Do wypełnienia nowego obowiązku przez gminy - obsługi nowych dowodów osobistych - niezbędne będzie zapewnienie przez rząd dodatkowego sprzętu do pobierania odcisków palców - które będą elementem nowego dokumentu - zmian w systemach informatycznych i przeszkolenia pracowników gmin. A na to potrzeba czasu. Tymczasem zostało niecałe pół roku.
Realizacją obowiązków związanych z dowodami osobistymi zajmują się gminy, są to ich zadania zlecone. To urzędnicy w gminach przyjmują wnioski o dowody i zajmują się ich wydawaniem. Dodatkowo, w tym roku mija 10-letni termin ważności dowodów osobistych wydanych w 2011 roku. To kolejne 10 lat od czasu, kiedy po raz pierwszy wprowadzono dowody osobiste plastikowe zamiast książeczkowych (pierwsze dokumenty w postaci kart wprowadzono w 2001 roku). Taka kumulacja plus letni czas, kiedy pandemia może się osłabić i ludzie ruszą do urzędów, może spowodować kumulację zadań gmin związanych z dowodami osobistymi.
Resort cyfryzacji informuje, że w tym roku dowód osobisty powinno wymienić 1 546 700 Polaków, którym kończy się ważność aktualnego dokumentu. Ponadto 358 tysięcy osób w 2021 roku skończy 18 lat i będzie wnioskować o dowód.
Nowe dowody wymuszone przez przepisy UE
Realizacja zadań związanych z nowymi dowodami osobistymi wynika z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1157 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie poprawy zabezpieczeń dowodów osobistych obywateli Unii i dokumentów pobytowych wydawanych obywatelom Unii i członkom ich rodzin korzystającym z prawa do swobodnego przemieszczania się.
W odpowiedzi na interpelację poselską sekretarz stanu w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów Marek Zagórski wśród priorytetowych działań resortu cyfryzacji zaplanowanych na 2021 r. wymienił w związku z tym dostosowanie Systemu Rejestrów Państwowych (RDO, Źródło, WssApp) oraz e-usług do wydawania dowodów z dwiema cechami biometrycznymi. W planach resortu jest też doposażenie infrastruktury urzędów gmin - zakup i przekazanie do JST skanerów odcisków palców, licencji dla funkcjonalności pobierania i weryfikacji odcisków palców, mobilnych stacji obsługi dowodów osobistych. Rząd ma też przeszkolić i wesprzeć urzędników w gminach w zakresie obsługi zmienionego procesu obsługi spraw dowodowych.
Czasu do sierpnia jest mało
Sławomir Wojciechowski, kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Nowej Soli, ma wątpliwości, czy rząd zdąży doposażyć urzędy gmin do sierpnia. Zwraca uwagę na konieczność wprowadzenia wielu zmian organizacyjnych, technicznych i związanych z oprogramowaniem informatycznym. Jak zauważa, zostało niecałe pół roku na przygotowania, a to dopiero początek ścieżki legislacyjnej. - Dużo szczegółów będzie uregulowanych w drodze rozporządzeń instrukcyjnych, które wskażą, jakie czynności konkretnie urzędnik będzie musiał wykonać, urzędy zapoznają się więc z nimi dopiero po uchwaleniu ustawy w ostatecznym kształcie – podkreśla. A, jak dodaje, musi to być szczegółowo doprecyzowane.
Wydłużenie czasu załatwienia sprawy
Dr hab. Dorota Fleszer, dyrektor Instytutu Nauk Prawnych Wyższej Szkoły Humanitas w Sosnowcu, urzędnik samorządowy, podkreśla, że pobieranie odcisków palców znacznie wydłuży czas załatwiania formalności związanych z wyrobieniem dowodu osobistego. Tym bardziej, że w lecie, kiedy pandemia może – jak w ubiegłym roku i z powodu szczepień – wyhamować, może wzrosnąć liczba osób wymieniających dowody osobiste.
- Konieczność dodatkowych czynności na pewno wydłuży czas przyjmowania wniosku o dowód, trzeba to będzie uwzględnić w ramach rezerwowania czasu na wykonanie tej czynności w urzędach – mówi. Jak dodaje, w ramach realizacji zadań przez gminy dane biometryczne w postaci odcisków palców nie są obecnie pobierane. Pewna praktyka i doświadczenie co do zbierania tych danych jest związana z wnioskami o dokumenty paszportowe. Zaznacza jednak, że dokument paszportowy nie jest obowiązkowy, a posiadanie dowodu osobistego już tak.
Mobilne punkty wnioskowania o dowód osobisty i pobierania odcisków
Każdy obywatel ma obowiązek posiadać dokument, ale nie każdy może dotrzeć do urzędu. Dla osób, które nie mogą się z różnych powodów przemieszczać - przewlekle chorych, niepełnosprawnych czy mieszkańców domów pomocy społecznej, czy innych osób, które nie mogą stawić się przed urzędnikiem, przewidziano punkty mobilne. Obecnie jest możliwość wnioskowania przez te osoby o dowód przy wizycie urzędnika w ich miejscu pobytu. Ma być ona utrzymana, z tym że urzędnik będzie musiał przyjechać do obywatela dodatkowo z urządzeniem do pobierania odcisków palców.
Tu pojawiają się utrudnienia – obecnie urzędnik ma obowiązek przyjechać do mieszkańca swojej gminy. Po zmianach i zawężeniu liczby gmin z tzw. punktami mobilnymi do – jak się proponuje w projekcie ustawy–gmin, gdzie znajdują się siedziby powiatów, urzędnicy będą zobowiązani do udania do zgłaszającego obywatela, niezależnie od miejsca, w którym ta osoba mieszka.
W związku z mobilnymi stacjami obsługi dowodów osobistych prowadzonymi przez miasta powiatowe, konieczne będzie zastanowienie się nad czasochłonnością i kosztochłonnością zadania.
– Urzędnik z miasta powiatowego będzie musiał obsłużyć przypadki potrzebujących z całego powiatu, co wiąże się z opracowaniem systemu organizacji pracy i zwrotu kosztów, bo wchodzą tu w grę odległości nawet kilkadziesiąt kilometrów w jedną stronę – mówi Sławomir Wojciechowski.
- Takie urzędy będą bardziej obciążone, urzędnicy niejednokrotnie będą mieli dłuższą drogę do pokonania, problem będzie też z ustaleniem procedury działania – dodaje Dorota Fleszer. Tym bardziej, że proponowane przepisy nie regulują do końca zasad, jak ma odbywać się składanie wniosków i sposób realizacji zadań.
Wnioski online miały być receptą na elektronizację
Sławomir Wojciechowski zauważa, że w tym przypadku ustawodawca rezygnuje z usługi online – składania wniosku przez internet. Jego zdaniem te usługę można jednak „lepiej dopracować”, skoro prawo ma być dla obywateli i wszystkie działania rządu zmierzają do zapewnienia wszechstronnej komunikacji elektronicznej.
Tymczasem resort cyfryzacji namawia do złożenia online wniosku o dowód, jeśli ktoś to planował, tak żeby zdążyć do sierpnia. Informuje też, że zmieni się wygląd dowodu i zawartość warstwy elektronicznej i graficznej wydawanych dokumentów tożsamości. Wszystkie państwa członkowskie zostały zobligowane do umieszczania w nich odcisków palców (w warstwie elektronicznej) i podpisu posiadacza dowodu (w warstwie graficznej). Zarówno odciski palców, jak i podpis trzeba będzie zostawić w urzędzie.
Jeśli dowód ma jeszcze długą datę ważności – nie będzie obowiązku wymiany. Z dotychczasowego dowodu można korzystać do czasu, aż minie jego ważność.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
