Zgodnie z Kodeksem wyborczym w terminie trzech miesięcy od dnia wyborów pełnomocnik finansowy zobowiązany jest do przedłożenia sprawozdania finansowego. Składane jest ono organowi wyborczemu, który został zawiadomiony o utworzeniu komitetu wyborczego. Sprawozdanie obejmuje przychody, wydatki, zobowiązania finansowe komitetu, w tym uzyskane kredyty bankowe i warunki ich uzyskania.
Po upływie 60 dni od dnia przyjęcia sprawozdania finansowego komitety wyborcze ulegają rozwiązaniu z mocy prawa. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych przypomina w związku z tym o wynikających z RODO obowiązkach administratorów związanych z retencją danych. W opinii Macieja Gawrońskiego i Marcina Dominiaka, czasowość, zwana również retencją, a retencja to okres przechowywania, jest wyrazem zasady minimalizacji czasu, przez który przechowujemy dane osobowe.

Danych nie można przechowywać dłużej niż to niezbędne

Według UODO sam fakt utworzenia komitetu np. przez stowarzyszenie czy partię polityczną, nie jest równoznaczny z uprawnieniem tego podmiotu, do przetwarzania danych osobowych zebranych przez komitet także po jego rozwiązaniu. Tym bardziej że w dokumentacji z wyborów w komitetach wyborczych przetwarzane są m.in. szczególne kategorie danych jak np. poglądy polityczne czy światopoglądowe.

Według UODO podmioty i osoby tworzące komitety nie mogą dowolnie dysponować pozyskanymi w czasie kampanii danymi osobowymi. Niedopuszczalna jest np. sytuacja, kiedy listy poparcia kandydatów lub ich kopie zawierające dane osobowe już po rozwiązaniu komitetu wyborczego znajdują się w posiadaniu podmiotów lub osób, które je tworzyły.

Przetwarzanie danych osobowych przez komitety wyborcze w toku kampanii wiąże się ściśle z celem, jakim jest zgłaszanie kandydatów w wyborach oraz prowadzenie na zasadzie wyłączności kampanii wyborczej na ich rzecz.

 


Dane powinny być usunięte lub przekazane

UODO podkreśla, że okres retencji danych osobowych przez komitety wyborcze jest uzależniony od tego, czy dane były przetwarzane bezpośrednio na podstawie obowiązujących przepisów prawa wyborczego, czy okres ich przechowywania będzie wynikał, wobec braku przepisów szczególnych, bezpośrednio z RODO. W drugim przypadku przetwarzane dane osobowe powinny być usunięte niezwłocznie po osiągnięciu celu ich przetwarzania.

Dane osobowe powinny więc zostać usunięte albo - jeżeli znajdują się w dokumentach z wyborów - przekazane do właściwego organu wskazanego w prawie wyborczym – wyjaśnia UODO.

Czytaj też: Prezydent podpisał ustawę wdrażająca unijną dyrektywę DODO

Usunięcie danych z internetu

Komitety wyborcze mają obowiązek prowadzić m.in. rejestry kredytów oraz wpłat na stronach internetowych. W rejestrach tych wskazane są: imię, nazwisko oraz miejscowość zamieszkania osoby, która dokonała wpłaty.

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych podkreśla, że po rozwiązaniu komitetu wyborczego z jego stron internetowych powinny zostać usunięte wskazane dane osobowe ujawnione w rejestrach, ponieważ cel ich przetwarzania został osiągnięty.

UODO zauważa, że na stronach internetowych komitetów znajdują się również inne dane osobowe. Niektóre z nich mogą być przechowywane po zakończeniu wyborów, chyba że cel ich przechowywania został osiągnięty, ale do czasu rozwiązania komitetu także należy je usunąć.

Czytaj też: Problematyczna ochrona danych w egzekucji administracyjnej

Jak pisze Paweł Gąsior obowiązek sprawozdawczy nałożony na pełnomocników finansowych komitetów wyborczych uczestniczących w wyborach jest jedną z podstawowych form realizacji zasady jawności finansowania kampanii wyborczych. Pozwala na poznanie źródeł finansowania komitetów wyborczych i ich wydatków oraz sprawowanie kontroli nad zgodnością finansowania komitetów wyborczych z prawem.

Wzór sprawozdania finansowego, szczegółowy zakres zawartych w nim informacji oraz wykaz rodzajów niezbędnych dokumentów określa rozporządzenie ministra finansów dotyczące sprawozdania finansowego komitetu wyborczego. Sprawozdanie finansowe podlega ocenie organów wyborczych w terminie sześciu miesięcy od dnia jego złożenia.

Zobacz też komentarz praktyczny: Archiwizacja dokumentów wyborczych>>