Mniej „zaświadczeniozy” - rząd rozszerzył projekt deregulacyjny

Administracja ma rzadziej żądać od obywateli i przedsiębiorców dokumentów, które może samodzielnie sprawdzić w publicznych rejestrach. Najnowsza wersja projektu deregulacyjnego rozszerza katalog nowelizowanych ustaw z dziewięciu do 23. i wprowadza nowe rozwiązania dotyczące m.in. KRS, CEIDG oraz Kodeksu wyborczego. Eksperci oceniają, że to kolejny krok w stronę administracji cyfrowej, choć wskazują, że problem tzw. zaświadczeniozy nie zniknie od razu.

Głównym założeniem projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu likwidacji obowiązku dołączania dokumentów dostępnych w prowadzonych elektronicznie rejestrach publicznych  jest wprowadzenie ogólnych przepisów znoszących obowiązek dołączania odpisów oraz wydruków z Krajowego Rejestru Sądowego, a także zaświadczeń o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej do pism i wniosków składanych do podmiotów publicznych oraz innych podmiotów wykonujących zadania publiczne.

Projekt przewiduje równocześnie punktowe zmiany w szeregu ustaw, w których zidentyfikowano takie wymogi. Przegląd regulacji przeprowadziło Ministerstwo Rozwoju i Technologii, a dodatkowe propozycje zmian zgłaszały także inne resorty.

Projekt obejmuje ponad dwa razy więcej ustaw

Pierwsza wersja projektu z 25 lutego 2026 r. przewidywała zmiany w dziewięciu ustawach m.in. prawie o ruchu drogowym. W projekcie datowanym na 20 października 2026 r. zakres nowelizacji rozszerzono do 23 ustaw. Oprócz ustaw objętych pierwotnym projektem dodano m.in. ustawę o Krajowym Rejestrze Sądowym, ustawę o referendum ogólnokrajowym, ustawę o doradztwie podatkowym, ustawę o działalności lobbingowej, ustawę o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej, ustawę o organizacji i trybie postępowania przed TK, ustawę o pracowniczych planach emerytalnych oraz Kodeks wyborczy. Celem nadal jest ograniczenie sytuacji, w których obywatele, przedsiębiorcy i organizacje muszą przedstawiać dokumenty lub zaświadczenia potwierdzające dane, którymi administracja już dysponuje albo może je samodzielnie zweryfikować w rejestrach publicznych.

Jedną z nowości jest dodanie przepisów do ustawy o KRS. Zgodnie z projektowanym art. 8b podmioty publiczne i podmioty wykonujące zadania publiczne nie będą mogły domagać się odpisów, wyciągów, zaświadczeń ani wydruków z KRS, jeżeli informacje są dostępne elektronicznie. Rozwiązania tego nie było w lutowej wersji projektu.

Podobna zasada ma obowiązywać w odniesieniu do przedsiębiorców wpisanych do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Projekt przewiduje, że organy realizujące zadania publiczne nie będą mogły wymagać od nich zaświadczeń o wpisie do CEIDG.

W październiku do projektu dodano też zmianę w Kodeksie wyborczym. Organizacje społeczne tworzące komitety wyborcze nie będą musiały dołączać uwierzytelnionego odpisu z KRS do zawiadomienia o utworzeniu komitetu. Wystarczające ma być wskazanie numeru KRS.

Zmodyfikowano także propozycje zmian w Prawie o ustroju sądów powszechnych. Październikowa wersja projektu zakłada, że dokumenty potwierdzające umocowanie osób reprezentujących organizacje przy zgłaszaniu kandydatów na ławników będą wymagane tylko wtedy, gdy nie będzie można zweryfikować tych informacji w publicznych rejestrach elektronicznych. Projekt jednocześnie uchyla jeden z dotychczasowych przepisów dotyczących tych procedur, podczas gdy lutowa wersja jedynie zmieniała jego treść.

Przeczytaj także: Obowiązkowy EZD znów przesunięty, ale nawet 2029 rok może być nierealny

Nie wszystkie przepisy zostały objęte nowelizacją

Autorzy projektu zwracają jednocześnie uwagę, że obowiązek przedkładania dokumentów z KRS i CEIDG nadal występuje również w innych aktach prawnych, które nie są objęte nowelizacją. Jako przykład wskazano ustawę o międzynarodowym przemieszczaniu odpadów. Obecnie wymaga ona przedstawiania dokumentów potwierdzających wpis do KRS lub CEIDG przy ubieganiu się o zezwolenia dotyczące przywozu i wywozu odpadów. Projektodawcy uznali jednak zmianę tych przepisów za niecelową, ponieważ trwają prace nad nową ustawą o transgranicznym przemieszczaniu odpadów, która ma zastąpić obecne regulacje i nie będzie przewidywała takiego obowiązku.

Z podobnych względów nie zdecydowano się na nowelizację przepisów dotyczących organizacji samorządu zawodowego psychologów. Obowiązek dołączania odpisu z KRS wiązał się tam z jednorazową procedurą zgłaszania kandydatów do Komitetu Organizacyjnego Izb Psychologów. Nabór został już zakończony, a sam Komitet Organizacyjny Izb Psychologów powstał 12 maja 2026 r. W ocenie projektodawców regulacje te utraciły więc praktyczne znaczenie, a ingerencja legislacyjna byłaby zbędna.

Potrzebne będą kolejne deregulacje

W uzasadnieniu do najnowszej wersji projektu podkreślono również, że podobne obowiązki znajdują się w wielu aktach wykonawczych. Rozporządzenia przewidujące konieczność dołączania odpisów z KRS lub zaświadczeń z CEIDG będą wymagały dostosowania do nowych przepisów. Autorzy projektu przyznają więc, że proponowane rozwiązania nie wyczerpują wszystkich niezbędnych zmian w systemie prawnym. Mają jednak stanowić podstawę do dalszych działań deregulacyjnych.

Mimo rozszerzenia zakresu projektu nie zmienił się podstawowy termin wejścia w życie ustawy. Zarówno lutowa, jak i październikowa wersja przewidują, że większość przepisów zacznie obowiązywać po upływie trzech miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy. Nowością jest natomiast wyjątek dotyczący jednej ze zmian związanych z CEIDG. Zgodnie z październikową wersją projektu przepis ten ma wejść w życie dopiero 1 listopada 2028 r.  Ministerstwo zrezygnowało także z rozbudowanych przepisów przejściowych

Eksperci: to krok w stronę administracji bez papieru

Proponowane przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii zmiany pozytywnie oceniają eksperci. Ich zdaniem projekt porządkuje przepisy, które nie nadążają za postępującą cyfryzacją administracji.

– Likwidacja obowiązku dołączania wydruków komputerowych z rejestru KRS oraz zaświadczeń o wpisie do CEIDG do pism i wniosków kierowanych do organów administracji publicznej wpisuje się w założenia transformacji cyfrowej administracji publicznej, której efektem ma być administracja bez tradycyjnej formy papierowej – mówi dr Marcin Adamczyk, radca prawny z Kancelarii Prawnej Marcin Adamczyk, Marta Och i Partnerzy.

Jak podkreśla, proponowane rozwiązania są rozwinięciem obowiązujących już zasad zawartych w art. 220 par 1 ust 1 i 2 Kodeksu postępowania administracyjnego. Zgodnie z nimi organ nie powinien żądać od obywatela czy przedsiębiorcy dokumentów, jeśli może samodzielnie ustalić potrzebne informacje na podstawie własnych ewidencji, publicznych rejestrów lub wymiany danych z innymi podmiotami.

Organy już dziś mają obowiązek samodzielnie pozyskiwać dokumenty dostępne w elektronicznych rejestrach. Problem polega jednak na tym, że w części ustaw szczególnych nadal pozostawiono obowiązek dostarczania takich dokumentów przez strony postępowania. W takich przypadkach organ nie może odstąpić od ich żądania – wskazuje dr Marcin Adamczyk.

Jego zdaniem utrzymywanie obowiązku składania wydruków z publicznych rejestrów nie ma już uzasadnienia.

W dobie powszechnego dostępu do elektronicznych rejestrów publicznych, utrzymywanie obowiązku załączania wydruków stanowi nadmiarowy i przestarzały obowiązek administracyjny. Wdrożenie rozwiązań przyjętych w projekcie powinno przyspieszyć i ułatwić postępowania prowadzone przed organami administracji publicznej – uważa dr Marcin Adamczyk.

Zaświadczenioza wciąż ma się dobrze

Podobnie projekt ocenia Karol Ciechoński, ekspert Fundacji Sprawne Państwo z obszaru EZD i e-doręczeń. Uważa, że rozszerzenie katalogu przepisów, w których likwiduje się obowiązek dostarczania zaświadczeń z rejestrów przedsiębiorców, jest generalnie korzystne. Zauważa że mimo obowiązywania od lat art. 220 k.p.a. oraz analogicznych regulacji w Ordynacji podatkowej  (art. 306d) administracja wciąż często oczekuje od obywateli dostarczania dokumentów, które mogłaby pozyskać samodzielnie.

Cierpimy w administracji trochę na „zaświadczeniozę”. Urzędnicy są przyzwyczajeni do zaświadczeń, a realizacja przepisów k.p.a. czy Ordynacji podatkowej nakazujących korzystanie z dostępnych rejestrów nadal nie zawsze działa tak, jak powinna – mówi Karol Ciechoński.

Uważam ze projekt wpisuje się w szerszy proces dostosowywania przepisów do cyfrowej rzeczywistości.

Takie procesy "czyszczenia prawodawstwa" z przepisów prawa nie pasujących do nowej rzeczywistości pojawiają się cyklicznie, bo mamy przeregulowaną legislację. Wprowadzamy ogólne zasady cyfryzacji do k.p.a. czy innych ustaw, a potem trzeba jeszcze przejrzeć przepisy szczególne i usunąć rozwiązania, które pozostały z poprzedniej epoki – wskazuje Karol Ciechoński.

Przypomina, że podobny proces miał miejsce przy likwidacji obowiązku stosowania pieczątek czy przy wdrażaniu doręczeń elektronicznych, które wymagały zmian w dziesiątkach ustaw.

Dla urzędnika dokument bywa bezpiecznikiem

W ocenie eksperta Fundacji Sprawne Państwo również obowiązek przedstawiania zaświadczeń jest rozwiązaniem charakterystycznym dla „papierowej administracji”. Przypomina, że urzędy coraz częściej działają na rejestrach elektronicznych.

Już wkrótce regulacje unijne wprowadzą tzw. elektroniczne poświadczenia atrybutów potwierdzające nasze uprawnienia do różnych rzeczy, które będziemy wygodnie przechowywać i udostępniać z naszych portfeli tożsamości cyfrowej, mObywatela. Zmieni się filozofia działania i dlatego tradycyjne zaświadczenia czy wydruki z systemów powinny być ograniczane i takie przepisy eliminowane – mówi Karol Ciechoński. 

Wskazuje też, że na problem patrzeć też perspektywy urzędnika, który prowadzi akta sprawy i często chce w nich mieć dokument potwierdzający dany stan rzeczy. Z jego punktu widzenia, zwłaszcza jak ma akta papierowe zaświadczenie jest wygodne.

Dlatego przejście na elektroniczne akta spraw w systemach elektronicznego zarządzania dokumentację też jest konieczne, aby to kompleksowo działało – puentuje ekspert Fundacji Sprawne Państwo.