Artykuł 13 ustawy 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych określa elementy obligatoryjne treści ogłoszenia o naborze na stanowisko urzędnicze oraz kierownicze stanowisko urzędnicze. Pomoc administracyjna nie jest stanowiskiem urzędniczym ani kierowniczym stanowiskiem urzędniczym, gdyż należy do rodzaju stanowisk określonych w art. 4 ust. 2 pkt 3 ustawy o pracownikach samorządowych, tj. stanowisk pomocniczych i obsługi. Przepisów rozdziału 2 (art. 11 - art. 23) nie stosuje się przy zatrudnianiu pracowników samorządowych na stanowiska inne niż urzędnicze i kierownicze urzędnicze, wobec czego procedura ta nie ma zastosowania do zatrudnienia pracownika na stanowisko pomocy administracyjnej.

Jest to stanowisko pomocnicze, a więc nie urzędnicze i w związku z tym nie ma potrzeby organizowania konkursu na to stanowisko.  Każda osoba spełniająca określone wymagania może być zatrudniona na wskazanym stanowisku, bez przeprowadzania naboru.

 


Pomoc administracyjna to stanowisko obsługi i pomocnicze

W przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 15 maja 2018 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych do stanowisk obsługi, czy pomocniczych zaliczone zostały m.in. następujące stanowiska: starszy majster, kierownik magazynu, sekretarka, pomoc administracyjna: biurowa, techniczna, laboratoryjna (załącznik nr 3, pkt II - tabela, lit. F stanowiska w samorządowych jednostkach organizacyjnych, stanowiska pomocnicze i obsługi).

Taka kwalifikacja stanowisk usługowych (obsługowych) i pomocniczych jest jednocześnie spójna z wykładnią prezentowaną w zdecydowanej większości przez sądy administracyjne.

W ramach pracy na tym stanowisku osoba zatrudniona jako pomoc administracyjna wykonuje jedynie zadania o charakterze technicznym, niezwiązane ani z wydawaniem decyzji administracyjnych, ani niewpływające w żaden inny sposób na sytuację prawną osób trzecich. Tacy pracownicy wykonują szeroko rozumiane czynności pomocnicze.

WSA: Bez tajemnic o premiach i nagrodach w urzędzie>>

Pomoc administracyjna wymagania

Pracownik zatrudniony jako pomoc administracyjna musi spełnić wymogi określone w art. 6 ust 1 ustawy o pracownikach samorządowych Wymagania niezbędne to:

  • posiadanie obywatelstwa polskiego,
  • posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych,
  • posiada kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania pracy na określonym stanowisku.

Pracodawcy przy procesie naboru formułują też dodatkowe kryteria jak w przypadku pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę na stanowisku urzędniczym. Czyli:

  • wykształcenia co najmniej średniego
  • niekaralności za przestępstwa ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwa skarbowe,
  • nieposzlakowanej opinii,
  • stanu zdrowia pozwalającego na zatrudnienie na tym stanowisku,

Pracodawcy wymagają też samodzielności, obowiązkowości, odpowiedzialności i dyspozycyjności.

Bywa też, choć rzadko, że w procesie rekrutacji pojawia się też wymóg znajomości przepisów np. ustawy o samorządzie gminnym, ustawie o utrzymaniu czystości i porządku w gminach, czy ustawy o świadczeniach rodzinnych.

 

Pomoc administracyjna zakres obowiązków

Zakres obowiązków osoby zatrudnionej jako pomoc administracyjna jest uzależniona od instytucji, w której taka osoba jest zatrudniona oraz poszczególnej komórki w organizacji.  Najczęstsze obowiązki związane z tym stanowiskiem to

  • prace pomocnicze w zakresie spraw związanych z wysyłką, segregacją i rejestracją korespondencji,
  • czuwanie nad terminowym realizowaniem poleceń i załatwianiem korespondencji,
  •  pomoc w wykonaniu czynności biurowych (tworzenie rejestrów, ewidencji itp.)
  • wykonywanie czynności związanych z rozliczeniem inwentaryzacji jednostki i oraz składników majątkowych,
  • wykonywanie innych, wynikających z zakresu obowiązków służbowych, czynności zleconych przez kierownika oraz stała współpraca z pozostałymi pracownikami,
  • obsługa klienta.
  • pomoc w przygotowaniu dokumentów do archiwizacji,
  • przygotowywanie spraw do weryfikacji merytorycznej,
  • wykonywanie kserokopii, dokumentów oraz zakładanie teczek

 

Czy pomoc administracyjna może awansować

Zgodnie ustawą o pracownikach samorządowych możliwe jest przeniesienie pracownika na wyższe stanowisko w ramach awansu wewnętrznego. Jest on jednak możliwe jedynie w ramach tej samej grupy stanowisk.
Stosownie do postanowień ustawy, jeżeli wymagają tego potrzeby jednostki, pracownikowi samorządowemu można powierzyć, na okres do 3 miesięcy w roku kalendarzowym, wykonywanie innej pracy niż określona w umowie o pracę, zgodnej z jego kwalifikacjami.   Zakres zadań wykonywanych na danym stanowisku powinien odpowiadać kwalifikacjom pracownika oraz zakresowi zadań określonych w opisie stanowiska pracy. 
W tym okresie przysługuje pracownikowi wynagrodzenie stosowne do wykonywanej pracy, lecz nie niższe od dotychczasowego.