowanie struktur organizacyjnych do wykonywanych zadań w związkach samorządowych.

Ustawodawca w art. 10.c ust 2 zastrzegł też, by w całości powierzać obowiązki z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości obsługiwanych jednostek. Obsługa nie może więc dotyczyć tylko rachunkowości albo tylko sprawozdawczości. Pozwala to jasno określić odpowiedzialność wynikającą z ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Centra nie takie znowu nowe

Centra usług wspólnych nie są w sektorze publicznym rozwiązaniem pionierskim. Od lat taka forma organizacji praktykowane jest w polskiej oświacie. Umożliwiła ją ustawa z dnia 7 września 1991 o systemie oświaty. Określone w niej zadania organu prowadzącego szkołę uwzględniają między innymi konieczność zapewnienia placówkom oświatowym obsługi administracyjnej i finansowej (art.. 5 ust. 7 i 9 u. o s.o.). Organy prowadzące szkoły mogą tworzyć jednostki obsługi ekonomiczno-administracyjnej lub zorganizować wspólną obsługę. Jednostki te najczęściej funkcjonują jako zespoły ekonomiczno-administracyjne szkół, co pozwala gminom zaoszczędzić pieniądze poprzez redukcję etatów księgowych i innych pracowników administracji w szkołach i przedszkolach.

Zespoły ekonomiczno-administracyjne szkół mogą funkcjonować na dotychczasowych zasadach jeszcze przez cały 2016 rok. W tym czasie jednostki samorządowe powinny dostosować je do nowych wymagań zawartych w omawianej ustawie.

Podsumowanie

Centra usług wspólnych pozwalają optymalizować koszty działalności jednostek organizacyjnych realizujących zadania publiczne, efektywniej wydawać publiczne pieniądze, zmniejszać koszty operacyjne i usprawniać standaryzację procesów. Umożliwiają też wykorzystanie efektu skali np. we wspólnych zamówieniach publicznych, jak również ułatwiają lepsze wykorzystanie posiadanych zasobów i kompetencji pracowników oraz skuteczniejsze zarządzanie jednostkami.
Powierzenie obsługi finansowej, księgowej i administracyjnej wyspecjalizowanym podmiotom oznacza redukcję etatów w jednostkach, które zostają objęte obsługą. Nie dziwi więc fakt, że centra mają też swoich przeciwników w osobach tych, którzy obawiają się utraty pracy.

Doświadczenia dyrektorów szkół pokazują, że taka obsługa administracyjno -finansowa może usztywniać i wydłużać proces decyzyjny, z własną księgową szybciej podejmuje się decyzje dotyczące np. drobnych zakupów. Nowe rozwiązanie wymaga więc wypracowania właściwych kanałów komunikacyjnych. Podkreślenia wymaga fakt, że jednostki samorządu mają dużą samodzielność w podejmowaniu decyzji o zakresie wspólnej obsługi i mogą takie rozwiązania rozważyć w kontekście identyfikowanych na swoim terenie potrzeb.

 

 

Sprawdź szkolenie
Nowe zasady organizowania wspólnej obsługi szkół, przedszkoli i placówek w samorządowych centrach usług wspólnych




Przydatne materiały
1.Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy o samorządzie gminnym
oraz niektórych innych ustaw Dz. U. 2015 poz. 1045
2. 300 centrów usług, DiS 2008, pdf
Ustawa z dn. 7 września 1991 o systemie oświaty, Dz. U. 2015 poz. 2156

 

.